заверительной надписи «Верно» (без кавычек) от нулевого положения табулятора;
наименования должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилии). Эти сведения указывают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого положения табулятора;
даты заверения, проставленной под наименованием должности.
Например:
Начальник канцелярии личная подпись А.А. Архарова
18.12.2000
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она заверяется простой (канцелярской печатью); если выдается на руки гражданину для защиты его интересов в суде - заверяется гербовой печатью.
Порядок выдачи копий и правила их оформления в организации должны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации.
Отметка об исполнителе (реквизит 26)
Если возникает необходимость уточнения затронутых в документе вопросов, не принято обращаться к тому, кто подписал документ, т.е. к руководителю. Иногда это просто затруднительно осуществлять, поэтому обращаются к тому, кто работал над проектом документа, - к исполнителю. Для оперативной связи с исполнителем на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу проставляют фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер его телефона, например:
Чадаева
400 00 74
или
Чадаева Алла Петровна
400 00 74
ГОСТ Р 6.30-97 включает в состав этого реквизита только указанную информацию, но в организациях может добавляться информация о количестве экземпляров и их распределении, если документ требует особого учета, например:
Савина Наталья Евгеньевна
406 50 28
экз. 1 - в адресат
экз. 2-в дело 03-15
экз. 3 - в Управление персоналом
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27)
Этот реквизит проставляют только на исполненных документах, которые нужно подшивать в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
В состав реквизита входят:
ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;
слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться исполненный документ;
подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, и дата проставления отметки.
Например:
Исполнено письмом
от 15.12.2000 № 745/01-13
В дело 01-03
личная подпись 16.12.2000
или
Вопрос по телефону решен
положительно с начальником
отдела кадров 30.11.2000
личная подпись 01.12.2000
Отметка об исполнении всегда помещается на первом листе документа в левом нижнем углу. Согласно схеме, приведенной в ГОСТ Р 6.30-97, реквизит должен быть помещен над нижнем полем в зоне, равной 16x94 мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напечатанным текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа.
Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 28)
При поступлении документа в организацию важно знать дату, а иногда время поступления, а также необходимо вести количественный учет поступивших документов. Данный реквизит содержит следующие данные: порядковый номер и дату поступления (а при необходимости - часы и минуты). Данный реквизит проставляется штемпельным устройством или вручную. Иногда в этот реквизит включают сокращенное название организации или структурного подразделения, если в организации осуществляется децентрализованная регистрация. Данный реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 27 в зоне, равной 16x30 мм, например:
РЦдИ
Вх. № 155
25.10.2000
15ч 20 мин
или
РЦцИ
общий отдел
Вх. № 431
17.12.2000
или
Вх. №1351
23.12.2000
Если документ получен по факсу или компьютерной почтой, дата и время его поступления фиксируются автоматически.
Идентификатор электронной копии документа (реквизит 29)
Если документ создан на компьютере или введен в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию:
имя файла;
код оператора;
а также другие поисковые данные.
Например:
DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC
15820122000
где
DEPARTAMENT- каталог;
PRIKAZ - подкаталог;
IVANOV.DOC - имя файла.
ГОСТ Р 6.30-97 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16x51 мм (справа от реквизита 28), но не указывает, на каком листе документа. Для удобства в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа.
Требования, установленные ГОСТ Р 6.30-97 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечение юридической силы этих документов. Но, как уже было отмечено, все 29 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ определенного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенный в определенной последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организации в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определенные виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определенного вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.
1. Какие организации имеют право изображать на бланках своих документов Государственный герб Российской Федерации?
2. Что представляют собой код организации и код формы документа, используемые на бланках ОРД?
3. Как не разрешено оформлять реквизит 06 «Наименование организации -автора документа»?
4. Чему должно соответствовать наименование вида документа, приводимое в бланке конкретного вида документа?
5. Какие способы оформления реквизита 09 «Дата документа» вы знаете?
6. Чем реквизит 10 «Регистрационный номер документа» отличается от реквизита 11 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?
7. Всегда ли на бланке должен присутствовать реквизит 12 «Место составления или издания документа»?
8. Что означает наличие на документе грифа ограничения доступа к нему?
9. Каким образом нужно оформлять реквизит 14 «Адресат», если документ адресуется в другую страну?
10. Каковы составные части реквизита 15 «Гриф утверждения документа»?
11. Какими способами может оформляться реквизит 16 «Резолюция»?
12. Какие существуют особенности оформления реквизита 17 «Заголовок к тексту документа» в зависимости от вида документа?
13. В каких случаях текст официального документа можно оформлять только на русском языке?
14. Когда отметку о наличии приложения можно оформлять по краткой форме?
15. Как оформляется реквизит 21 «Подпись», если документ подписывается руководителями двух организаций?
16. Какими способами может осуществляться внешнее согласование и как это оформляется?
17. Где проставляется на документе реквизит 23 «Гриф согласования документа»?
18. Какие виды печатей употребляются при оформлении ОРД и как правильно должна быть проставлена печать?
19. Где проставляется отметка о заверении копии и как она оформляется?
20. Является ли реквизит 26 «Отметка об исполнителе» обязательным и где он проставляется?
21. Что входит в состав реквизита 27 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»?
22. На каких документах проставляется реквизит 28 «Отметка о поступлении документа в организацию»? Назовите составные части этого реквизита.
23. Где размещается реквизит 29 «Идентификатор электронной копии документа», и почему он может проставляться на каждом листе документа?
Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.
К организационным документам относятся:
учредительный договор;
устав организации;
положение об организации;
положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;