- использования по другому назначению;
- возврата поставщику;
- уничтожения.
Решение об использовании несоответствующей продукции принимает Первый руководитель Предприятие путем нанесения резолюции на акте не прошедшей входной контроль продукции.
6. Наличие системы аудита на предприятии
Понятие аудит представляет собой систематический, независимый и документированный процесс получения доказательств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки). Для проведения внутреннего аудита на предприятии, необходимо формирование группы аудита.
Существуют следующие требования к аудиторам:
- К проведению внутренних проверок привлекаются работники Предприятия, прошедшие обучение по специальному курсу подготовки внутренних аудиторов системы менеджмента качества (СМК) и системы менеджмента безопасности пищевой продукции (СМБПП).
- Не реже одного раза в 3 года внутренние аудиторы проходят обучение для подтверждения их квалификации в специализированных организациях по обучению. Компетентность аудиторов подтверждается в уполномоченных на подтверждение компетентности организациях или путем проведения под руководством компетентного аудитора и получения от него положительного отзыва.
- Руководство Предприятия при отборе кандидатур менеджеров для обучения и работы (экспертами) аудиторами внутренних проверок СМК И СМБПП учитывает требования МС ИСО 19011:2002. Подбираются работники, пользующиеся авторитетом на Предприятии, спокойные, уравновешенные, умеющие отстоять свое мнение, имеющие необходимое для объективного оценивания свидетельств аудита образование.
- В целях обеспечения независимости и объективности для осуществления конкретной проверки назначаются эксперты, не работающие в проверяемом подразделении.
- Количество подготовленных аудиторов определяется по числу сотрудников Предприятия с таким расчетом, чтобы обеспечить непрерывность процесса внутренних проверок.
Ежегодно в 1 квартале года Руководитель Предприятия издает приказ о проведении внутреннего аудита СМК И СМБПП. В приказе Руководитель Предприятия назначает Главного аудитора систем менеджмента и сроки представления плана-графика проведения внутреннего аудита.
Главный аудитор составляет проект плана-графика проведения внутреннего аудита в текущем году по форме Ф МПК 802-01(Приложение З) .При составлении план-графика следует учитывать, что все подразделения Предприятия, входящие в организационную структуру СМК и СМБПП, должны быть проверены в течение года. Может также проверяться деятельность в рамках системы менеджмента отдельных должностных лиц.
Проект плана-графика главный аудитор передает на согласование представителю руководства по системам менеджмента и далее Руководителю на утверждение. Утвержденный план-график внутренних проверок должен появиться в сроки, оговоренные в приказе Руководителя а, но не позднее трех дней до начала проведения внутреннего аудита. Главный аудитор знакомит внутренних аудиторов с планом-графиком и рассылает его всем ответственным по процессам (руководителям подразделений), включенным в график проверки. Оригинал плана-графика передает представителю руководства по системам менеджмента, который помещает документ в дело с материалами по внутренним проверкам. При возникновении особых ситуаций в процессе деятельности Предприятия, например, появлении претензий от заказчиков, а также по требованию заказчиков, могут быть проведены внеплановые внутренние проверки СМК И СМБПП на основании соответствующего приказа Руководителя Предприятия.
Подготовка к проведению внутренних проверок.
Главный аудитор, назначенный для проведения внутренней проверки подразделения, в соответствии с планом-графиком до начала проверки составляет программу проверки по форме Ф МПК 802-02. В программе внутренней проверки должно быть учтено наличие претензий, полученными подразделениями, результаты предыдущих внутренних проверок, важность и сложность выполняемых работ.
При составлении программы внутренней проверки главный аудитор:
- формулирует цели проверки;
- определяет объем проверки;
- уточняет методы и критерии проверки;
- подбирает группу аудиторов в соответствии с требованиями.
В зависимости от объема проверки в группу могут входить один или несколько человек. В случае появления затруднений с комплектованием группы аудиторов главный аудитор обращается к представителю руководства по системам менеджмента. Главный аудитор проверки осуществляет ознакомление с утвержденной программой проверки всех членов группы аудиторов под роспись (в программе). Не позднее, чем за 2 дня до начала внутренней проверки, главный аудитор передает программу внутренней проверки представителю руководства по системам менеджмента.
Представитель руководства по системам менеджмента, после получения программы, должен:
- зарегистрировать программу в журнале по форме Ф МПК 802-04;
- изготовить копию программы;
- передать копию программы руководителю проверяемого подразделения или в его отсутствии должностному лицу под роспись в журнале (Ф МПК 802-04) и дать необходимые разъяснения о сроках и целях проверки, составе группы аудиторов.
Руководитель подразделения извещает своих сотрудников о предстоящей проверке и готовит к проверке необходимые документы.
Проведение проверок.
Перед началом внутренней проверки Главный аудитор должен получить оригинал программы у представителя руководства по системам менеджмента. Внутренняя проверка СМК И СМБПП начинается со вступительного совещания группы аудиторов с руководителем (или представителем подразделения) и персоналом проверяемого подразделения. На совещании производится разъяснение целей, объема, методов и критерий проверки, а также дается разъяснение других требований проверки.
В процессе проведения внутренней проверки производится сбор объективных доказательств посредством опроса персонала проверяемого подразделения (должностного лица), изучения документов и проведения наблюдений. При этом обязательно производится проверка ведения дел, внутренних и внешних документов и исполнение запланированных работ персоналом подразделения. Все данные, полученные при проверке, аудиторы конспектируют в чек-листе Ф МПК 802-03 (Приложение К). Записи в чек-листах должны быть достаточными для осуществления обсуждения результатов проверки. Завершается внутренняя проверка СМК И СМБПП проведением заключительного совещания, на котором происходит ознакомление с предварительными результатами проверки, уточняются неясные детали, выясняются мнения сторон, даются ответы на вопросы. Главный аудитор высказывает общие рекомендации по улучшению работы подразделения в рамках СМК И СМБПП.
Оформление результатов проверки.
По завершению проверки главный аудитор обсуждает с другими аудиторами результаты, анализирует обнаруженные несоответствия, уточняет, какие документы, разделы или пункты были нарушены. По результатам анализа главный аудитор заполняет Отчет по внутренней проверки Ф МПК 802-02 (приложение И), регистрируя каждое обнаруженное несоответствие. Отчет подписывает Главный аудитор.
Отчет по результатам внутренней проверки оформляются главным аудитором в течение 3-х рабочих дней после окончания проверки. Главный аудитор должен ознакомить руководителя подразделения или в его отсутствие представителя подразделения с отчетом проверки под роспись (в отчете). Далее, Главный аудитор снимают для себя копию с отчета, и передает оригинал представителю руководства по системам менеджмента. Представитель руководства по системам менеджмента изготовляет необходимое количество копий отчета и рассылает их заинтересованным лицам под роспись в журнале Ф МПК 802-04 (Приложение Л).
Корректирующие действия.
Руководитель проверенного подразделения (или в его отсутствие другое должностное лицо) после получения копии отчета:
- в срок, определенный приказом о проведении внутреннего аудита или в течении 3-х дней после получения отчета по проверке, если срок приказом не определен, разрабатывает план корректирующих действий по результатам аудита по форме Ф МПК 803-05;
- представляет копию плана Главному аудитору;
- обеспечивает осуществление корректирующих действий;
- проверяет результативность корректирующих действий, делает отметку о выполнении мероприятий в соответствующей графе плана корректирующих действий;
- информирует Главного аудитора о выполнении корректирующих действий.
По получению сообщения о выполнении корректирующих действий Главный аудитор проводит проверку выполнения корректирующих действий в согласованные сроки с руководителем проверяемого подразделения. Если обнаружено, что корректирующие действия не результативны, то должны быть разработаны в подразделении новые мероприятия до устранения причин несоответствий.
Главный аудитор, убедившись в выполнении корректирующих действий, расписывается в оригинале отчета внутренней проверки, находящегося у представителя руководства по системам менеджмента и копии отчета находящегося в подразделении.
стандарт качество поставщик потребитель
2.7 Удовлетворенность потребителей
Процесс «Удовлетворенность потребителя», включая следующие мероприятия:
- проведение внутренних проверок (аудитов);
- анализ процедур, документации и записей;
- анализ жалоб потребителей;
- мониторинг удовлетворенности потребителей в отношении процессов, ресурсов, персонала и записей;
- мониторинг процесса обращения с жалобами;
- анализ процесса обращения с жалобами со стороны руководства;
- анализ статуса корректирующих и предупреждающих действий по жалобам потребителей.
Для информирования потребителей могут использоваться следующие средства:
- брошюры;