Порядок відображення в обліці нестач і втрат від псування товарів, які виявлені при прийомі, залежать від багатьох факторів (винних осіб, умов договору постачання, часу оплати та ін.). Якщо винуватцем нестачі або псування є постачальник і умовами договору постачання передбачено в цьому випадку відмову від сплати невистачаючих (зіпсованих) товарів, а гроші за товар постачальнику ще не перераховані, то покупець при оплаті товарів зменшує суму сплати на вартість цих товарівзменшує суму плати на вартість цих товарів. Іншими причинами нестачі товарів може бути звичайна втрата товарів при їх перевезенні, норміруємі втрати від биття товарів в скляному посуді, крадіжка в дорозі і т.п. суми нестач списуються в установлених нормах звичайних втрат.
При надходженні товарів якщо розбіжність кількості і вартості надійшовши товарів з супроводжуючими документами постачальника не знайдено, то прийомна оформляється на рахунку-фактурі або іншому документі шляхом проставлення спеціального штампа і підписом матеріально-відповідальних осіб на цих документах. Необхідні підписи приймаючого і того хто здає документ. Якщо тільки один підпис документ не дійсний.
Товари які надходять в роздрібну торгівлю, оприбутковуються в день їх надходження на підставі рахунків-фактур, товарно-транспортних накладних або інших супроводжуючих документів за назвами товарів в вартісному вираженні.
Облік товарів в роздрібній торгівлі ведеться на рахунку 28 „товари”. Облік товарів на цьому рахунку проводиться по роздрібним або продажним цінам. Різниця між вартістю товарів по роздрібним або кінцевим продажним цінам і їх покупною вартістю враховується на рахунку 28 субрахунок 5 „Торгова націнка” по товарам в роздрібних підприємствах.
Надійшовши товари і тара від постачальників, затверджені підписом матеріально-відповідальних осіб в документах (рахунках-фактурах, товарно-транспортіних накладних та ін.), оприбутковуються в бухгалтерськом обліку записом:
Дебет рахунка №28, субрахунка 2 „Товари в торгівлі” (по роздрібним і кінцевим продажним цінам).
Кредит рахунка №63 „Рахунки з постачальниками і підрядчиками – на покупну вартість товарів і тари”.
Якщо товари враховуються на рахунку 28 по продажним цінам, то на суму торгової надбавки, розрахованої по її середньому відсотку від вартості фактично надійшовшого товару, роблять додатковий запис:
Дебет рахунка №28 (282), субрахунок 2 „Товари в торгівлі” (по роздрібним і кінцевим продажним цінам).
Кредит рахунка „285 „Торгова націнка”. Відповідно до договору в рахунок-фактуру чи товарно-транспортну накладну можуть бути включені транспортні витрати, які оплачує покупець. На цю суму, крім вище вказаного запису на оприбуткування товарів і тари, проводиться запис на відображення росходів по доставці товарів:
Дебет рахунка 93 „Витрати на збут”
Кредит рахунка 63 „Розрахунки з постачальниками і підрядчиками.”
Виявлені при прийомі цінностей втрати товарів в дорозі, оформлені документами і підтверджені документами і затвердженні в установленому порядку, спочатку відображаються на рахунку 947 „Недостачі і витрати від псування цінностей”. В майбутньому нестачі з рахунка 947 списують на витрати звертання по покупним цінам записом:
Дебет рахунка 93 „Витрати на збут
Кредит рахунка №947 „Нестачі і витрати від псування цінностей”
На суму не став в нормі звичайних витрат і витрат від биття.
Якщо при прийомі товарів виявлена нестача товарів за провиною постачальників або ареалів транспорту, на підставі відповідальних документів сума нестачі записується по покупним цінам в дебет рахунка №374 „Розрахунки по претензіям”. Після проведених записів по кредиту рахунка №63 „розрахунки з постачальниками” буде відображена сума, яка повинна бути заплачена постачальнику.
В аналітичному обліку записи проводяться по дебету або кредиту відповідних матеріально-відповідальних осіб.
3 Облік реалізації товарів
Реалізація товарів в роздрібних торгівельних підприємствах проводять по готівковому розрахунку. Облік товарів на підприємствах роздрібної торгівлі, які реалізують товари населенню, ведуть в сумовому або кількісно-сумовому вираженні. Документам не оформлення продажу товарів за готівковий розрахунок залежить від форми обслуговування покупців і порядку отримання готівки від них.
За нормативними актами в усіх місцях роздрібної торгівлі повинні бути встановленні контрольно-касові машини. Вони повинні буди зареєстровані в податковій інспекції і бути справжніми. Робота з контрольно-касовими машинами повинна проводитися з відповідними документами. Всі розрахунки з населенням повинні супроводжуватися наданням касових чеків. Вартість товару покупцем оплачується в касу. Гроші отримують касири-операціоністи . на касовій машині вибивають чек, а копія чека друкується на її контрольній стрічці. Продавці відпускають товар на суму вказану на чекові. Касові чеки зберігають на протязі дня на наколках, а в кінці дня підраховують і визначають суму виручки за день. Ця сума повинна відповідати даним показникам на лічильниках касового апарата. По невикористаним чекам гроші повертають покупцям після відповідного напису завідувача магазином, а від суми по поверненим чекам. Реалізація товарів може проводитися по накладним (додаток 3). На підставі довіреності покупця товарів може проводитися продаж товару з підзвіту матеріально-відповідальної особи.
На підприємствах самообслуговування з наступною оплатою товару гроші отримує касир-контролер. При такому порядку основним документом, який залишається на підприємстві і де фіксуються дані про реалізацію, ° контрольна касова стрічка.Виручка від реалізації визначається по показникам лічильників касової машини з урахуванням акту про повернення грошевих сум покупцям по не використаним касовим чекам.
Всі операції руху виручки касира записуються в книгу касира операціоніста. В ній відображають показання лічильників касової машина на початок і кінець робочого дня, суму виручки за день, здану виручку готівкою і оплачені документи, суму чеків, повернених покупцям, а також відхилення (нестачі, надлишків) між показниками виручки по лічильникам і фактичною кількістю грошей і грошевих документів у касира. Правилами експлуатації контрольно-касових машин передбачено, щоб використати касові чеки зберігалися у матеріально-відповідальних осіб не менше 10 днів з дня продажу по них товарів у перевірки товарного звіту бухгалтерію. Зняти з касового апарату використані контрольні стрічки в оплаченому виді повинні зберігатися в бухгалтерії чи у директора магазину на протязі 15 днів після затвердження результатів останньої інвентаризації, а вразі нестачі до закінчення перегляду справи.
Результати роботи каси кожен день підтверджують своїми підписами директор і касир магазину.
В бухгалтерію кожен день надається звіт по касі. Контролем кас, які установленні в торговому залі здають виручку на її суми оприбутковані касові ордера і квитанції при них (додат.) квитанції до приходного касового ордеру на суму зданої в касу виручки разом з товарним звітом служать підставою для списання вартості реалізованих товарів з підзвіту матеріально-відповідальних осіб. Ордер, старші касири разом зі своїми касовими звітами здають, а виручку відправляють в банк для зарахування на розрахунковий рахунок підприємства. Завідувачі віддавали, секціями магазину на підставі приходних і розхідних документів складаютьсь товарні звіти в установлені головним бухгалтером сроки здають їх в бухгалтерію. Звіти після перевірки і бухгалтерської обробки являються підставою для записів даних про рух товарно-матеріальних цінностей в облікові регістри.
Товарний звіт складають на банках товарно-грошевого звіту в основному аналогічним способом.
Відрізняються лише заповненням розхідної частини звіту, де реалізація по готівковому розрахунку відображаються на підставі показників лічильника касових машин в сумі фактично отриманої виручки касиром від покупців. Якщо при підрахуванні чеків в кінці дня будуть виявленні розбіжності суми чеків, які є у матеріально-відповідальної особи, і показників лічильників, то складається спеціальний „Акт перевірки чеків на реалізовані товари в секціях магазинів”.
Звіт про каси складає касир торгівельного підприємства щоденно в установленій формі. В графі „Прихід” записується надійшовши виручка від реалізації товарів по відділам (секціям) на підставі показників касових лічильників, записаних в книзі касира-операціоніста. Якщо було повернення грошей по не використаним чекам, то сума виручки відображується в звіті за виключенням грошей , повернених покупцям. В графі „Розхід” записують суми по кожному документу окремо на здачу грошей в банк, видачу заробітної плати і другі виплати, з виручки. Звіт складається в двох екземплярах, один з яких разом з документами здають в бухгалтерію під розписку на другому екземплярі.
Більшість товарів реалізується по вільній ціні, які підрозділяють на відпускні і роздрібні. Вільні ціни установлюються виробниками по договору з покупцями товарів і установлюються продавцем роздрібної торгівлі, який проводить реалізацію населенню виходячи: з вільних відпускних цін виробника, торгових надбавок, які включають оптові надбавки, а також інші витрати зв’язані з доставкою товарів до роздрібних підприємств, зберіганням і продажем товарів про роздрібній ціні, прибуток. Різниця між вартістю товарів реалізуючим (вільним відпускним, вільним роздрібним) цінам або роздрібною торговою надбавкою ° покупна вартість. Поверх неї можуть оплачуватись тара і транспортні витрати, які відображуються в супроводжуючих документах постачальники окремими позиціями.