В том случае, если имеется узкое понимание миссии, она рассматривается как сформулированное утверждение относительно того, для чего и по какой причине существует организация, то есть миссия понимается как утверждение, раскрывающее смысл существования организации, в котором проявляется отличие данной организации от ей подобной.
Правильно сформулированная миссия, хотя и имеет всегда общий философский смысл, тем не менее, обязательно несет в себе что-то, Что делает ее уникальной в своем роде, характеризующей именно ту организацию, в которой она была выработана.
Если миссия задает общие ориентиры, направления функционирования организации, то конкретные конечные состояния, к которым стремится организация, фиксируются в виде ее целей. Говоря иначе, цели – это конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность.
2. Анализ внутренней среды
Внутренняя среда организации – это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она показывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.
Внутренняя среда организации построена из элементов, образующих ее производственно-хозяйственную систему. Элементы сгруппированы в следующие блоки:
1) проектный блок – направления деятельности организации и их результаты в виде продуктов и услуг (проекты и программы);
2) функциональный блок (блок производственных функций и деловых процессов) – оператор преобразования ресурсов и управления в продукты и в процессе трудовой деятельности сотрудников организации;
3) ресурсный блок – комплекс материально-технических, трудовых, информационных и финансовых ресурсов предприятия;
4) организационный блок – организационная структура, технология процессов по всем функциям и проектам, организационная культура;
5) блок управления – общее руководство организации, система управления и стиль управления.
Потребности практики выдвигают необходимость в двух схемах анализа внутренней среды: детального и диагностического.
Детальный анализ внутренней среды организации проводится в основном на стадии обоснования инновации и подготовки проекта ее реализации и внедрения. При большой трудоемкости он дает системную и полезную информацию. Схема оценки при детальном анализе внутренней среды такова:
1) дается описание системной нормативной модели состояния внутренней среды организации, то есть четко устанавливаются те качественные и количественные требования к состоянию потенциала по всем блокам, компонентам блоков и параметрам, которые обеспечивают достижение цели и ее подцелей (по дереву цели);
2) устанавливается фактическое состояние внутренней среды по всем блокам, компонентам и параметрам;
3) анализируется рассогласование нормативных и фактических значений параметров потенциала организации; выделяются сильные (с запасом или точно соответствующие нормативной модели) и слабые (много или мало несоответствующие нормативной модели) стороны потенциала;
4) составляется примерный перечень работ по преобразованию внутренней среды организации (усилению слабых сторон).
Ограничение в сроках отсутствие специалистов, способных проводить системный анализ, отсутствие или недоступность информации об организации (особенно при анализе внутренней среды организации конкурентов) заставляют использовать диагностические подходы к оценке внутренней среды организации.
Диагностический подход реализуется в анализе и диагностике состояния организации по ограниченному и доступному как для внутренних, так и для внешних аналитиков кругу параметров.
Обязательные условия проведения диагностического анализа:
1) должны использоваться знания системной модели и в целом системного анализа исследуемого объекта;
2) необходимо знать взаимосвязь диагностических параметров с другими важными параметрами системы с тем, чтобы по состоянию какого-либо одного диагностического параметра оценить состояние либо всей системы, либо существенной ее части;
3) информация о значениях отобранных диагностических параметров должна быть достоверной (при ограничении параметров возрастает риск потерь из-за неточно определенного диагноза состояния системы).
Если в качестве диагностируемого элемента (блока) системы выступает элемент «кадры», то по состоянию этого элемента можно диагностировать состояние системы в целом. Диагностическими параметрами, характеризующими внешние проявления, будут входные и выходные (относительно системы) параметры. Это внешние параметры. Входные: численность; количество специалистов, имеющих ученую степень; расходы на заработную плату и т.п. Выходные: продолжительность выполненных работ (длительность фаз ЖЦИ и всего цикла, длительность выполнения проекта или программы); уровень, качество продукции, услуг, проектов; затраты на выполнение работ, увольнения и перемещения сотрудников; объем выполненных работ и т.п. В качестве диагностируемых параметров используются также интегральные параметры эффективности использования ресурсов (интегральные не в смысле обобщения частных параметров, а в смысле эффективности: отношение входных параметров к выходным, т.е. отношение используемых ресурсов к полученным результатам). Например, производительность труда, себестоимость продукции. Если входные и выходные параметры – это абсолютные показатели, то интегральные – относительные.
Диагностические параметры могут быть локальными (частными), указывающими на один дефект системы (характеристика внутреннего состояния системы, выражаемая структурным параметром), и комплексными (общими, обобщенными), указывающими на ряд дефектов, недостатков (структурных параметров), на ряд элементов, блоков фирмы.
Диагностические параметры могут быть также зависимыми, когда для выявления дефекта внутреннего состояния системы требуется несколько диагностических параметров, и независимыми, когда достаточно одного диагностического параметра.
Внутреннее состояние системы (информацию о котором так трудно получить) описывается структурными параметрами (не следует отождествлять с параметрами организационной структуры фирмы). В свою очередь структурные параметры делятся на ресурсные и функциональные. Ресурсные структурные параметры характеризуют износ (физический и моральный), старение, остаточную мощность, запас ресурсов (трудовых, материально-технических, информационных, финансовых) и организационных средств (технологии, методов, организационной структуры). Функциональные структурные параметры характеризуют рациональность, эффективность функционирования системы по отношению к использованию ресурсов, использованию организационного потенциала, управляющему воздействию.
В части элемента кадры ресурсными параметрами будут: квалификация, сотрудничество, лояльность фирме, навыки и опыт, средний возраст коллектива и т.п. Функциональные параметры: уровень профессионально-квалификационного разделения труда, специализации и совмещения, кооперации; учет личностных характеристик сотрудников и руководителей и другие.
Проведение диагностического анализа требует определенных навыков и информационной базы. Схема диагностического анализа внутренней среды организации такова:
– ведение каталога управляющих воздействий;
– ведение каталога ситуаций с состоянием окружающей среды;
– ведение каталога диагностических параметров, характеризующих внешние проявления;
– ведение каталога структурных параметров, характеризующих внутреннее состояние;
– установление взаимосвязи структурных и диагностических параметров системы;
– наблюдение диагностических параметров и обработка статистических данных;
– оценка структурных параметров;
– оценка состояния частных параметров и определение интегральной оценки потенциала организации.
Для решения аналитических задач с использованием оценки внутренней среды организации разрабатываются специальные вопросники и анкеты различной степени детализации параметров. В первую очередь предполагается использовать более общие анкеты блоковых оценок, в которых эксперты проставляют свои оценки по 5-бальной шкале.
Содержание оценок:
5 – очень хорошее состояние, совершенно удовлетворяющее нормативной модели достижения цели – квалифицируется как очень сильная сторона внутренней среды организации;
4 – хорошее состояние, удовлетворяющее нормативной модели, не требует изменения – сильная сторона;
3 – среднее состояние, требует некоторых ограниченных изменений, чтобы довести до требований нормативной модели;
2 – плохое состояние, требует серьезных изменений – классифицируется как слабая сторона внутренней среды организации;
1 – очень плохое состояние, требует радикальных преобразований – очень слабая сторона.
3. Анализ внешней среды организации
В структуре внешней среды организации выделяют макросреду и микросреду.
Макроокружение создает общие условия среды нахождения организации. В большинстве случаев макросреда не носит специфического характера по отношению к отдельно взятой организации. Однако степень влияния состояния макроокружения на различные организации различна. Это связанно как с различиями в сферах деятельности организаций, так и с различиями во внутреннем потенциале организаций.
В макросреде выделяют четыре стратегические сферы: социальная (С), технологическая (Т), экономическая (Э) и политическая (П). Их влияние на макросреду и внутреннюю среду организации устанавливается по результатам СТЭП-анализа.
Изучение социальной компоненты направлено на то, чтобы уяснить влияние на бизнес таких социальных явлений и процессов, как: отношение людей к работе и качеству жизни; существующие в обществе обычаи и верования; разделяемые людьми ценности; демографические структуры общества, рост населения, уровень образования, мобильность людей или готовность к перемене места жительства и т.п. Значение социальной компоненты очень важно, так как она является всепроникающей, влияющей как на другие компоненты макроокружения, так и на внутреннюю среду организации. Социальные процессы изменяются относительно медленно. Однако если происходят определенные социальные изменения, то они приводят ко многим очень существенным изменениям в окружении организации. Поэтому организация должна серьезно отслеживать возможные социальные изменения.