Для того чтобы сохранить удачно подобранные настройки, стоит создать представление и сконфигурировать его в соответствии с ними. Это гарантирует, что настройки можно будет использовать в дальнейшем при просмотре информации как текущего проекта, так и других.
Использование окон.
MSProject позволяет открывать несколько окон с разными представлениями проектного файла. Т.е. можно открыть новое окно и просматривать в нем другое представление уже открытого файла. Переключение между открытыми в разных окнах представлениями происходит либо с помощью меню Window (Окно), либо с помощью панели задач, если включен режим отображения окон представлений на этой панели.
Переключение между представлениями с помощью панели представлений не очень удобно при редактировании данных, поскольку при переходе в новое представление курсор оказывается в тол же строке таблицы, в которой он был в предыдущем и его надо перемещать в нужную строку. Если же представления открыты в разных окнах, то при переключениях между ними сохраняются прежние положение курсора в таблице, выделения и пр.
Кроме того, в нижней части комбинированного представления отображаются только связанные с верхним представлением данные. Но часто нужно просматривать в нижней части комбинированного представления проектные данные в формате другого представления. И в этом случае работа с окнами удобнее: открыв два или больше представлений в разных окнах, можно совместить их в одном окне MSProject и работать с ними. Кроме того, в каждом из окон может быть отображено комбинированное представление.
Чтобы открыть новое окно с данными текущего проекта, нужно выбрать в меню команду Window > NewWindow (Окно > Новое окно). В списке Projects (Проекты) открывшегося диалогового окна выбирается название проекта, a в раскрывающемся списке Vtew (Представление) — название представления. После щелчка по кнопке OKMSProject откроет новое окно с указанным проектом. Первое окно с открытым проектом будет переименовано: к его заголовку добавиться номер. Например, если до открытия нового окна оно имело заголовок (Проект1), то после открытия его заголовок будет переименован в (Проект1:1), а у нового окна будет заголовок Projectl:2 (Проект1:2). Совместить окна с открытыми представлениями можно с помощью кс упорядочивания окон Window> ArrangeAll (Окно > Упорядочить все). Окна упорядочиваются по горизонтали или по вертикали. Если окон становится слишком много, их можно убрать с экрана, не закрывая открытый файл проекта (Window > Hide ( Окно > Скрыть)), и потом вновь отобразить (Window > Unhide (Окно > Отобразить)) с появлением на экране диалогового окна со списком всех скрытых окон, в котором следует выделить и щелкнуть по кнопке ОК.
Настройка существующего представления.
Настройка одиночного представления может осуществляться прямо во время его просмотра. Например, если в представлении сменить отображаемую таблицу,то она автоматически станет отображаемой по умолчанию для данного представления. То же касается параметров группировки и фильтрации.
Некоторые параметры одиночного представления (название, возможность отображения в меню) нельзя изменить в процессе его просмотра. Кроме того, при просмотре нельзя изменять параметры комбинированного представления.
Полностью настроить представление можно с помощью соответствующего диалогового окна, вызываемого щелчком по кнопке Edit (Изменить) в диалоговом окне со списком представлений.
Диалоговые окна редактирования полностью аналогичны диалоговым окнам создания представлений (будут рассмотрены в п. 2.3.), за исключением того, что у одиночного представления в процессе редактирования вместо раскрывающегося списка Screen (Экран) имеется информационное поле, не позволяющее сменить диаграмму или форму, на основании которой создано представление.
Представления можно перемещать между проектными файлами.
MSProject по-разному сохраняет данные о настройках разных объектов интерфейса.
Диаграммы "находятся" внутри представлений, и их настройки сохраняются "внутри" него. Например, если диаграмма Ганта включена в 2 представления и в каждом настроена по-разному, то при открытии каждого из представлений она будет появляться с разными настройками.
Настройки таблиц относятся к конкретным таблицам, а не к использующим их представлениям. Например, если в таблицу Enter (Ввод) добавить столбец, то он будет отображаться во всех представлениях, использующих эту таблицу. Настройки таблиц не переносятся вместе с представлениями в другие файлы, таблицы нужно копировать отдельно.
MSPROJECT автоматически сохраняет настройки представлений, запоминая, какая таблица открыта в представлении, какой фильтр и группировка применены. Эти сохраненные параметры переносятся вместе с представлениями в другой файл при копировании, причем это касается как одиночного, так и комбинированного представления.
При разделении окна во время работы с одиночными представлениями MSPROJECTне сохраняет настройки созданного комбинированного представления. Это связано с тем, что программа умеет автоматически сохранять настройки существующих объектов, но не может создавать новые объекты. А поскольку в подобных случаях создается новое комбинированное представление, то оно не сохраняется.
Для удаления представлений и их составляющих предназначен специальный Организатор (Organizer), который можно вызвать с помощью одноименной кнопки из диалогового окна со списком представлений, таблиц, фильтров и групп или с помощью команды Tools> Organizer (Сервис > Организатор). Следует отметить, что в начале работы MSProject всегда загружает глобальный шаблон GlobaLMPT, на основе которого создаются новые проекты. Если в MSProject открыт только один файл, то с помощью Организатора можно обмениваться объектами с глобальным шаблоном. С помощью Организатора можно работать не только с представлениями и их составляющими, но и с другими объектами MSPROJECT, например с макросами. Принцип работы организатора не зависит от объекта.
Окно организатора состоит из вкладок, соответствующих типам объектов в MSР. С помощью каждой вкладки осуществляются операции над объектами определенного типа в соответствии с ее названием. Например, с помощью вкладки Views (Представления) можно копировать, удалять и переименовывать представления, а с ForMS (Формы) - осуществлять аналогичные действия с формами. Все вкладки имеют одинаковую структуру, поэтому на примере одной из них можно понять как работают все остальные. Рассмотрим работу с представлениями и их составляющими на примере вкладки Views (Представления).
На вкладке находятся два списка, в которых перечислены названия объектов соответствующего типа, размещенные в файлах, открытых в данный момент в MSPROJECT. Имя файла можно выбрать в раскрывающемся списке, расположенном под списком файлов. С помощью находящейся между списками кнопки Copy (Копировать) можно копировать элементы одного списка в другой. Кнопка Rename (Переименовать) позволяет изменить название элемента (кроме некоторых стандартных, например, нельзя переименовать диаграмму Ганта). Кнопка Delete (Удалить) удаляет объект, а кнопка Close (Закрыть) закрывает диалоговое окно.
Если в процессе работы было создано удобное представление (его элемент), то для того, чтобы воспользоваться им в дальнейшем, его нужно скопировать в файл Global.MPT. После этого оно станет доступным для всех вновь создаваемых проектов. Чтобы перенести представление или другой элемент интерфейса MSPROJECT в существующий файл, нужно открыть его одновременно с тем файлом, где храниться копируемый объект, и скопировать, используя кнопку Copy (Копировать).
Часто работа с планом проекта возможна лишь при определенных настройках интерфейса. Например, в некоторых случаях отрезки диаграммы Ганта должны быть отформатированы особым образом, а рядом с ними должно отображаться содержимое определенных полей.
Шаблоны предназначены для стандартизации файлов проектов. В MSProject есть 2 типа шаблонов: глобальный шаблон (файл Global.mpt) и шаблоны проектов. В файле глобального шаблона хранятся основные параметры, применяемые ко всем его новым проектам. Шаблоны проектов – это типовые проекты, сохраняемые для дальнейшего использования в целях стандартизации.
Глобальный шаблон.
– набор используемых по умолчанию параметров настройки , и , которые применяются ко всем проектам в организации. Эти параметры настройки находятся в специальном проекте на сервере Microsoft Office Project Server 2003 и используются во всех проектах организации. Глобальный корпоративный шаблон обеспечивает соответствие всех проектов организации общим стандартам, поддерживающим совместное использование представлений, таблиц и полей. Стандартизация является обязательным требованием при работе с проектами на уровне организации. Она облегчает обмен информацией между руководителями проектов. Такая стандартизация обеспечивается использованием представлений, календарей, а также полей проекта, ресурсов и задач из глобального корпоративного шаблона.