- Начните предвыставочную маркетинговую кампанию с целью увеличения количества посетителей.
4 недели до выставки:
- Проведите собрание с выставочной командой для определения готовности;
- Окончательно распределите персонал;
- Составьте расписание работы.
3 недели до выставки:
- Усиливайте предвыставочную маркетинговую программу. Разошлите персональные приглашения потенциальным клиентам и заказчикам;
- Проверьте выставочное оборудование и внесите дополнения, если это необходимо;
- Активизируйте предвыставочную подготовку персонала.
2 недели до выставки:
- Проведите заключительную репетицию с вашей командой. Будьте готовы к любым неожиданностям.
1 неделя до выставки:
- Проводите ежедневные собрания для контроля над подготовкой к открытию выставки;
- Договоритесь о демонтаже экспозиции после выставки.
Шаг пятый: подборка персонала.
Для работы на выставках отбирают персонал, обладающий такими качествами как:
- умение и желание общаться с людьми;
- знание продукции фирмы, ее истории, направлений деятельности;
- выносливость;
- привлекательная внешность.
О последнем пункте следует сказать особо. Последнее время все большее количество фирм слишком большое значение придают «длинным ножкам и большим глазкам», забывая, что чрезмерно красивая внешность часто отвлекает от экспонатов, выставленных на стенд, или, как говорят профессионалы, «вампирит».
Немаловажный параметр при подборе стендистов – опытность. Вы пошлете «зеленого» неопытного торгового представителя к солидному клиенту? Конечно, нет. По той же причине не следует пускать новичков на ваш выставочный стенд.
И о коммуникабельности. Застенчивый от природы, некоммуникабельный человек вряд ли сможет работать в режиме быстрого налаживания контакта с посетителями, постоянно сменяющими друг друга. Поэтому, подбирая стендистов, необходимо учитывать их личные качества и свойства характера.
Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости. Это особенно важно, если товар или услуга достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали предмет и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь передать в общих чертах названия, общие характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи вашей продукции.
Нельзя объять необъятного. Перечень продукции, которую вы собираетесь представить на выставке, должен соответствовать тематике выставки, но у стендистов всегда должны быть материалы, отражающие все направления деятельности фирмы.
Шаг шестой: приглашение посетителей.
Самым эффективным способом привлечь потенциальных клиентов является персональное приглашение. Это подтверждает любой сегмент рынка: покупатели, продавцы, клиенты, с которыми довелось работать. Все согласились, что лучшим способом привлечь их на выставочный стенд было персональное письмо с вескими доводами, почему они должны посетить его.
Первый шаг в этом процессе - определение вашей целевой аудитории и подготовка списка адресов постоянных покупателей и потенциальных клиентов. Составить список первых легко. Больше труда потребуется для подготовки списка потенциальных клиентов, поскольку необходимо собрать все адреса и имена. Ваши торговые представители могут иметь списки клиентов, которым они очень хотели, но пока ничего не сумели продать.
Где еще можно найти информацию о потенциальных клиентах?
- В справочниках;
- В торговой палате;
- В интернете (через поисковую систему по ключевому слову);
- Через ассоциации;
- Через СМИ, просто отслеживая их рекламу.
Шаг седьмой: продвижение выставки.
Обычно компании-экспоненты относятся к выставкам как к мероприятию трех-пяти дней, сосредотачиваясь на том, как провести это время с максимальной отдачей. Такой подход использует лишь одну треть общего маркетингового потенциала выставки. В действительности участие в выставке должно раскручиваться на протяжении двух-трехмесячной кампании до, во время и после выставки (см. «Шаг второй»). Интересно, что это стимулирует не только заказчиков и потенциальных клиентов, но и сотрудников. Далее, продолжая удачно проведенную выставку энергичной послевыставочной кампанией, вы сможете добиться максимального успеха. Вывод: мощная маркетинговая кампания может увеличить эффективность выставки в несколько раз.
Отправляйте свои пресс-релизы всем периодическим изданиям за месяц-полтора до открытия выставки. Примерно столько времени необходимо газетам, чтобы подготовить материалы в спецвыпуски. Естественно, не каждое издание набросится на ваш пресс-релиз как на подарок судьбы. Но если они хотя бы раз напечатают вашу информацию, то игра стоит свеч.
Шаг восьмой: выставочный органайзер.
Установив график подготовки к выставке, обратимся к другому ценному вспомогательному средству достижения успеха - выставочному органайзеру. Для этого нужен блокнот, состоящий из восьми разделов, который поможет все спланировать четко и логично. Ниже детально описан каждый из этих разделов.
- Планирование. Этот раздел включает в себя график, бюджет, записи, время проведения собраний выставочной команды, задачи выставки и другие материалы, относящиеся к планированию выставки.
- Экспозиция. Этот раздел содержит различного рода информацию об экспонатах и их графическом оформлении, включая инструкции по установке, схемы или чертежи будущей расстановки оборудования и экспонатов, список мер по предотвращению различных сбоев и т.п.
- Выставочные услуги. Этот раздел содержит копии всех соглашений - с рабочими, об электричестве, аренде, телефонных линиях, уборке и т. д. Здесь также должны быть ксерокопии всех чеков за оплаченные услуги.
- Продвижение. Этот раздел включает в себя копии всех рекламных объявлений, образцов почтовых рассылок, список адресов и все, что было использовано в маркетинговой и рекламной кампании выставки.
- Доставка. Включает в себя все счета за погрузку, название фирмы, осуществляющей доставку, номера телефонов представителей компании-доставщика не только в вашем родном городе, но и в городе проведения выставки. Перевалочные пункты и номера телефонов на месте доставки.
- Персонал. Этот раздел включает в себя всю информацию относительно штата работников выставки, его обучения и т.д.
- Клиенты. Включает в себя списки заказчиков и все планы и задачи по работе с ними.
- Разное. Здесь надо поместить все сведения о торговой выставке, не попавшие в предыдущие разделы.
Шаг девятый: участие в семинаре.
Различного рода исследования показали, что одними из самих привлекательных на выставках являются образовательные мероприятия. Участвуя в них, вы одновременно приобретаете новых потенциальных клиентов и статус эксперта в их глазах.
Подумайте, в каких вопросах вы могли бы вступить в качестве эксперта, а затем свяжитесь с организаторами выставки с предложением услуг. Спросите их о готовящейся программе. Не забудьте сделать все это за два-три месяца до открытия выставки, поскольку именно в это время организаторы и составляют программу будущей выставки.
Шаг десятый: «собираем чемодан»
Эти предметы рекомендуется взять с собой на выставку:
- Визитные карточки (примерно в пять раз больше, чем вы обычно носите с собой);
- Фирменные бланки, записные книжки и конверты;
- Шариковые ручки и маркеры;
- Карманный календарь;
- Удобную обувь;
- Небольшую аптечку;
- Карманный степлер.
Шаг одиннадцатый: обставление стенда.
Располагая экспонаты, нужно обратить внимание на следующее:
- прежде, чем планировать расположение экспонатов, справьтесь по плану выставки, как, в каком направлении будет двигаться основной поток посетителей. Обычно он идет от входных дверей к выходу или в направлении следующего зала: экспонаты должны быть расположены так, чтобы они были видны основному потоку посетителей;
- работающие стендисты не должны перекрывать обзор посетителям основных экспонатов;
- если у вас, предположительно, есть экспонат или работающая модель, которая во время демонстрации будет привлекать посетителей длительное время, предусмотрите место для данного экспоната так, чтобы группа стоящих и разглядывающих его посетителей не мешала работе остальных стендистов и общему потоку посетителей на вашем стенде;
- поясняющие надписи или плакаты размещайте рядом или над экспонатом, надписи должны легко читаться от границы вашего выставочного стенда.
Шаг двенадцатый: усвоение основных законов выставок.
Не читайте. Читая, вы не заметите приближающегося клиента, а, заметив, не успеете среагировать должным образом, а, среагировав, не сумеете переключиться, но, даже переключившись, вы все равно имеете шанс быть уволенным, поскольку и шеф уже знаком с этой статьей и знает, что читать на выставке нельзя.
Не курите. Это не только невежливо, это еще и неприлично: курить в своем павильоне. Но на столе должна быть пепельница для ваших посетителей. А если вам действительно очень хочется покурить, то выделите для этого специальное время и место.
Не ешьте и не пейте на стенде. Во-первых, это тоже неприлично. Во-вторых, некрасиво. Но главное не это. Просто воспитанные посетители постараются обойти ваш павильон десятой дорогой, чтобы не побеспокоить вас в такой деликатный момент. И обходя вас, забредут на стенд ваших конкурентов, которые героически морят себя голодом. А если серьезно, на каждой выставке организована полевая кухня, да и еще есть масса мест, где можно подкрепиться принесенным из дома бутербродом. Ваше место на стенде должен занять в это время кто-нибудь из команды второй смены.
Не жуйте резинку. Дело не только в том, что ваша дикция должна быть идеальной, учитывая шумовые эффекты, используемые экспонентами на выставках. Просто в этот момент вы похожи на вышибалу из сомнительного заведения или хоккеиста, наблюдающего за игрой со скамейки штрафников. Согласитесь, это не те образы, которые подталкивают посетителя к доверительной беседе с вами.