Реорганизация бизнес-процессов при изменении информационной системы в крупной организации (стр. 2 из 6)

область деятельности организации (появление новых процессов или исчезновение старых). Изменение деятельности приводит к изменению процессов, в процессах требует изменения в системе.

функциональность системы (набор функций, которые может поддерживать система - от обработки информации до конкретных процессов, которые можно отслеживать в системе). Напрямую связана с областью деятельности организации и размером бизнеса. При изменении деятельности организации происходит изменение функциональности системы, при изменении размера бизнеса может возникнуть или отпасть необходимость систематической и электронной регистрации информации (например, если фирма производит всего несколько отгрузок в день, то не надо хранить статистики по тому, как качественно прибывает транспорт к заказчику - во время/ не во время, если же фирма отгружает по 40-50 или более грузовиков к заказчикам, то в этом случае просто необходимо вести статистику по количеству опозданий и работать по улучшению показателей, иначе качество сервиса может начать постепенно ухудшаться, что потенциально может привести к потере покупателей).

моральное устаревание системы (старая версия меняется на новую). Достаточно распространенная ситуация; часто бывает так, что новая версия информационной системы не только удобней в использовании, но и предоставляет более совершенные технические характеристики и более широкую функциональность.

политика организации относительно стандартизации процессов в разных отделениях организации (подведение всех процессов под один стандарт и как следствие установка стандартной информационной системы). Данная причина характерна для компаний с большим количеством филиалов. Если компания стремится к стандартизации бизнес процессов (что имеет ряд существенных преимуществ, таких как экономия на использовании единого формата процессов и обработки данных, внедрение передового опыта, экономия при организации бизнес процессов в новых филиалах, широкие возможности для развития и перемещения сотрудников между филиалами и т.д.), то для нее кроме организации единого стандарта реализации бизнес процессов еще и необходимо установить единую систему, которая будет являться механизмом по реализации стандартного подхода, а также инструментом интеграции данных для анализа.

интеграция различных областей деятельности организации (пример - интеграция в одну системы бухгалтерии и логистики). Данная причина связана с возможностью экономии на затратах ресурсов по ведению данных при объединении разных процессов, регистрируемых в организации на системном уровне.

престижность использования новой системы. Может являться конкурентным преимуществом для организаций, работающих в сфере информационных технологий или услуг (особенно в сфере услуг по предоставлению информации).

Область изменения информационной системы

Под областью изменения информационной системы предлагается понимать ту сферу информационной системы, которая относится к определенной системе бизнес процессов в деятельности организации. Основываясь на опыте, полученном автором во время работы, можно определить следующий базовый набор сфер информационной системы:

логистика

бухгалтерский учет

финансовый анализ

учет кадров

маркетинг

продажи/ покупатели

отчетность

Вряд ли есть смысл описывать составляющие каждого элемента предложенного базового набора, потому что во-первых, каждая организация обладает своей уникальной спецификой, а следовательно далеко не каждая организация идеально подпадала бы под детально расписанный базовый набор, а во-вторых, описание потребовало бы слишком много внимания, что изменило бы внутреннюю логику данной работы и ее цель - описание изменений, которые могут возникнуть в организации с изменением информационной системы.

Масштаб вовлечения ресурсов.

Изменение информационной системы можно также охарактеризовать с точки зрения тех ресурсов, которые вовлечены в процесс изменения информационной системы и соотношения вовлеченности этих ресурсов. Под ресурсами автор предложил бы понимать следующие неотъемлемые составляющие любого проекта, в том числе и проекта по изменению информационной системы:

люди

время

набор функций, которые предстоит поменять/ внедрить

стоимость (бюджет).

Важную роль здесь играет соотношение вовлеченности ресурсов в проект. Это является своего рода качественным показателем стиля проведения изменений в компании, а также может позволить оценить эффективность менеджмента, применимого к проекту - естественно при детальном изучении данного конкретного проекта. Если управление проектом организовано грамотно и детально продумано, соотношение вовлеченности ресурсов может дать представление о том,

насколько проект является сложным с технической точки зрения,

насколько сложным является сам процесс изменения информационной системы,

насколько интенсивными или даже агрессивными являются планы по реализации проекта,

насколько дорогостоящим является проект,

насколько в целом проект важен для организации и т.д.

Если рассматривать масштаб вовлечения и использования ресурсов, то здесь ключевым будет определение того, насколько велик он для организации. Учитывая, что невозможно указать общие характеристики и критерии того, какое вовлечение ресурсов в абсолютном выражении является большим, а какое нет, можно предложить использовать набор субъективных факторов, которые могут дать основу для определения величины масштаба использования ресурсов. К таким факторам можно отнести следующие:

доля сотрудников компании, принимающих непосредственное участие в проекте,

доля сотрудников компании, в той или иной степени вовлеченных в проект,

количество функций, которые будут поддерживаться новой информационной системой (если это не отторжение определенного набора функций существующей системы),

качественное содержание функциональности, ее сложность и охват бизнес процессов,

доля бюджета, отведенного на реализацию проекта,

стоимость проекта относительно стоимости других проектов, осуществляемых в организации в настоящий момент,

временные рамки проекта, его длительность.

Соответственно на основе вышеперечисленных факторов масштаб вовлеченности ресурсов можно условно разделить на

большой,

средний и

маленький.

Позиционирование типа изменения информационной системы:

С нашей точки зрения для определенных целей имеет смысл проводить позиционирование типа изменения информационной системы. Это можно делать для того, чтобы иметь возможность сравнения планируемого проекта с аналогичным, проводимым ранее данной или другой компанией. Этот формальный механизм может оказаться очень полезным, так как помогает быстро определить, с какой степенью точности можно перенимать опыт при анализе аналогичного проекта. Естественно тщательное изучение одного или нескольких других проектов очень полезно, а в некоторых случаях может помочь в значительной экономии средств, но при первоначальной оценке необходимо получить некое формальное представление о том, какого рода проект предстоит провести организации и в каком соотношении с другими подобными проектами он находится.

Предлагаемая матрица содержит два типа изменений, которые выражают своего рода “степень серьезности“ проекта, то есть масштаб вовлеченности ресурсов и величину или степень данных изменений, то есть вид изменения информационной системы (рис 2.1).

При этом данное позиционирование должно проводиться вместе с анализом области изменения информационной системы, то есть качественным анализом проводимых изменений. Качественный анализ - неотъемлемая часть определения набора функциональности проекта в начальной его стадии, а также основа при планировании данного проекта.

МАСШТАБ ® ВИД ¯ ¯ ®	большой	средний	маленький
установка с нуля
полная смена системы
расширение функций
отчуждение функций
пристройка системы
установка интерфейса

рис. 2.1. Матрица для позиционирования типа изменения информационной системы.

Принципы планирования проекта по изменению информационной системы

Планирование проекта является базовым процессом, на основе которого происходит все развитие и реализация проекта. Планирование можно разбить на два типа: начальное планирование и планирование в процессе осуществления самого проекта. Начальное планирование начинается после того, как делается вывод о необходимости проведения изменений в информационной системе организации и заканчивается, когда план проекта согласован со всеми участниками проекта, от которых будет зависеть его реализация (менеджеры проекта и функциональных групп, которых коснется изменение информационной системы). Планирование в процессе осуществляется при необходимости внесения изменений в проект и является рабочим процессом, зависящим от выполнения планов реализации проекта. Рассмотрим детальнее каждый тип планирования проекта.