Для целей налогового учета понятие расходов и их классификация (группировка) установлены главой 25 «Налог на прибыль организаций» части второй Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ).
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) организацией, и при этом произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под экономически оправданными затратами следует понимать затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота.
Необходимым условием признания затрат в качестве расходов для цепей налогообложения прибыли является документальное подтверждение произведенных затрат.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с законодательством иностранных государств в отношении расходов, осуществленных на территории данных государств, если с такими государствами Российской Федерацией заключено международное соглашение об избежании двойного налогообложения.
Данные налогового учета должны отражать порядок формирования суммы расходов, порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде, сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отнесению на расходы в следующих налоговых периодах. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для организаций. Налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.
Система налогового учета может быть организована на основании только регистров бухгалтерского учета. В случае если в регистрах бухгалтерского учета не содержится информации, достаточной для определения налоговой базы в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ, то организация вправе самостоятельно дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами, формируя тем самым регистры налогового учета, либо вести самостоятельно разработанные регистры налогового учета.
Для целей налогового учета расходы в зависимости от их характер, а также условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на две основные группы: расходы, связанные с производством и реализацией; внереализационные расходы.
В специальную группу выделены расходы, не учитываемые для целей налогообложения прибыли даже при соблюдении указанных выше условий.
В соответствии со ст. 253 НК РФ к расходам, связанным с производством и реализацией, относятся:
1) расходы, связанные с изготовлением (производством), хранением и доставкой товаров, выполнением работ, оказанием услуг, приобретением и/или реализацией товаров (работ, услуг);
2) расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств и иного имущества, а также на поддержание их в исправном состоянии;
3) расходы на освоение природных ресурсов;
4) расходы на научные исследования и опытно-конструкторские разработки;
5) расходы на обязательное и добровольное страхование;
6) прочие расходы, связанные с производством и/или реализацией.
Расходы, связанные с производством и/или реализацией, группируются и по следующим элементам затрат:
– материальные расходы;
– расходы на оплату труда;
– суммы начисленной амортизации;
– прочие расходы.
Состав внереализационных расходов установлен ст. 265 НК РФ и к ним, в частности, отнесены расходы на ликвидацию выводимых из эксплуатации основных средств, судебные расходы и арбитражные сборы, затраты на аннулированные производственные заказы, расходы на оплату услуг банков, потери от брака и др.
Состав расходов, не учитываемых в целях налогообложения прибыли, установлен ст. 270 НК РФ. К таким расходам, в частности, отнесены расходы в виде вкладов в уставные капиталы других организаций и в совместную деятельность, расходы по приобретению и/или созданию объектов основных средств и нематериальных активов и др.
Перечень расходов, признаваемых или не признаваемых для целей налогообложения прибыли, установлен главой 25 НК РФ. При этом следует учесть, что в соответствии с главой 25 НК РФ перечень расходов, учитываемых для целей налогообложения, не является закрытым.
Аналогично перечень расходов, не учитываемых для целей налогообложения, не является закрытым.
В случае если осуществленные организацией расходы не поименованы в последнем перечне, то возникшие расходы также не будут учтены для целей налогообложения, если они не будут отвечать одновременно трем условиям, предусмотренным п. 1 ст. 252 НК РФ. То есть расходы не будут учитываться в уменьшение налогооблагаемых доходов, если они не будут подтверждены документально, не будут экономически обоснованы и/или связаны с деятельностью, по которой не получены доходы.
При отнесении расходов к той или иной группе надо учитывать основной принцип главы 25 НК РФ: расходы, прямо поименованные в составе какой-либо группы, не могут быть включены в состав иных групп расходов, где они четко не поименованы.
Для целей налогового учета в соответствии со ст. 318 НК РФ расходы на производство и реализацию в зависимости от применяемого метода признания доходов и расходов должны также подразделяться на прямые и косвенные расходы.
НК РФ установлены два метода признания доходов и расходов:
– метод начисления (по моменту отгрузки продукции и предъявления расчетных документов покупателю);
– кассовый метод (по моменту оплаты продукции).
Для учета доходов и расходов при исчислении налогооблагаемой прибыли организации, как правило, должны применять метод начисления.
В виде исключения п. 1 ст. 273 НК РФ предусмотрено, что организации могут применять кассовый метод при условии, что у них в среднем за предыдущие четыре квартала отчетного года сумма выручки от реализации продукции без учета НДС не превышала 1 млн. руб. за каждый квартал. В случае если организация, использующая кассовый метод, в течение налогового периода превысила указанный предельный размер суммы выручки от реализации продукции, то она обязана перейти на определение доходов и расходов по методу начисления с начала налогового периода, в течение которого было допущено такое превышение.
Установлено, что для целей налогообложения прибыли подразделение расходов на прямые и косвенные расходы обязаны производить только те организации, которые применяют метод начисления. От организаций, применяющих кассовый метод, не требуется подразделение расходов на прямые и косвенные расходы. Установленные ст. 318 НК РФ нормы налогового учета приводили к тому, что понятия прямых и косвенных расходов и их состав в бухгалтерском и налоговом учете не совпадали.
Действительно, в бухгалтерском учете к прямым расходам относятся практически все материальные затраты. В частности, помимо перечисленных выше расходов, к прямым расходам относятся также расходы на приобретение топлива, воды и энергии всех видов, расходуемых на технологические цели, расходы на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями, и др.
Кроме того, в бухгалтерском учете к косвенным расходам относятся, как правило, общепроизводственные и общехозяйственные расходы, а в налоговом учете к косвенным расходам относились все остальные непрямые расходы (за исключением внереализационных расходов). При этом в бухгалтерском учете косвенные расходы в конце отчетного периода распределялись по видам продукции (объектам работ, видам услуг) и оставались в составе незавершенного производства.
Исключением являлись общехозяйственные расходы, которые в соответствии с утвержденной учетной политикой организации могли полностью списываться в качестве условно-постоянных расходов в дебет счета 90 «Продажи».
В налоговом учете все косвенные расходы списываются в полном объеме на расходы текущего отчетного (налогового) периода. В связи с этим и из-за закрытости перечня прямых расходов организации сталкивались со значительными различиями в признании отдельных видов расходов в бухгалтерском и налоговом учете, приводившими к расхождениям при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Для устранения влияния указанных расхождений на формирование прибыли в бухгалтерском и налоговом учете организации были вынуждены применять нормы Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02 (далее – ПБУ 18/02).
В целях сближения правил бухгалтерского и налогового учета расходов организации с 2005 года в ст. 318 НК РФ предусмотрено внесение изменений, согласно которым перечень прямых расходов организации станет открытым. Данное изменение даст организациям возможность самим устанавливать перечень прямых расходов с учетом отраслевой специфики.
В частности, изменениями к ст. 318 НК РФ предусматривается, что организация может самостоятельно определить в своей учетной политике для целей налогообложения перечень прямых расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг). При этом прямые расходы, перечисленные в ст. 318 НК РФ, остаются обязательными прямыми расходами для всех организаций. Данное изменение позволит организациям зафиксировать в большинстве случаев одинаковый состав прямых расходов для целей бухгалтерского и налогового учета и тем самым значительно уменьшить необходимость применения норм ПБУ 18/02.
Например, при формировании учетной политики для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения организация может включить в состав прямых расходов: