- поиск, анализ данных, выбор поставщиков. Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа и т.д.;
- заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция отдела закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, так как важно в договоре соблюсти все интересы компании. Действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним;
- получение материальных ресурсов. Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения;
- проверка поступающей продукции и подтверждение качества. Проверка и подтверждение того, что поступающее сырье, материал и услуги отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации.
Отдел развития на данный момент отвечает еще и за функции отдела по работе с общественностью. Представлены некоторые из общих функций:
- анализ рынка, налаживание контактов с партнерами;
- разработка маркетинговой политики;
- прогнозирование предложений и спроса;
- разработка предложений по конкурентоспособности организации;
- сбор и анализ коммерческо-экономической информации, создание банка данных по маркетингу услуг;
- разработка тендерной документации инновационных и инвестиционных проектов;
- формирование пакета заказов по всем видам деятельности компании;
- информационно-рекламное обеспечение деятельности;
- разработка стратегии проведения рекламных мероприятий в СМИ;
- разработка плана мероприятий по формированию или корректированию имиджа корпоративной культуры;
- формирование фирменного стиля компании.
Отдел развития включает на данный момент в себя 3 специалистов: маркетолог, маркетолог-аналитик, специалист по стратегическому маркетингу.
Административно-хозяйственный отдел в различных организациях несет различные функции, в данном случае:
- уборка помещений;
- эксплуатация зданий (электрообеспечение, сантехника, мелкий бытовой ремонт);
- оформление помещений;
- ремонт помещений;
- обустройство прилегающих территорий;
- озеленение.
Таким образом, компания «Аксиома» выглядит изнутри. Структура организации возникла не так давно, но в ходеработы директором Яныгиным Андреем Борисовичем, были выявлены недостатки. В ближайшем будущем планируется пересмотреть организационную структуру и внести значительные коррективы.
2.3 Анализ внутренней среды ООО «Стройпромтрейд»
Изучение внутренней среды направлено на уяснение того, какими сильными и слабыми сторонами обладает организация. Сильные стороны служат базой, на которую организация опирается в конкурентной борьбе и которую она должна стремиться расширять и укреплять. Слабые стороны - это предмет пристального внимания со стороны руководства, которое должно делать все возможное, чтобы устранить их или превратить в сильные стороны. На них нельзя полагаться.
При помощи анализа сильных и слабых сторон компании«Аксиома», раскрываются следующие возможности:
- определение сильных и слабых сторон компании помогают наиболее точно идентифицировать возможности и угрозы;
- измерение отношения из вне позволяют оценить эффективность выбранных стратегий;
- владея информацией об отношении внешней среды, можно прогнозировать дальнейшие действия, как бы предугадывать желания и результаты.
Исходя из полученных результатов, можно судить, что организация обладает уникальными деловыми способностями, позволяющими повышать предлагаемую потребителям воспринимаемую ими ценность результатов своей деятельности.
Как было уже замечено выше, анализ следует начать изнутри.
Старение ресурсов. Основные виды ресурсов, подверженные старению, это люди, здания, продукция. Для любой организации иметь высокий процент пожилых работников - это слабость, и не потому, что они не молоды сами по себе, а потому, что если они все сразу уйдут на пенсию, тогда в одночасье организация потеряет огромный объем знаний и опыта и станет значительно слабее. В идеале организации должны постоянно иметь людей всех возрастов в равных пропорциях или, как считают некоторые руководители, немного молодых и немного пожилых людей, так чтобы большинство сотрудников были средних возрастов. Компания «Аксиома» в отношении возраста своих сотрудников весьма демократична. Например, рассмотрим два отдела компании «Аксиома»: отдел закупок и отдел развития. В данных отделах работает 7 человек, во главе- директор Яныгин А.Б. Средний возраст сотрудников не достигает 40 лет, самому молодому сотруднику 24 года. Приблизительно такая же возрастная категория составляет остальные отделы компании.
С точки зрения слабых и сильных сторон, «возраст» организации - это несомненный признак ее силы. Ее потенциальной слабостью может быть недостаточно мощный приток «свежей крови» и сдвиг возрастов основной части сотрудников в сторону значительно зрелого возрастного периода. Но и ярких успехов компания вряд ли достигнет, если основную часть сотрудников будут составлять недавние студенты. Следовательно, в данном вопросе следует делать упор на достижение гармоничного сочетания возрастной категории сотрудников. Обмен опытом более зрелого поколения с молодыми специалистами может способствовать благоприятной атмосфере в коллективе.
Фактор возраста также имеет большое значение применительно к зданиям, где располагается головной офис или главный склад. Старое здание не только требует сравнительно больших сумм денег для ремонта и поддержания в исправном состоянии, но и может просто плохо выглядеть. Особенно это важно для зданий, постоянно посещаемых покупателями, партнерами. Единственным преимуществом работы фирмы в старом здании может быть дешевизна арендной платы (пока здание не рухнет).
Головной офис и центральный склад компании «Аксиома» располагается по адресу г. Красноярск, ул. Вавилова, 1 «г». То есть офис не находится в отдаленном районе города, а располагается в жилом квартале. Основное расположение головного офиса и торгового зала предполагает эстетический внешний вид здания и помещения. На данный момент внешний вид здания можно оценить удовлетворительно. Магазин имеет удобные подъездные пути и просторную парковку для автотранспорта. Территории возле офиса облагорожена.
Недостаток навыков и умений. Даже самые процветающие фирмы и организации обычно обнаруживают, что им не хватает первоклассных специалистов во многих областях своей деятельности. Все менеджеры хотели бы иметь первоклассную команду сотрудников, но воплощения этой мечты очень трудно добиться. Однако определение слабых мест - это часть работы менеджера, и он обязан попытаться устранить недостатки либо путем замены людей, либо путем их обучения.
Команда сотрудников ООО «Стройпромтрейд» состоит из высококвалифицированных кадров. Специалисты компании ежегодно проходят курсы по повышению квалификации и проходят аттестацию в виде экзаменов.
Потеря привлекательности. Рано или поздно любой продукт или услуга теряют свою привлекательность, и люди перестают их покупать. Для этого может быть много причин: изменение вкусов, появление новых образцов, появление более дешевой и лучшей альтернативы. Но некоторые виды продуктов кажутся постоянно востребованными. Развитие того или иного вида продукта отражается в так называемом принципе «жизненного цикла продукта», играющем значительную роль в оценке сильных и слабых сторон бизнеса. Многие успешно работающие фирмы процветают потому, что производимые ими продукты находятся на пике востребованности, иначе говоря, популярности. К сожалению, сегодняшние популярные продукты завтра будут забыты или потеряют особое значение. Поэтому нужно уделять самое серьезное внимание тому, на каком этапе своего жизненного цикла находится продукт. В идеальном случае различные виды продуктов фирмы должны находиться на разных этапах своего жизненного цикла: некоторые должны только начинать входить в обращение, другие должны уже завоевывать всё большую популярность, третьи должны быть общеупотребительными, четвертые - находиться на закате популярности.
Что касается рынка строительно-отделочных материалов, то эта категория продуктов не только сильно уязвима в отношении жизненного цикла товаров, но так же имеет массу конкурентов, которые реализуют те же самые товары, выдвигая более выгодные предложения.
Таким образом, чтобы держаться «на плаву» среди конкурентов, компания «Аксиома» находит способы, чтобы выделиться на рынке строительно-отделочных материалов. Достичь этого можно, например, при помощи рекламы и инструментов связей с общественностью. Послужить этому может представление собственного интернет-сайта. Представление продукции в новом свете, непревычном для рынка строительно-отделочных материалов. На данный момент компания работает над созданием нового предложения, разрабатывается функция интернет-магазина, где покупатели могут ознакомиться с предлагаемым ассортиметом и ценами на продукцию.