Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бух. учете, а так же достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласовании с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Существуют такие первичные документы, как: приходный кассовый ордер расходный кассовый ордер, оборотные ведомости, балансы и отчеты организаций и т. д.
3.2 График документооборота
(сроки предоставления в бухгалтерию)
Движение первичных документов в бух. учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив – документооборот) регламентируется графиком.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения. Он должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бух. учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика- В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут, лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
В целях своевременного составления всех видов отчетности АО «Белсвязь» установило следующие сроки представления документации исполнителям:
| Наименование документа | Кому представляется | Дата исполнения | Ответственный за исполнение |
| Материальный отчет | Бухгалтерия | 26 числа 26 числа 27 числа 28-29 числа 30 числа | Центр. склад Городской линей-ный цех Сельский линей-ный цех Участок между-городней телефон-но-телеграфной станции Транспортный участок |
| Табеля учета рабочего времени | Бухгалтерия | 28 числа | Руководители подразделений |
| Справки для на-числения надбавки за разъездной характер | Бухгалтерия | 29 числа | Начальники цехов и участков |
| Путевые листы | Бухгалтерия | ежедневно | Начальник транспортного участка |
| Сверка журнала№6 | Бухгалтерия | 8 числа | Отдел по работе с клиентами |
| Отчет о выпол-нении доходов | Экономисту Бухгалтерия | До 3 числа До 30 числа | Отдел по работе с клиентами |
| Справки о начисленных доходах к отчету ф.12 | Экономист | 1-3 числа | Отдел по работе с клиентами, бухгалтерия |
| Отчетные данные о начислении зар. платы к ф. 1Т | Экономист | 10 числа | Бухгалтерия |
| Справки о производственных затратах с расшиф-ровкой по статьям | Экономист | 15 числа | Бухгалтерия |
| Сведения о производственных взаиморасчетах с предприятьиями, организациями | Отдел по работе с клиентами | 4 числа | Бухгалтерия |
3.3 График сдачи журналов-ордеров и мемориальных ордеров
Применяемая форма бухгалтерского учета АО «Белсвязь» – журнально-ордерная при компьютерной форме обработки данных бухгалтерского учета. Мемориально-ордерная форма в данной организации не используется.
Сроком сдачи журналов-ордеров главному бухгалтеру считается 10 число каждого месяца.
4. УЧЕТ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
4.1 Задачи учета основных средств
Основные средства(ОС) – это часть имущества, используемая в качестве средств труда при производстве продукции, выполнение работ или оказания услуг, либо для управления организациями в течение периода, превышающего 12 месяцев, или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев.
Главные задачи бухгалтерского учета основных средств:
- контроль за их наличием и сохранностью с момента приобретения до момента выбытия;
- правильное и своевременное исчисление износа;
- получение сведений для правильного расчета налога на имущество, перечисляемого в бюджет;
- контроль за правильным и эффективным использованием средств на реконструкцию, модернизацию и ремонт основных средств;
- контроль за эффективным использованием основных средств по времени и мощности;
- получение данных для составления отчетности о наличии и движении основных средств.
4.2 Перечислить какие средства имеются на предприятии
К ОС относятся активы АО «Белсвязь» при единовременном соблюдении специальных условий:
- используются в производстве, при выполнении работ, оказании услуг, либо управленческих нужд предприятия;
- имеют срок использования в течение длительного времени, то есть срок полезного использования продолжительностью более 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он больше 12 месяцев;
- последующая перепродажа их организацией не предполагается;
- могут принести организации экономическую выгоду (доход) в будущем.
На данном предприятии имеются следующие ОС:
1. Здания
2. Сооружения
3. Передаточное устройство
4. Рабочие машины и оборудования
5. Вычислительная техника
6. Инструменты
7. Транспортные средства
8. Прочие ОС
4.3 Оформить инвентарную карточку
Основным регистром аналитического учета ОС являются инвентарные карточки. На лицевой стороне инвентарных карточек указывается наименование объекта, срок полезного использования, норма амортизации, инвентарный номер.
На оборотной стороне указываются сведения о дате и затратах по достройке, дооборудовании, реконструкции, о ремонтных работах, а так же краткая характеристика объекта.
Инвентарные карточки составляют в бухгалтерии на каждый инвентарный объект в одном экземпляре. Заполняют карточки на основании актов приемки-передачи, тех. паспортов, сопроводительных документов.
В бухгалтерии карточки хранятся в картотеках. Они составляются на один год. В них отражается информация о поступлении, о перемещении. В инвентарных карточках указывается инвентарный номер, по которым проводится инвентаризация объекта.
После списания объектов ОС карточки хранятся 3 года.
4.4 Оформить акт приемки-передачи и акт ликвидации ОС
Поступающие ОС принимает комиссия, назначенная руководством организации. Для оформления приемки комиссия составляет в одном экземпляре акт (накладную) приемки-передачи ОС на каждый объект в отдельности. Общий акт на несколько объектов можно составлять лишь в том случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приметы одновременно под ответственность одного и того же лица.
В актах указывается наименование объекта, год постройки или выпуска заводом, краткую характеристику объекта, первоначальную стоимость, присвоенную объекту, инвентарный номер, место использования и услуг, сведения, необходимые для аналитического учета.
После оформления акта приемки-передачи ОС передают в бухгалтерию организации, к акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту.
Акт утверждается руководителем предприятия.
При оформлении акта приемки-передачи использовалась бухгалтерская проводка Дт 01 Кт 08
Акт на списание (ликвидацию) ОС (форма № ОС-4) применяется для оформления полного или частичного списания ОС (кроме автотранспортных средств). Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации или лицом на то уполномоченным. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность ОС, и является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихся в результате списания запчастей, материалов, металлолома и т. п.