Выбор поставщика осуществляется в следующем порядке:
1.Поставщик выбирается из учета максимально набранных баллов на основе оценки всех коммерческих предложений для одного вида поставляемой продукции. При выборе поставщика из 2-х или более поставщиков относящихся по результатам оценки к одной категории, Предприятие учитывает условия оплаты (предоплата, по факту получения, частичная предоплата, кредит) и условия поставки (поставщиком без дополнительной оплаты; силами Предприятия), экономически приемлемые для Предприятия.
2.По результатам проведенных выборов ОЗП составляет классификатор поставщиков на закупаемую продукцию (Ф МПК 704-02), в который включаются поставщики продукции, набравшие максимальное количество баллов. Классификатор поставщиков при необходимости дополняется и изменяется.
3.Классификатор поставщиков включает в себя информацию, используемую в деятельности Предприятия обычно в течение года. По истечении года (при необходимости - чаще) классификатор переиздается с целью повторной оценки поставщиков и включения новых поставщиков.
4.В течение года, в период действия Классификатора поставщиков допускается внесение изменений/дополнений в случаях:
-необходимости прекращения взаимоотношений с поставщиком из-за выявленных несоответствий по качеству продукции;
-при появлении на рынке нового потенциального поставщика продукции.
5.В этих случаях ОЗП готовит проект классификатора поставщиков с внесенными в него изменениями.
6.Изменения доводятся до заинтересованных лиц, возможно доведение посредством размещения на сервере Предприятия.
Сначала определяется количество критериев (Ф МПК 704-01), по которым может быть проведена оценка поставщиков – обозначение N; Затем по каждому критерию проставляются баллы от 0 до 5 (обозначение Аi), i – номер критерия, по которому оценивается продукция. В конце проводится подсчет результата оценки по следующей формуле (вычисляется средний балл из учета оцениваемых критериев):
Σ Аi / N = М.
2.4 Планирование и осуществление закупок
Планирование закупок на ТОО «Рубиком» осуществляется сроком на год на основе анализа данных по закупленной продукции и услуг в прошедшем году и поступивших служебных записок (заявок) от руководителей подразделений Предприятия и других ответственных лиц на приобретение товара. Мероприятия по разработке и утверждению плана закупок проводятся до 25 января планируемого года. Подготовку планов закупок осуществляют ответственный по закупкам (ОЗП) по форме Ф МПК 704-03 (смотрите Приложение Ж). Закупка осуществляется у выбранных поставщиков. Организацию закупок на Предприятии осуществляют ответственные по закупкам.
Ответственный по закупкам (ОЗП) при осуществлении закупки:
- производит выбор поставщиков, используя классификатор поставщиков;
- четко формулирует требования к выбранным поставщикам по качеству, техническим характеристикам и срокам поставки продукции.
- выясняет условия проверки закупаемой продукции у выбранного поставщика на соответствие установленным требованиям, возврата, замены или ремонта при выявлении несоответствий в процессе использования или эксплуатации в Предприятия;
- осуществляет подготовку документирования закупок, согласно требованиям настоящей процедуры, в которых обязательно предусматриваются требования Предприятия к качеству продукции. Требования к поставляемой продукции обычно прикладываются к соответствующим договорам.
- после оформления договора и оплаты по договору или счету, ОЗП организуют, контролируют доставку закупленной продукции на Предприятие. Доставку продукции могут также осуществлять: поставщики закупаемой продукции или специализированные организации.
Бухгалтерия документально оформляет закупку. Контроль за точностью оформления первичных документов со стороны поставщика осуществляет ОЗП.
Доставка продукции силами Предприятие производится в следующем порядке:
ОЗП обговаривает с поставщиком время, место отгрузки продукции от поставщика, определяет ответственного за доставку продукции (данные функции могут поручаться водителю автотранспорта), выписывает в бухгалтерии доверенность на получение материальных ценностей (оформление - в соответствии с требованиями бухгалтерии), передает ответственному за доставку информацию о получаемой продукции (по номенклатуре, количеству, упаковке, методам контроля качества, требования по перевозке и другие сведения).
На основании доверенности на получение материальных ценностей, ответственный за доставку производит получение продукции от поставщика согласно сопроводительной документации поставщика: накладной, счета-фактуры. Погрузка продукции на автотранспорт производится согласно требований контракта (договора) на закупаемую продукцию или заранее обговоренным с поставщиком методом с применением технических средств выполнения погрузочно-разгрузочных работ поставщика или вручную. Товаросопроводительная документация передается в бухгалтерию Предприятия.
До передачи закупленной продукции МОЛ, ответственность за сохранность продукции осуществляет ОЗП. Регистрация и идентификация закупленной продукции осуществляется по журналам бухгалтерского и оперативного учета, применяемым на Предприятии согласно номенклатуре дел. Документирование закупок контролирует бухгалтерия.
Закупки оформляются документально в виде контрактов, договоров, соглашений, и других документов в соответствии с действующим Законодательством Республики Казахстан. Допускается при малой стоимости или значимости закупаемой продукции производить закупку по счету.
Документальное оформление передачи закупленной продукции в собственность Предприятия осуществляется по установленным формам бухгалтерского учета.
До подписания руководством Предприятие контракты и договоры должны быть рассмотрены и согласованы в соответствии с требованиями бухгалтерии. Договора, соглашения на закупку со стороны Предприятие подписывает. Первый руководитель Предприятия или лицо его, замещающее в соответствии с ДП МПК 702-09 «Анализ договоров». После осуществления закупки все оформленные финансовые документы передаются в бухгалтерию. Техническая документация на закупленную продукцию должна содержать достаточную информацию:
- наименование, тип, класс, сорт или другую техническую идентификацию;
- требования к продукции, заложенные в сопровождающей ее документации, упаковке, маркировке, проверке и другие технические данные, включая требования по сертификации;
- наименование, номер и дату применяемого к продукции нормативного документа (ГОСТ, ТУ, СНиП РК и т. д.).
При поступлении от сотрудников Предприятия в течение года служебных записок (заявок) на закуп товаров/услуг, непредусмотренных планом закупки, решение о закупе согласно данных заявок принимает Руководитель Предприятия в индивидуальном порядке.
2.5 Входной контроль
Проверка (входной контроль) поступившей на ТОО продукции производится с привлечением работников, в интересах (по заявке) которых была произведена закупка. Организация входного контроля возлагается на ОЗП, организовавшего закуп продукции. Входной контроль продукции заключается в сопоставлении сопроводительной документации к установленным требованиям на продукцию, а также в проверке:
-целостности упаковки, тары;
- соответствия по внешнему виду (при возможности);
- соответствия по количеству и комплектации;
- сроков годности.
Входной контроль продукции на ТОО «Рубиком» начинается с проверки и изучения сопроводительных документов, подтверждающих ее качество и безопасность (сертификатов соответствия, паспортов, эксплуатационной документации). В случае необходимости, например, при закупке сложного оборудования, процедура входного контроля может быть проведена на Предприятии поставщика. Это должно быть указано в соответствующем договоре на закупку. Закупленное технологическое оборудование проверяют ОЗП и/или специалисты Предприятия по данному оборудованию.
Если необходимых специалистов для проверки технологического оборудования на Предприятии нет, то Предприятие прибегает к помощи стороннего эксперта.
В случае получения отрицательных результатов на входном контроле:
- ОЗП регистрирует несоответствие (ДП МПК 803-09) и составляет в 2-х экземплярах акт на не прошедшую входной контроль продукцию.
- ОЗП информирует поставщика продукции об обнаруженном несоответствии через письмо с приложенным экземпляром акта на не прошедшую входной контроль продукцию.
- ОЗП маркирует продукцию вывешиванием таблички с надписью «Брак» и помещает ее в специально идентифицированное, отгороженное место для хранения продукции, не прошедшей входной контроль (изолятор брака).
Продукция в изоляторе брака будет находиться до:
- повторной проверки в присутствии поставщика;