Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Документи класифікують за такими ознаками:
· спосіб фіксації;
· зміст;
· назва;
· вид;
· складність;
· місце складання;
· термін виконання;
· походження;
· гласність;
· юридична сила;
· стадія виготовлення;
· термін зберігання;
· рід діяльності та ін.
Документи поділяються на службові та по особливому складу. До службових доку менті в відносяться:
· службові листи;
· листи до іноземних ділових партнерів;
· факси;
· службові телеграми;
· телефонограми;
· протоколи;
· витяги з протоколів;
· звіти;
· довідки;
· доповідні записки;
· пояснювальні записки;
· акти;
· накази;
· витяги з наказів;
· вказівки;
· розпорядження;
· договори;
· договори з господарської діяльності;
· трудові договори;
· посадові інструкції.
Документи по особовому складу включають:
· особові картки;
· заяви;
· накази по особовому складу;
· характеристики;
· автобіографії;
· анкети,
· виготовлення копій з особистих документів, оформлених на трафаретних бланках;
· доручення;
· розписки;
· особові справи,
· трудові книжки;
· витяг з трудової книжки.
Документообіг - рух документів в організації з моменту їх отримання або утворення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документу сприяє:
· оперативному проходженню документів в апараті управління;
· рівномірному навантаженню підрозділів та посадових осіб;
· позитивному впливу на управлінський процес взагалі.
Рух документів в установах має впорядкований характер, тобто виконання творчих операцій з документами (управлінською інформацією) повинно забезпечуватися комплексом технічних та формально - логічних (порівняльних) операцій з обліку документів і довідково - інформаційної роботи, регулюванням розподілення документів між керівниками та спеціалістами, контролем за розглядом, виконанням документів, оперативним та архівним зберіганням їх.
Документообіг - потік документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації та пунктами технічної обробки документів.
Документообіг - це регламентована технологічна схема руху документів за встановленими пунктами обробки для виконання необхідних творчих, формально-логічних та технічних операції з документами.
По відношенню до апарату управління розрізняють потоки вхідних;
вихідних та внутрішніх документів До параметрів потоків, які враховуються при організації документообігу належить:
· напрям потоку, який визначається пунктами відправлення та призначення;
· обсяг потоку, який визначається кількістю документів, які проходять за
· одиницю часу;
· структура потоку, яка визначається різновидом документів, авторством та
· іншими ознаками класифікованого поділу;
· режим потоку, який визначається періодом руху документів через пункти обробки.
До документообігу ставлять ряд вимог, які обов'язкові для дотримання в усіх установах:
· прямоточність руху документів, проходження документів найкоротшим шляхом;
· вибірковість розподілу документів між керівниками та спеціалістами відповідно до їх функціональних обов'язків;
· зумовленість переміщення документів діловою необхідністю, виключення непотрібних, дублюючих інструкцій та дій,
· одноманітність маршруту руху та складу технологічних операцій для масових категорій документів;
· однократність виконання кожної операції;
· паралельність виконання різних операцій.
При проектуванні документопотоку в установах складають схеми. Це дозволяє встановити раціональні маршрути та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних категорій та встановити на цій підставі порядок роботи з документами в установах.
Схема документообігу розробляється документаційною службою та погоджується з керівниками зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми документообігу керівник документацшної служби або установи. Схема може бути розроблена для всіх документів або для різних їх категорій.
Реєстрація документів - фіксація факту створення або отримання документу шляхом надання йому порядкового номеру та запису встановлених відомостей про нього. Вона необхідна для обліку, контролю та пошуку документів, придання йому юридичної сили.
В установі реєструють не всі, а найбільш важливі документи.
Обов'яаково реєструють:
· документи, які надходять з вищестоящих органів та які направляються до них;
· листи та запити народних депутатів;
· найважливіші внутрішні документи - накази, розпорядження, протоколи, плани, звіти, доповідні та пояснювальні записки, довідки тощо;
· звернення громадян;
· договори,
· найважливіше листування.
Частина документів, які створюються в установах та надходять до них, не реєструються:
· первинні документи бухгалтерського, матеріального, статистичного обліку та звітності;
· вітальні листи та телеграми,
· проспекти, запрошення, прейскуранти;
· норми затрат матеріалів;
· малозначиме листування з адміністративно-господарських, кадрових та інших питань;
· програми, повістки дня, наряди, заявки,
· документи, які надходять у копіях для відомостей;
· більша частина документів, що не потребують виконання.
Документи реєструють в установі один раз. Якщо відомості про документооборот необхідні структурним підрозділам, одночасно створюють декілька реєстраційних карток, кожну з яких передають в структурний підрозділ. Дчя реєстрації використовують єдині реєстраційні форми: реєстраційну картку та журнали.
Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні в день підписання.
В картці, яка складена на ініціативний вхідний документ, фіксують короткий зміст, дату та індекс відповідного документа, посаду та прізвище особи, яка підписала його. При відсутності письмової відповіді вказують ким, колії і як про це повідомлений автор документа. Наведений запис засвідчується підписом виконавця документа з вказівкою його посади, ініціалів та прізвища.
У картці, яка складена на ініціативний вхідний документ, в грифі вказують дат}' отримання відповіді на нього, індекс та короткий зміст листа автора, в ряді випадків - посада та прізвище особи, яка його підписала. Якщо відповідний документ відсутній, записують коли і яке рішення прийнято з розгляду питань. Запис засвідчується підписом виконавця документа із вказанням його посади, прізвища та ініціалів. Якщо в процесі виконання складався новий документ, вказують його дат}7 та індекс, посаду та прізвище особи, яка підписала, виконавець посвідчує цей запис із зазначенням своєї посади, ініціалів та прізвища.
Справа - це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи діяльності й уміщення в окрему обкладинку.
Формування справи - це визначення незалежності документів до певної справи та систематизація документів у середині справи.
Справи формують централізовано за місцем реєстрації документа у канцелярії підприємства.
Правила формування справ такі:
· у справу підшивають документи, роботу з якими закінчено;
· у справу підшивають оригінали чи копії, завірені в установленому порядку;
· документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різні справи;
· документи з одного питання підшивають в одну справу (у кожній справі або томі справи має бути не більше ніж 250 аркушів; може. бути кілька томів однієї справи);
· до справи вносять лише один примірник документа;
· кожний документ, внесений до справи, має бути належним чином оформлений (містити позначку про виконання документа й направлення його до справи);
· як правило, до справи вносять документи одного календарного року (навчального року, виборного періоду),
· у справу не підшивають документи, що підлягають поверненню, а також чернеток доку меш їв,
· у середині справи документи розтошовують у хронологічній (номерній) послідовності (документи, термін зберігання яких становить до 10 років включно, можна розтошовувати у зворотній хронологічній послідовності).
Статут підприємства та інші засновницькі документи вміщують в окрему справу.
Оформлення справ - це комплекс робіт з переплетення, нумерації сторінок, складення завірюваного напису, внутрішнього опису документів (у необхідних випадках), внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки (уточнення найменування організації, діловодного індексу та заголовку, дати справ та ін.).
Оформлення справ починається з моменту їх заведення в діловодстві та закінчується у процесі підготовки для передачі до відомчого архіву після закінчення календарного року, в якому вони були заведені.
Оформлення справ проводиться працівниками служби діловодства організації та структурних підрозділів, у веденні яких знаходяться заведення та оформлення справ.
Всі документи, які сформовані у справи постійного та тимчасового (більше 10 років) зберігання та з особового складу, повинні підшиватися або переплітатися. При підготовці документів до підшивки вилучаються шпильки, скрепки та інші металеві предмети.
Документи повинні підшиватися таким чином, щоб забезпечити можливість вільного прочитання тексту, дат, віз та резолюцій.
Після закінчення діловодного року передаються до архіву справи постійного та тимчасового (більше 10 років) зберігання та з особливого складу, які пройшли експертизу цінності, сформовані та оформлені вщповщно до вимог державного стандарту.
Передача справ до відомчого архіву здійснюється, як правило, за графіком-який складається завідувачем відомчим архівом (або особою, яка відповідає за архів) та попередньо погодженим з керівником структурних підрозділів, і затвердженим керівником установи.