Каждая карточка имеет свой номер: последние две-четыре цифры номенклатурного (инвентарного) номера, совпадающего с кодом объекта аналитического учета, или порядковый номер каждой следующей открытой карточки.
На первой странице бланка карточки содержатся графы, в которые заносят наименование организации, код организации по ОКПО, наименование и код обособленного структурного подразделения.
В карточке также указываются дата ее составления (открытия), код соответствующего вида операции, номер и дата составления документа на оприходование объекта учета (акта приемки или приходования нематериального актива, при этом может быть указан акт оценки стоимости актива), а также полное наименование и назначение исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности как нематериального актива, подлежащего учету.
При постановке актива на учет в соответствующие графы заносят: наименование (в сокращенном или закодированном виде) структурного подразделения, вид его деятельности, номер счета или субсчета синтетического бухгалтерского учета, код аналитического учета, первоначальную балансовую стоимость, по которой приходуется актив, срок полезного использования, норму амортизации или сметную ставку, сумму начисленной амортизации (в рублях, причем в графе «Сумма начисленной амортизации, руб., коп» указывается сумма амортизации, которая исчисляется ежемесячно по нормам, рассчитанным исходя из первоначальной стоимости и срока полезного использования), код счета и объекта аналитического учета для отнесения амортизации нематериального актива, дату постановки актива на учет, указывается также способ приобретения актива, наименование, номер, дата документа о регистрации хозяйственной операции.
В графах карточки также фиксируется каждая передача актива внутри организации, при этом в нее заносят наименование, номер и дату документа, на основании которого происходит перемещение актива, а также краткое описание и код причины перемещения.
По завершении полезной жизни актива на предприятии или в организации в карточке отражается выбытие актива. При этом в нее заносят наименование, номер и дату документа, на основании которого происходит выбытие актива, а также краткое описание и код причины выбытия актива. В случае получения дохода от реализации актива в отдельных колонках записывают сумму выручки от реализации (т. е. фактическую реализационную стоимость актива) и сумму начисленного износа.
На оборотной стороне карточки приводится краткая характеристика исключительных прав на объект интеллектуальной собственности — нематериальных активов. В разделе «Краткая характеристика объекта нематериальных активов» записываются только основные показатели объекта, исключая дублирование данных имеющейся в организации технической документации на данный объект учета.
Ниже, под описанием характеристики, указывается фамилия, имя, отчество, должность заполнившего карточку ответственного лица, его подпись с расшифровкой и дата подписания (совпадающая или нет с датой заполнения карточки).
Организация-правообладатель, являясь лицензиаром, может отражать факт предоставления права на использование объекта интеллектуальной собственности лицензиату в ведомости учета предоставления лицензий на основании соответствующих лицензионных договоров и в ведомости учета предоставления ноу-хау на основании договоров о ноу-хау. Указанные ведомости рекомендуется вести на каждый нематериальный актив, являющийся предметом лицензионного договора или договора о ноу-хау, и они могут служить приложением к карточке НМА-1.[20, с. 46]
Форма указанных ведомостей разрабатывается организацией и утверждается ее руководителем в соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [в редакции Федерального закона от 23 июля 1998г.№ 123-ФЗ]. Ведомости должны содержать соответствующие графы, в которых указывают номер и даты заключения договора и его регистрации государственным органом, наименование лицензиата и краткую характеристику договора.
Ведомости закрываются после выбытия и списания объекта учета из активов организации; после использования их данных в бухгалтерской отчетности они подлежат хранению в течение сроков, установленных ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [в редакции Федерального закона oт 23 июля 1998 г. № 123-ФЗ].
Способ обработки документов в бухгалтерии прямо зависит от принятой формы счетоводства и назначения выходной информации (финансовый, управленческий, налоговый учёт).
Выполнение проводок в регистрах бухгалтерского учёта осуществляется бухгалтером либо вручную, либо с применением 1С: Предприятие.
Порядок применения унифицированной формы учёта, описанный для синтетического счёта 01 «Основные средства» можно использовать с отдельными ограничениями для счёта 04 «Нематериальные активы» с построением соответствующих кодов.
Учёт объектов нематериальных активов на счёте 04 ведётся практически тем же правилам, что и учёт на счёте 01.
Порядок отнесения имущества к амортизируемому, установлен ст.256 НК РФ. Состав нематериальных активов определён п.3 ст.257 и п.1 ст.325 НК РФ. Поскольку согласно ПБУ 6/01 каждый объект амортизируется индивидуально, аналитический учёт по объектам НМА следует вести в аналитических карточках, которые открываются в момент принятия объекта НМА к учёту по Акту (накладной) приёмки-передачи НМА – 1. При любом изменении пунктов характеристики объекта (на основании первичных документов), могущих повлиять на стоимость объекта или сумму месячной амортизации, эти изменения вносятся в карточку. Исходя из этого, формируется структура показателей аналитической карточки.
2.3. Синтетический и аналитический учет НМА.
При составлении годовой отчетности на предприятии данные о нематериальных активах отражаются в следующих документах:
1. В балансе предприятия (форма № 1) наличие нематериальных активов показывается в подразделе « Нематериальные активы » (строки 110-112). Данные по соответствующим строкам подраздела приводятся по остаточной стоимости нематериальных активов (за исключением объектов жилого фонда и нематериальных активов, по которым в соответствии с установленным порядком погашении стоимости не производится).
Расшифровка состава нематериальных активов приводится в Приложении к бухгалтерскому балансу (форма №5)
2. В подразделе «Нематериальные активы» справки №3 «Амортизируемое имущество» показываются по первоначальной стоимости: по статье "права на объекты интеллектуальной (промышленной) собственности" показывается стоимость прав, возникающих из авторских и иных договоров на произведения науки, литературы, искусства и объекты смежных прав, на программы ЭВМ, базы данных и др., из патентов на изобретения, промышленные образцы, коллекционные достижения, из свидетельств на полезные модели, товарные знаки и знаки обслуживания или лицензионных договоров на их использование; из прав на ноу-хау и др.; по статье "права на пользование обособленными природными объектами" показывается стоимость прав на использование земельных участков, природных ресурсов (воды, недр и др.); по статье "организационные расходы" показывается сумма расходов, связанных с образованием юридического лица, признанная в соответствии с учредительными документами вкладом участников (учредителей) в уставный (складочный) капитал.
Расходы организации, связанные с возникающей в ходе ее функционирования необходимостью переоформления учредительных и других документов (расширение организации, изменение видов деятельности, представление образцов подписей должностных лиц и пр.), изготовления новых штампов, печатей и т. п., подлежат учету по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы". Организация, изменяющая организационно-правовую форму, указанные расходы производит за счет прибыли, остающейся в ее распоряжении.
Стоимость перечисленных прав (кроме расходов по созданию организации, признанных в соответствии с учредительными документами вкладом участников (учредителей) в уставный (складочный) капитал, товарных знаков и знаков обслуживания) переносится на издержки производства или обращения по нормам, определенным в организации в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации; по статье "деловая репутация организации" показывается превышение покупной цены приватизированного имущества над его оценочной (начальной) стоимостью, отраженное в бухгалтерском учете по дебету счета 04 "Нематериальные активы", субсчет "Разница между покупной ценой и оценочной стоимостью".
3. Начисленная сумма износа по нематериальным активам, справочно приводится в строке 391 справки к разделу №3.
4. В справке 4 «Движение средств финансирования долгосрочных инвестиций и финансовых вложений» показываются нарастающим итогом с начала года начисленная амортизация нематериальных активов.[10, с. 137]
Нематериальные активы используются длительное время, и в течение этого времени их стоимость ежемесячно переносится на производимую продукцию, выполненные работы и оказанные услуги. Экономический механизм постепенного переноса стоимости нематериальных активов на готовый продукт и накопление денежного фонда для замены нематериальных активов называется амортизацией.
Величина амортизационных отчислений исчисляется по нормам, которые предприятие устанавливает самостоятельно исходя из первоначальной стоимости и срока полезного использования. Если такой срок установить невозможно, то нормы амортизации рассчитывают исходя из 10-летнего срока службы нематериальных активов, но не более срока деятельности предприятия. А по окончании срока полезного использования нематериальных активов износ по ним не начисляют. Так, например, при праве пользования на 5 лет сумма начисленного износа составляет ежемесячно 1/60 часть первоначальной стоимости, на 10 лет – 1/120 часть.