Справка №_________Выдана__________
в том, что_________________________
Справка дана для представления________
Обычно для трафарета используются разного рода бланки. Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Элементы оформления бланка содержат информацию о типе документа, например, "Справка...", о сфере его использования, например, " Москва" и т.п.
3. Текст-анкета. Анкета - это перечень заранее подготовленных вопросов. Вопрос и ответ - два связанных по смыслу самостоятельных предложения. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже (фамилия, имя, отчество, год рождения) или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились).
Содержание анкеты, как правило, оказывается более дробным, чем в трафарете. Текст анкеты располагается по вертикали.
Фамилия______________
Имя__________________
Отчество_____________
Год и место рождения и т. д.
4. Текст - таблица. Таблица - это совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
В одном документе допускается сочетание текстов разных типов. Линейная запись связного текста может быть иллюстрирована таблицей или она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации.
Выводы.
ГОСТы и другие инструктивные материалы закрепляют и стандартизируют требования к тексту документа: его содержанию, объему, внутренней структуре и внешней форме, составу и расположению реквизитов. Кроме того, в данных нормативных документах выдвигаются определенные требования к языку конкретного документа и языковому оформлению его реквизитов.
Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает вес уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящим как особый, функционально ориентированный стиль языка. Неправы те, кто видит в стандартизации деловой речи "обеднение" или даже "порчу" литературного языка. Плох не канцелярский язык, а злоупотребление им в публицистике, в литературе и обиходном общении.
Приложение №1
Ключевые понятия
ЯЗЫК СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА - языковая разновидность современного русского литературного языка, часть официально-делового стиля речи, существующая для передачи служебной информации посредством документов.
ТЕКСТОВАЯ ТОЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА - фактическая и смысловая точность документа, исключающая возможность инотолкований и неясностей.
ЯЗЫКОВОЙ СТАНДАРТ ДОКУМЕНТА - единообразный способ изложения мыслей в документе с использованием готовых языковых формул-клише.
ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА - пометка должностного лица, указывающая на особый способ введения документа в действие.
РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
ЗАГОЛОВОК ДОКУМЕНТА - содержание документа, выраженное в краткой форме.
Список используемой литературы
1. Делопроизводство // журнал «Бухгалтерия и учет» №8 2002
2. Делопроизводство // журнал «Ориентир» №4 2003
3. Делопроизводство на современном этапе // журнал «Управление и кадры» №3 2004
4. Приказ Министра обороны Российской Федерации №170
5. Фоков А.П. «Делопроизводство в Вооруженных Силах Российской Федерации» Москва 2001