Модели государственных органов, как предприятий по оказанию государственных услуг, поддерживаемые соответствующими инструментальными средствами, должны стать неотъемлемой частью информационной системы «электронного государства», предоставляя его менеджерам и гражданам-клиентам возможность наблюдения точной и полной картины организации любой деятельности, а также ее перестройки. Возможность иметь интегрированные знания о всей системе процессов в соотношении со знаниями о целях и стратегиях предприятия или госучреждения достигается особыми способами организации информации и специальными программными средствами.
Стадии перехода к современной модели управления
Сам переход к современной модели управления, основанной на применении процессного и системного подходов в отдельно взятой компании или государственном учреждении, повторяет смену парадигм управления, положенных в основу стандартов менеджмента качества ( см. таблицу).
Таблица. Этапы развития
| № пп | Стадия перехода к современной "процессной" компании/госучреждения | Стадия развития стандарта менеджмента качества |
| 1 | Начальное структурирование деятельности компании/ госучреждения на основе матричных моделей. Процессы идентифицированы в "свернутом" виде- в виде " дерева функций", распределена ответственность за их реализацию. | ISO 9000:1987 Функциональный менеджмент за счет распределения ответственности. |
| 2 | Горизонтальное описание "ключевых" процессов компании/госучреждения ( как правило, процессов жизненного цикла продукции и базовых управленческих контуров). Перестройка данных процессов с целью применения стандартизированных техник управления. | ISO 9000:1994 Поэлементный подход к менеджменту качества- определено 20 ключевых процессов. |
| 3 | Выработка миссии и стратегий компании/учреждения. Переход к управлению динамично изменяющейся структурой и системой процессов компании/учреждения на основе упреждающего стратегического замысла. | ISO 9000:2000 Ориентация на восемь принципов менеджмента качества. За счет наличия требования " постоянного совершенствования" стандарт не ограничивает пределы развития. |
Здесь уместна аналогия с известным в биологии соотношением «онтогенеза» (развития отдельного организма) и «филогенеза» (развития рода).
Перед тем как принимать решения по преобразованиям, желательно ясно увидеть и оценить существующую картину деятельности. Проще всего это сделать в формате организационно-функциональной модели. Зафиксировать сначала, «зачем» (цели) и «что» (функции) делать, а затем уже «как» и «для чего» прописывается процесс (технология деятельности). То есть сам процесс разработки бизнес-модели отражает реальный путь компании при переходе от функционально-ориентированной структуры к процессной.
Если для бизнеса изначально и клиенты, и сотрудники фирмы должны знать, что она производит, для чего компания имеет прайс-листы, то и для государства нужен аналогичный документ со статусом государственного стандарта («реестр государственных функций»). После фиксации и закрепления функционала за организационными звеньями государства возможен переход к выявлению существующих взаимодействий процессов и их идентификацию «как есть».
При анализе реально протекающих процессов можно видеть, по каким уровням организационной иерархии они проходят, определять меру «плоскостности» процессов и др. Такой анализ рациональности процессов стимулирует их реинжиниринг (перераспределение функций, переход к более плоским структурам и т.п.), а также позволяет выбрать адекватные средства автоматизации.
Разумный подход к моделированию больших и сложных систем — выделить как можно больше областей, которые можно описать и технологизировать, чтобы свести к минимуму несистемную часть. При этом управление правильно построенной системой становится «черным ящиком» не в переносном, а в прямом, техническом смысле. Управлять становится возможно по результатам, не отслеживая постоянно, как процессы идут внутри ящика. Сравниваем продукт на выходе с критериями качества, подходит — дальше работаем, нет — тогда уже смотрим внутрь, ищем проблему.
Поскольку моделирование и перестройка процессов в системе государственного управления в рамках административной реформы проводится в национальном масштабе, необходима стандартизация подходов и инструментов моделирования. Вопросам стандартизации форматов представления административных процессов был отведен отдельный этап совместного проекта ГУ ВШЭ-БИГ (Pис. 5).
Стандартизация форматов описания процессов обеспечивает потребителей государственных услуг и всех участников процесса оказания государственной услуги нужной им информацией.