Кто собирает и разбирает экспозицию? - Нанятая бригада, персонал выставки или Ваши сотрудники.
Насколько сложна сборка-разборка экспозиции?
Какие товары и как должны быть показаны? - Учитывайте необходимое количество полок и другого оборудования, а также площади для демонстрации товара в действии.
Как будет обслуживаться Ваш стенд? - коммунальные услуги, тарифы на монтажные работы и перевозку, хранение ваших контейнеров на складе и т. д.
4. Способы привлечения посетителей
Очень часто на выставках мы слышим претензии в свой адрес: мало рекламы, среди посетителей мало наших потенциальных клиентов и т.д.
Заплатив определенную сумму за участие в выставке, фирма, как правило, на этом успокаивается, рассчитывая, что остальными вопросами, в том числе и рекламным обеспечением, будут заниматься организаторы выставки.
Мы полностью с этим согласны тем более, что в сумме участия заложен % денег для проведения рекламной кампании, но рекламной кампании самой выставки!
Как организаторы, мы обеспечиваем общую рекламу мероприятия и привлечение заинтересованной аудитории в выставочные павильоны. Однако за привлечение посетителей на конкретный стенд отвечает сама выставляющаяся компания!
После того, как выставка открылась и посетитель вошел в выставочный павильон, мы, как организаторы, не можем гарантировать, что он остановится именно у Вашего стенда.
Как же привлечь внимание посетителей к Вашему стенду?
Во-первых, начать это делать намного раньше, чем посетитель придет на выставку.
Для этого используются:
Персональные пригласительные.
Этот метод используется для специально отобранных групп посетителей (например, постоянных или потенциальных клиентов), на которых возлагаются большие надежды. Приглашения обязательно должны быть подписаны лично руководителем фирмы.
Приглашения по телефону, факсы.
Участие в выставке - удобный предлог для телефонного звонка Вашим потенциальным клиентам.
Прямая почтовая рассылка.
Кампания по почтовой рассылке должна совпадать с Вашими целями участия в выставке. Приглашение посетить Ваш стенд должно содержать предложение: получить подарок или сувенир, понаблюдать за демонстрацией товара в действии, получить скидки, льготы и т.д. Очень важно отследить результативность подобной акции: для этого можно применить систему купонов.
Проведите рассылку дважды или трижды через определенные промежутки времени по одной и той же базе адресов. Тип сообщений должен быть различный. Например, в первом письме Вы рассказываете о своем товаре и сообщаете, что более подробную информацию можно будет получить на выставке. Во втором сообщении адресат получает конкретное приглашение (с купоном) посетить Ваш стенд.
Рекламные объявления.
Главная цель рекламы Вашего участия - привлечь посетителей на стенд
убедите, что ваши продукты или услуги выгодны им
заострите внимание на экономии денег и времени
обращайтесь к эмоциям и потребностям Ваших клиентов
вознаградите их действия
сделайте так, чтобы Вас запомнили
Кампания по формированию имиджа фирмы в СМИ.
Это формирование устойчивого положительного имиджа Вашей фирмы и Ваших товаров в глазах потребителей. Не надо путать с рекламой.
Реклама подталкивает людей к покупке или другому желаемому действию. Работа по формированию имиджа способствует распространению знаний, установлению понимания, доверия, хорошего отношения к Вам.
Действия:
— Подготовьте пресс-релизы и различные информационные материалы о деятельности Вашей фирмы для публикации в СМИ. Выберете те издания, которые планируют освещать ход выставки.
- Составляя пресс-релиз, постарайтесь ответить в пределах одной страницы на следующие вопросы:
а) кто: круг возможных потребителей;
б) что: сформулируйте сообщение;
в) почему: обозначьте цели и задачи;
г) где: укажите место;
д) когда: укажите сроки или график проведения;
е) как: опишите используемые методы и способы оценки;
ж) сколько: приведите стоимостные показатели.
- Проведите на стенде семинар, презентацию для посетителей и прессы. Семинары не следует использовать для чистой рекламы. Специалисты, посещающие их, в первую очередь заинтересованы в углубленном знакомстве с предметом.
Кроме того, не забудьте о разного рода бесплатных материалах и образцах, которые посетители смогут получить на Вашем стенде во время выставки.
4.1. Раздаточный информационный материал.
Всем нам знакома картина бредущих по проходам посетителей с охапкой различных буклетов, листовок и др. материалов. Известно, что психологически посетитель настроен взять все, что ему предлагают, и они действительно настроены прочитать все, что взяли. Но, вернувшись с выставки, они осознают, что большинство собранных проспектов для них — это красочная макулатура. До 75% выставочных материалов выбрасывается посетителями так и не прочитанными.
Несколько советов по изготовлению материалов:
- не делайте дорогостоящих проспектов для раздачи на стенде
- предложите выслать информацию по почте. Это избавит посетителя от необходимости таскать за собой кипу проспектов и даст возможность изучить их в более спокойной обстановке. К тому же, получение персонального конверта с Вашей информацией психологически обяжет клиента к более детальному их изучению.
- раздавайте проспекты только специалистам и посетителям, входящих в Вашу целевую группу.
- продажу осуществляют люди, а не проспекты. Наиболее часто встречающаяся ошибка — вручение проспектов всем подряд. Проспект — это итог серьезного разговора с посетителем. Можно использовать видеокассеты (с технической информацией или презентационным фильмом), дискеты.
4.2. Роль бесплатных образцов или призов.
В качестве образцов используются полностью годные к употреблению товары, снабженные рекламными сообщениями. Обязательно укажите на них название и реквизиты своей фирмы. Вручение образца не влечет никаких обязательств для посетителя! Используйте образцы как приз для посетителей, заполнивших анкету или сообщивших о себе свои данные для вашего банка данных.
Использование образцов для быстрой классификации посетителей.
Применяя маленькие хитрости при рассылке образцов, пригласительных, можно ориентироваться на категории посетителя и выбирать необходимую тактику ведения переговоров. Например методика «игральных карт»: наиболее важным клиентам вместе с письмом высылается «король», поставщикам — «дама», вероятным покупателям — «валет». В письме просится принести карты при посещении стенда для обмена на приз.
Успех любой экспозиции в наибольшей степени зависит от мастерства персонала.
Бытует абсолютно ошибочное мнение, к сожалению, достаточно распространенное, что на стенде может работать любой сотрудник, свободный от производства и знакомый с деятельностью фирмы. В результате Ваши ожидания от участия в выставке так и остаются ожиданиями.
Основные принципы отбора персонала.
Сложность подбора заключается в умении овладеть вниманием посетителей и удержать его в условиях проведения активной деятельности в павильонах с учетом множества отвлекающих внимание моментов.
Остановите свой выбор на коммуникабельных сотрудниках.
Они должны хотеть работать на стенде.
Сотрудник должен быть наблюдательным, подмечать любые тонкости в разговоре, в том числе и язык жестов.
Сотрудник должен быть специалистом, компетентным в этой области, быстро отвечающим на любые вопросы посетителя.
Сотрудник должен уметь слушать и задавать наводящие вопросы.
После того, как Вы сформировали команду, важно вовлечь всех ее членов в обсуждение планов Вашего участия в выставке. Общение с людьми — ключевой фактор успеха экспозиции.
Необходимо подробно осветить работникам следующие вопросы:
Какова цель Вашего участия.
Что конкретно Вы экспонируете (для Ваших работников не должно быть никаких неожиданностей при открытии выставки).
Какие требования Вы предъявляете к сотрудникам стенда (Важно, чтобы каждый из них имел индивидуальный план, связанный с общими задачами, — какую информацию собрать, сколько встреч провести и т.д.).
Как сотрудникам выполнять Ваши требования (Потренируйте персонал — как демонстрировать товар со стенда, как эффективно классифицировать потенциальных покупателей).
Возьмите за правило во время выставки ежедневно после закрытия собирать сотрудников. Это даст возможность устранить недостатки до начала следующего дня, пока они свежи в памяти.
Сотрудников, работающих на выставке, нужно стимулировать. Например, комиссионные от продаж, несколько дней отдыха и т.д.
5. Выход на сцену.
Выставка - это место, где Ваш персонал может либо создать, либо разрушить дальнейшие контакты. Устойчивое мнение клиентов наполовину формируется за первые 3-4 секунды общения с персоналом.
Одежда
Ваши сотрудники должны выглядеть респектабельно. В каждой фирме принят свой стиль одежды. Придерживайтесь его.
Как актеры на сцене
С момента открытия выставки и до его завершения Ваш персонал на стенде должен чувствовать себя, как актеры на сцене. Посетители, подобно зрителям, приходят, чтобы увидеть представление. Их ожидания велики, потому что они жертвуют своим временем.
Продажа на выставке и обычная продажа имеет ряд различий.
Территория выставки - это "нейтральное поле".
Продавец и покупатель находятся в равных условиях. Ни у кого из них нет территориальных преимуществ, как при обычной продаже.
Время - деньги. Продолжительность работы выставки и время покупателя ограничены. Чем больше выставка, тем меньше времени у покупателя на каждый конкретный стенд.
Внимание клиента рассеяно - вокруг много интересного.
Минимальное время на сбор и анализ информации. Как показывает опыт, клиенты в среднем проводят у каждой экспозиции от 3 до 5 минут.