2) четыре экземпляра накладной передаются в бухгалтерскую службу организации для регистрации в журнале регистрации товарно-транспортных накладных и подписи их главным бухгалтером или лицом, им на то уполномоченным;
3) бухгалтерской службой подписанные накладные возвращаются в отдел сбыта (другое аналогичное подразделение организации), где один экземпляр остается у материально ответственного лица (кладовщика) как оправдательный документ на отпуск товаров со склада, второй служит основанием для выписки счета-фактуры, третий и четвертый экземпляры накладной передаются получателю (покупателю). На всех экземплярах накладной получатель (покупатель) обязан поставить подпись, удостоверяющую факт передачи ему товаров;
4) при вывозе товаров через пропускной пункт (проходную) один экземпляр (четвертый) накладной остается в службе охраны, один из экземпляров (третий) - у получателя в качестве сопроводительного документа на груз (товаров);
5) служба охраны регистрирует накладные на вывозимую готовую продукцию в журнале регистрации грузов и передает их в бухгалтерскую службу по описи. Бухгалтерская служба делает отметки о вывозе в журнале регистрации накладных на вывоз (продажу) товаров;
6) бухгалтерская служба совместно с другими подразделениями организации (отделом сбыта, службой охраны и т.п.) систематически осуществляет выверку данных об отпущенных со товаров и других материальных ценностей с данными об их фактическом вывозе путем сопоставления данных соответствующих граф в журнале регистрации накладных на отпуск готовой продукции с накладными.
В приложении приведен график документооборота по учету расчетов с покупателями и заказчиками, применяемый в ООО «Рудничное» (приложение 13).
Рассмотрим хозяйственные операции в первичных документах:
Так, 14.12.07 г. для ООО «Хортен» был отгружен товар на сумму 1780770-73 руб. ООО «Рудничное» выписал накладную на отпуск № 483 (приложение 12) и счет-фактуру № 07870 от 14.12.07 г.
Таблица 7
Отпуск продукции ООО «Рудничное» ООО «Хортен» 14.12.07г.
| Наименование товара | Кол-во, кг. | Цена, руб. коп. | Стоимость товара без налогов, руб. коп. | НДС, руб. коп. | Сумма с НДС, руб. коп. |
| Мясо цыплят-бройлеров «Царская птица» кат. 1 замор. | 25923,750 | 58-15 | 1508243-78 | 150824-38 | 1659068-16 |
| Головы цыплят-бройлеров «Царская птица», замор. | 763,210 | 10-91 | 8326-62 | 832-66 | 9159-28 |
| Мышечные желудки цыплят-бройлеров «Царская птица» | 458,000 | 48-32 | 22130-56 | 2213-06 | 24343-62 |
| Ноги цыплят-бройлеров «Царская птица», замор. | 1796,350 | 10-91 | 19598-18 | 1959-82 | 21558-00 |
| Печень цыплят-бройлеров «Царская птица», замор. | 800,000 | 45-59 | 36472-00 | 3647-20 | 40119-20 |
| Шеи цыплят-бройлеров «Царская птица», замор. | 1014,360 | 23-77 | 24111-34 | 2411-13 | 26522-47 |
| Итого | 30755,670 | 1618882-48 | 161888-25 | 1780770-73 |
В бухгалтерском учете это отражается следующим образом:
Дебет счета 62-1 «Авансы полученные» Кредит счета 90 субсчет 90-1 «Выручка от продаж» - отражается сумма выручки от продажи продукции.
Дебет счета 62-1 «Авансы полученные» Кредит счета 68 «Расчеты по налогам» - НДС на сумму на основании счет-фактуры.
На основании накладных на отпуск готовой продукции и иных аналогичных первичных учетных документов организация (как правило, отдел сбыта) выписывает счета-фактуры по установленной форме в двух экземплярах, первый из которых не позднее 10 дней с даты отгрузки продукции (товара) высылается (передается) покупателю, а второй остается у организации-поставщика для отражения в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость.
Продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в котором хранятся в хронологическом порядке их вторые экземпляры, и книгу продаж, предназначенную для регистрации счетов-фактур, составляемых продавцом при совершении операций. Регистрация счетов-фактур производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. При получении денежных средств в виде авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок продукции (выполнения работ, оказания услуг) продавцом составляется счет-фактура, который регистрируется в книге продаж. При этом при отгрузке продукции (выполнении работ, оказании услуг) в счет полученных авансовых или иных платежей в книге продаж производится корректировочная запись, уменьшающая ранее начисленную сумму налога по этим платежам.
В случае частичной оплаты за отгруженную продукцию (выполненные работы, оказанные услуги) при принятии учетной политики для целей налогообложения по мере поступления денежных средств продавец регистрирует в книге продаж счет-фактуру на каждую сумму, поступившую в порядке частичной оплаты, с указанием реквизитов счета-фактуры по этой отгруженной продукции (выполненным работам, оказанным услугам) и пометкой по каждой сумме "частичная оплата".
Регистрация счетов-фактур с одинаковыми реквизитами в книге продаж у продавца допускается только в случаях поступления средств в порядке частичной оплаты, а также отгрузки продукции (выполнения работ, оказания услуг) под полученную сумму авансовых или иных платежей с соответствующей корректировкой (зачетом) ранее начисленных сумм налога по платежу.
В книге продаж регистрируются все счета-фактуры, составляемые продавцом при совершении операций, признаваемых объектами налогообложения. В конце месяце выводятся итоги и по книге продаж.
Синтетический учет расчетов с покупателями и заказчиками за отгруженную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги организация ведет на счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". На счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" отражается информация о расчетах с покупателями и заказчиками, в частности расчеты за: отпущенную абонентам электроэнергию, пар, воду и т.п.; выполненные для заказчиков работы (сданные или оформленные актами в установленном порядке) и оказанные услуги; отгруженные покупателям материальные ценности и другие активы. Счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" дебетуется в корреспонденции со счетами 90 "Продажи", 91 "Прочие доходы и расходы" и др. на суммы, на которые предъявлены расчетные документы.
Д-т 62 Д-т 90-1 – отражена задолженность покупателей и заказчиков при реализации продукции, работ, услуг.
Счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на сумму поступивших платежей, включая суммы полученных авансов, и т.п.
Д-т 50-1, 51, 52-2 К-т 62 – отражена оплата задолженности покупателем (заказчиком).
В случае соглашения о погашении обязательств зачетом взаимных требований счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" кредитуется в корреспонденции с дебетом счета 60 "Поставщики и подрядчики" или счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, списываются по каждому обязательству на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и отражаются по кредиту счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и дебету счета 63 "Резервы по сомнительным долгам" (при списании за счет резерва сомнительных долгов) или по дебету субсчета 91-02 "Прочие расходы" (при отнесении на финансовые результаты организации). Суммы долгов, нереальных для взыскания относятся на счет резерва сомнительных долгов по кредиту счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и дебету счета 63 "Резервы по сомнительным долгам". Если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в установленном порядке, они относятся на финансовые результаты организации по кредиту счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и дебету субсчета 91-02 "Прочие расходы".
В обеспечение обязательств по оплате ценностей покупатель может выдать собственный вексель. В этом случае задолженность по сделке продолжает числиться на балансе по цене договора и в бухгалтерском учете признается дебиторская задолженность с отсрочкой платежа. По субсчету "Векселя к получению" счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" на конец отчетного периода не может быть кредитового сальдо.
Таблица 8
Выписка из регистра синтетического учета по счету 62.1 «Учет расчетов по авансам полученным»
| Наименование покупателя | №, дата документа | Сальдо на 01.01 | Д-т 62.1 К-т 90.1 | Д-т 62.1 К-т 51 | Д-т 68 К-т 62.1 | Сальдо на 31.12 |
| ООО «Синтез» | п\п № 776 | 274056-89 | 304209-64 | 46404-86 | 46404-86 | |
| ОАО «»Софит-М | п\п 774 | 3156-91 | 3725-15 | 568-24 | 1038-76 | |
| ООО «Хортен» | м\о 00789 | 92729-34 | 109420-62 | 16691-28 | 16691-28 | |
| ООО «Синергия» | м\о 00987 | 798-82 | 942-60 | 143-78 | 143-78 | |
| ООО «Модус» | 6866-72 | 8102-73 | 1236-01 | 1236-01 | ||
| ООО «Актив-Л» | 2154-24 | 2542 | 387-76 | 387-76 | ||
| Итого | 1782396-15 | 426400-74 | 9632-71 | 66551-26 | 1413312-71 |
По субсчету "Авансы полученные" счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" на конец отчетного периода не может быть дебетового сальдо. При журнально-ордерной форме учета движение готовой продукции регистрируется в соответствующем журнал-ордер - журнал-ордер "Учет отгрузки и реализации" ( таблица 5). Как свидетельствуют данные журнала-ордера № 11 "Учет отгрузки и реализации" (корреспонденция счетов) в декабре 2007 года ООО «Рудничное» были совершены следующие операции по реализации продукции: