Працівники підприємства, які отримали авансом готівку з каси на відрядження, господарські витрати тощо, називаються підзвітними особами. Керівник ТОВ “АФЕНИ” направляє працівника у відрядження, оформлюючи наказ у якому зазначається: пункт призначення, назва підприємства чи організації, куди направляється працівник, термін і мета відрядження.
Посвідчення про відрядження – це документ, який видається працівнику підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи (у відрядженні).
В ТОВ “АФЕНИ” ведуться спеціальні журнали обліку працівники, які направляються у відрядження, а також працівників, які прибувають із відрядження.
Видача готівки підзвітним особам проводиться на підставі розпорядження керівника. При цьому оформлюють видатковий касовий ордер. Про суму виданого авансу робиться помітка в посвідченні про відрядження. Список осіб, котрі мають право на одержання готівки під звіт на господарські потреби, затверджується керівником ТОВ “АФЕНИ”.
Після повернення з відрядження, працівники, котрі одержали готівку під звіт, у встановлений термін зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені суми. До авансового звіту повинні бути додані всі виправдовуючі документи, а саме: акти закупки, акти на списання представницьких витрат в межах передбачених норм з доданням відповідних документів на оплату рахунків ресторанів, кафе, готелів тощо, квитанції, чеки, рахунки магазинів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки. Слід зазначити, що обов'язковими реквізитами авансового звіту є резолюція керівника підприємства (уповноваженої ним особи) про затвердження вказаної суми витрат, а також його підпис.
Після складання звіту визначається різниця між сумою одержаного авансу та фактичними витратами, що мали місце під час відрядження. Якщо різниця є позитивною, то залишається сума невикористаного авансу, а якщо від'ємна – то це означає, що працівник витратив частину власних грошових коштів (здійснив перевитрату авансової суми). Дана перевитрата повинна бути відшкодована працівнику з каси підприємства.
У випадку, якщо підзвітною особою не надано авансового звіту та відповідних виправдовуючих документів у встановлені строки чи нею не повернено до каси залишки невикористаних сум авансів, то в такому випадку бухгалтерія має право утримати таку заборгованість із нарахованої заробітної плати в порядку відповідно до чинного законодавства. Дане положення застосовується лише за умови, що сума авансу видана у національній валюті України на господарські потреби чи втрати на відрядження.
До обліку приймаються авансові звіти, які є арифметично перевіреними за змістом і затверджені керівником підприємства. Бухгалтер обробляє авансові звіти, при цьому він проставляє на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають призначенню авансу.
Покупці виплачують аванси для того, щоб продавець міг почати виконувати умови укладеного договору. Роботи, головним чином будівельні і науково-дослідні, виконуються по договорах підряду. Одержавши аванс, підрядчик приступає до робіт і здає їх вроздріб (етапам), виставляючи по закінченні кожного етапу проміжний рахунок. При цьому з вартості етапу віднімають частку вже раніше сплаченого авансу. Це називається заліком. Прибуток у виконавця робіт виникає в міру здачі етапів.
При організації бухгалтерського обліку заборгованості перед покупцями і замовниками по авансах отриманим необхідно враховувати два важливих моменти: по-перше, надходження якого майна може розглядатися як аванси і по-друге, у якій оцінці повинні бути відбиті зазначені зобов'язання в балансі.
По першому питанню необхідно відзначити, що відповідно до нового плану рахунків по кредиту рахунка 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками" відбиваються кошти, отримані як попередню оплату за продукцію, товари, роботи, послуги в кореспонденції з рахунками обліку коштів.
Друге запитання стосується двох областей, з одного боку, взаємозалежних і взаємообумовлених, з іншого боку, самостійних, - методології бухгалтерського обліку й оподатковування.
Відповідно до нового плану рахунків на рахунку 36 "Розрахунки з покупцями і замовниками" відбивається інформація про суму коштів, отриманих від покупця, замовника в рахунок попередньої (повної чи частковий) оплати за продукцію, товари, роботи, послуги. Іншими словами на даному рахунку відбиваються розрахунки між підприємством і покупцями, замовниками. Розрахунки між контрагентами містять у собі не тільки ціну безпосередньо за товар, роботу, послугу, але і суми податку на додаткову вартість, акцизи, податку з продажів. Тому оцінка зобов'язань перед покупцем, замовником по попередній оплаті повинна бути зроблена з урахуванням сум податку на додаткову вартість.
Дата одержання коштів у рахунок оплати продукції, товару, робіт, послуг (у тому числі і попередньої) визначає дату виникнення зобов'язань перед бюджетом.
Деякі фахівці в області бухгалтерського обліку вважають необґрунтованим заниження зобов'язань перед покупцями по попередній оплаті продукції, товарів, робіт, послуг на суму податку на додаткову вартість і пропонують як джерело покриття витрат по перерахуванню в бюджет сум податку на додаткову вартість з авансів отриманих використовувати прибуток, що залишився в розпорядженні підприємства.
Дане рішення вирішує тільки одну задачу - приводить у відповідність з дійсним станом оцінку зобов'язань перед покупцем, замовником по авансах отриманим. Однак проблему джерела покриття витрат на оплату податку не можна визнати вирішеної. Виникають додаткові питання: чому за рахунок власних джерел повинні покривати ці видатки підприємства, що робити, якщо власних джерел немає?
Підлягаюча перерахуванню в бюджет сума податку на додаткову вартість з авансів отриманих, у наступних періодах буде виключатися з зобов'язань перед бюджетом по ПДВ. З такої організації розрахунків з бюджетом по податку можна зробити два висновки. По-перше, такий порядок аналогічний порядку розрахунків з бюджетом по ПДВ, оплачуваному постачальникам і підрядчикам. По-друге, розрахунки з бюджетом по ПДВ з авансів отриманих до моменту заліку авансів при реалізації продукції (робіт, послуг) залишаються по економічному змісті розрахунками з бюджетом, і можуть бути закриті тільки при заліку авансів, отриманих у рахунок оплати за договором за відвантажені продукцію, товари, виконані роботи, зроблені послуги.
Для цілей оподатковування дата реалізації товарів (виконання робіт, надання послуг) визначається в залежності від прийнятої облікової політики. Якщо підприємство установило дату виникнення податкового зобов'язання в міру відвантаження і пред'явленню покупцю розрахункових документів, то зобов'язання виникає при настанні найбільш ранньої з наступних дат:
- день відвантаження товару (виконання робіт, надання послуг);
- день оплати товарів (робіт, послуг).
Якщо підприємство установило дату виникнення податкового зобов'язання в міру надходження коштів, то зобов'язання перед бюджетом виникає на день оплати товарів (робіт, послуг). При цьому оплатою товарів (робіт, послуг) визнаються надходження коштів на рахунки платника податків або його комісіонера, чи повірника агента в чи банку в касу організації (комісіонера, чи повірника агента), у тому числі у виді авансових чи інших платежів у рахунок майбутніх постачань товарів (виконання робіт, надання послуг).
Досить часто в практичній діяльності підприємства використовують при погашенні зобов'язань за договором купівлі-продажу, постачання, підряду, надання послуг векселя третіх облич.
Самим складним моментом у цьому випадку вважається наступний: чи Можна вважати оплату векселем кінцевою оплатою й угоду завершеної чи ми маємо справу просто з відстрочкою в погашенні заборгованості?
Оплата власним векселем визнається завершенням угоди, а не відстрочкою в її виконанні, утім, якщо моментом реалізації для цілей оподатковування вважається оплата, то до настання цієї оплати товари не вважаються проданими.
При одержанні векселя в оплату за відвантажений на адресу покупця товар, розрахунки виробляються також не коштами і тому при оцінці дебіторської заборгованості необхідно керуватися положеннями.
Величина дебіторської заборгованості по договорах, що передбачає виконання зобов'язань (оплату) не коштами, приймається до бухгалтерського обліку по вартості товарів (цінностей), отриманих чи підлягаючих одержанню організацією. Іншими словами, номінальна вартість отриманого векселя визначає величину дебіторської заборгованості.
У практиці використання векселів як засіб платежу існують два види векселів: товарний і фінансовий. В даний час економічна сутність цих двох видів не розмежована. Дотепер існують різні підходи до визначення фінансового векселя.
Визначення фінансового векселя: фінансовим вважається вексель, придбання якого не зв'язане з оплатою товарів (робіт, послуг), чи вексель раніше придбаним шляхом оплати реальними коштами. Під фінансовим вкладенням варто розуміти також вексель третього обличчя, отриманий в оплату за реалізовану продукцію (товари, роботи, послуги).
Важливість і актуальність питання визначення поняття "фінансовий вексель" обумовлені не тільки і не стільки проблемами формуванням інформації про оцінку фінансових вкладень і дебіторської заборгованості. Уся суть проблеми зводиться до визначення оподатковуваної бази для розрахунку податку на додаткову вартість і податку на прибуток.
Аналіз поняття "фінансовий вексель" приводиться в главі по оцінці фінансових вкладень, тому що саме на оцінку фінансових вкладень впливає поняття "фінансовий вексель". У даній же главі відзначимо, що визнання векселя третього обличчя, одержуваного за договором у рахунок оплати продукції, товарів, робіт, послуг, як "фінансового векселя" не змінить загального підходу до оцінки дебіторської заборгованості, що відповідно до пункту повинна бути дорівнює вартості одержуваного, але не переданого майна.