Кожна господарська операція, в тому числі надходження товарів повинна бути оформлена документально. Згідно з пунктом 7 „Закон про бухгалтерський облік і фінансову звітність”, кожен документ повинен мати такі основні реквізити:
- Назва документу (форма);
- Код форми;
- Дата складання;
- Зміст господарської операції
- Одиниця виміру (кількісному та вартісному вираженні);
- Назва посад осіб, відповідальних за проведення господарських операцій і правильність її оформлення;
- Особисті підписи ат їх розшифрування.
Також можуть бути включені додаткові реквізити. Документи заповнюються в момент проведення операції, а якщо це не можливо безпосередньо після закінчення операції.
Для отримання товарів від постачальників представнику підприємства (експедитору) видається довіреність (форма № М-2) (додаток 2). Всі довіреності реєструються в момент видання в спеціальному журналі. Довіреність виписується тільки бухгалтером на конкретну фізичну особу з вказівкою строку в дійсності і назви цінностей, які повинні отримати. На довіреності повинен бути підпис експедитора, яка повинна завірятись бухгалтером і керівником з відтиском печатки підприємства. По довіреності представник підприємства може отримати товар безпосередньо від постачальника з випискою одночасно відгрузочних документів.
Основними документами, на основі яких отримують товари, рахунки – фактури, товарно-транспортні накладні і торгівельно-закупівельні акти. Товарно-транспортні накладні виписуються при постачанні товарів автомобільним транспортом (додаток 3), в інших випадках виписуються рахунки-фактури. Рахунки-фактури реєструються в книзі продажу і в книзі покупок.
Рахунки-фактури заповнюються підприємством, постачальником на ім’я підприємства покупця в двох екземплярах, перши із яких не пізніше десяти днів здати відгрузки товарів чи передплати (авансу) придивляється постачальником покупцю і дає право на залік сум по податку на додану вартість. Другий – екземпляр рахунок-фактура (копія) залишається у постачальника для відображення в книзі продажу.
В рахунку-фактурі повинні бути вказані:
- Порядковий номер рахунка-фактури;
- Назва і реєстраційний номер постачальника товарі;
- Назва одержувача товарів;
- Вартість (ціна) товарів;
- Сума податку на додану вартість;
- Дата придявлення рахунка-фактури.
Рахунок-фактура підписується керівником і головним бухгалтером постачальника, а також особою відповідальною за відпускання товарів і ставиться печатка організації.
В рахунку-фактурі не допускаються помарки і виправлення. На крайній випадок виправлення завіряють підписом керівника і печаткою підприємства постачальника з вказівкою дати виправлення.
Отримані і видані рахунки-фактури зберігаються окремо в журналі обліку рахунків фактур на протязі повних п’яти років з дати її отримання. Вони повинні бути підшиті і пронумеровані.
Покупці товарів ведуть журнал обліку отриманих від постачальника р рахунків-фактур і книгу закупок. Книга закупок потрібна для реєстрації рахунків-фактур в цілях розрахунків сум податку на додану вартість. Рахунки-фактури, пред’явленні постачальниками, повинні бути зареєстровані в книзі закупок в хронологічній послідовності після оплати і оприбуткування отриманих товарів. Книга закупок повинна бути прошнурована сторінки пронумеровані і стояти печатка. Контролює правильність ведення книги керівник підприємства, чи його заступник. Книга закупок зберігається у покупця на протязі повних п’яти років з дати останнього запису.
В залежності від особливостей товарів до товарно-транспортних накладних чи рахунків фактур можуть додаватися документи, які свідчать про кількість товарів або їх якість (якісні свідоцтва, сертифікати, довідки про результати лабораторних аналізів).
Закупка товарів від населення оформляється закупівельними актами, також складається товарно-транспортні накладні і рахунки-фактури.
Бухгалтерія торгового підприємства повинна контролювати своєчасність оприбуткування товарів і правильність їх оплати. Контроль починається з моменту оплати товарів, а якщо товари надходять раніше оплати – з моменту їх фактичного надходження. Контроль базується на порівнянні двох показників:
Х – сума сплачена постачальнику за товари;
Y – вартість по закупній ціні товарів, отриманих від постачальника і оприбуткованих матеріально відповідальними особами.
Х визначається на основі документів, додаток на виписки банку з розрахункового рахунку чи докладу касира, а Yна основі супроводжуючих документів, доданих до докладу матеріально відповідальної особи.
- Це порівняння має п’ять ситуацій:
- Товари отримані і оплачені.
- Передплата грошей
- Недоплата грошей
- Товари надійшли, але ще неоплачені
- Товари оплачені, але ще неотриманні.
Якщо є Х, а немає Y, то це означає, що гроші постачальниками перераховані, але товари ще не оприбутковані. Обернена ситуація означає, що товари оприбутковані, але ще неоплачені. Порівняння Х і Y відбувається у кожній партії надійшовши товарів окремо.
На практиці в умовах ручного ведення обліку використовуються в основному два способи бухгалтерського контролю за повнотою і своєчасністю оприбуткування товарів, а також за правильністю їх оплати:
Перший спосіб – ведення позиційного облікового регістру по рахунку 63 „Розрахунки з постачальниками і підрядчиками”.
Другий спосіб – без реєстраційний.
В великих організаціях використовується перший спосіб, який оснований на об’єднанні аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та синтетичного обліку. При журнально ордерній формі таким обліковим регістром є журнал - ордер по кредиту рахунку 63 „Розрахунки з постачальниками і підрядчиками” з дебетовою відомістю. Даний регістр відкривається кожен місяць. В дебетовій відомості відображується оплата товарів, а в журналі ордерів оприбуткування товарів. Операції в облікових регістрах відображається позиційним способом – на одному і тому ж рядку обох частин записують кадетові суми, які означають оприбуткування товарів і дебетові показники, які означають оплату товарів.
Облік розрахунків з постачальниками з веденням позиційного облікового регістру дуже клопіткий, потребує великої кількості записів. В роздрібній торгівлі най ефективніший без реєстраційний спосіб обліку розрахунків з постачальниками. Розрахункові документи об’єднані з товарами, про що роблять помітку в особливій частині товарного обліку, тобто вказується форма оплати. По закінченню місяця на основі не закритих позицій в товарній доповіді складається відомість оприбуткування по товарам, які не були оплачені. В відомості вказується код постачальника і торгові одиниці, дата і номер товарного документу, вартість товару, транспортні затрати, сума оплати. У відомості оприбуткованих, але не оплачених товарів в наступному місяці роблять помітки про оплату товарів. Без реєстраційний спосіб обліку розрахунків з постачальниками дуже простий і забезпечує оперативний контроль за оприбуткуванням і оплатою товару. Він виключає подвійну реєстрацію, як по оплаті товарів, так і по оприбуткуванню товарів.
При комп’ютерній обробці: контроль відбувається автоматично на основі об’єднання двох масивів – інформацію про оплату товарів і про оприбуткування їх матеріально відповідальними особами. При використанні ПОЕМ автоматично визначається своєчасність оплати товарів, що складає своєчасні принципи викладання інформації по відхиленню від нормального ходу господарського життя. Відомості про оплачені розрахункові документи накопичуються в пам’яті ПОЕМ і використовують для складання регістрів синтетичного обліку.
Незалежно від способу оплати і доставки порядок оприбуткування товарно-матеріальних цінностей повинен відповідати деяким вимогам. В будь якому варіанті отримання товарів у постачальника чи будь якому варіанті доставки їх пред’являють матеріально-відповідальній особі для оприбуткування. Оприбуткування на складі проводиться методом прямого обліку, зважені, виміру і зовнішнього обліку, з ціллю виявлення збігу даних супроводжуючих документів. В разі виявлення в процесі оприбуткування товарів нестач, надлишків, пересортування, не відповідність якості чи надходження цінностей без супроводжуючих документів постачальника створюється комісія, яка складає Акт про встановлену розбіжність в кількості при прийому товару, Акт про прийом товару по якості, або Акт на оприбуткування товарів, що надійшли без рахунку постачальника. Про складання акту роблять помітку на всіх екземплярах товарно-транспортних накладних. Акти складаються в 3-х екземплярах: один екземпляр залишається на підприємстві, яке прийняло товари, другий – вручають під розписку на першому екземплярі представнику постачальника і повертається йому при пред’явленій претензії, третій екземпляр представляють в бухгалтерію. Акт підписують представник організації, яка приймає і представник постачальника. Цей акт є основним документом, на підставі, якого постачальнику можуть бути пред’явлені відповідні претензії.
При виявленні під час прийому цінностей нестачі на її розмір зменшується вартість товарів надійшовши на підприємство, а відповідні суми відображаються в складі розрахунків по претензії або нестачі і витратам від псування цінностей, а також розрахункам по відшкодуванню матеріального збитку по товарам. Надійшовши з товаром тара також оприбутковується. На тару і тароматеріали, отриманні від розпакування товару, і на тару, надійшовши в упаковці, яка входить до складу ціни товару і не відображена окремо в рахунках постачальників, складається Акт на оприбуткування тари, не вказаний в рахунку постачальника. Акт складається комісією в складі директора торгового підприємства (або його заступника), матеріально-відповідальної особи в одному екземплярі, який передається в бухгалтерію з товарним звітом.