Роль, значення і перспектива інформаційної технології управління (стр. 3 из 7)

Етап 1 - створення постійної частини форми у вигляді текстів і таблиць;

етап 2 - створення постійної частини форми у вигляді кадру, де розміщують рисунок;

етап 3 - створення змінної частини форми;

етап 4 – захист і збереження форми.

· 2-й рівень інформаційної технології – це рівень операції , в результаті виконання яких буде створено конкретний об’єкт в вибраному на 1-му рівні програмному середовищі. Поняття операції інформаційної технології теж розглянемо на прикладі.

Наприклад: як слід розуміти операцію інформаційної технології?

Розглянемо етап 2 технології створення постійної частини форми документа у вигляді кадру в середовищі текстового процесора Word ХХ.0. Він складається з наступних операцій:

- операція I - створення кадру;

- операція 2 - налагодження кадру;

- операція 3 - впровадження в кадр рисунка.

· 3-й рівень інформаційної технології – це рівень дії. Його розглядають - як сукупність стандартних для кожного програмного середовища прийомів роботи, які приводять до виконання поставленої у відповідній операції цілі. Кожна дія змінює вигляд екрана. Для більш чіткого уявлення про поняття дії в інформаційній технології, звернемось до прикладу.

Наприклад: як слід розуміти дію інформаційної технології?.

Розглянемо операцію 3 - впровадження в кадр рисунка в середовищі текстового процесора Word ХХ.0. Вказана операція складається з наступних дій:

Ñ дія 1 - встановлення курсору в кадрі;

Ñ дія 2 - виконання команди Вставка, Рисунок;

Ñ дія 3 - встановлення значень параметрів в діалоговому вікні

· Нарешті, 4-й рівень інформаційної технології –це рівень елементарних операцій по управлінню мишкою і клавіатурою. Звернемося до прикладу елементарної операції інформаційної технології.

Наприклад: як слід розуміти елементарну операцію інформаційної технології?

Це може бути введення команди, натискання правої кнопки миші, вибір пункту меню і т.п.

Тут необхідно розуміти, що освоєння інформаційної технології і подальше її використання повинні зводитись до того, що:

· Спочатку потрібно оволодіти набором елементарних операцій, кількість яких обмежена..

· З цього обмеженого числа операцій в різних комбінаціях складається дія,

· З дій, також в різних комбінаціях, складаються операції,

· Останні визначають той або інший технологічний етап.

· Сукупність технологічних етапів утворює технологічний процес (технологію).

Технологічний процес необов’язково повинен складатись з усіх рівнів, вказаних на рис. 2.1, він може починатись з будь-якого рівня і не включати, наприклад, етапи або операції , а складатись тільки з дій. Для реалізації етапів технологічного процесу можуть використовуватись різні програмні середовища.

Інформаційна технологія, як і будь-яка інша, повинна відповідати наступним вимогам:

1. забезпечувати високий ступінь поділу усього процесу оброблення інформації на етапи ( фази), операції , дії;

2. включати весь набір елементів, необхідних для досягнення поставленої мети;

3. мати регулярний характер.

Етапи, дії, операції технологічного процесу можуть бути стандартизовані і уніфіковані, що дозволяє більш ефективно здійснювати цілеспрямоване управління інформаційними процесами.

Розділ 3. Поняття інформаційних технологій для управління офісом й прийняття рішень

3.1 Інформаційні технології автоматизації офісу

Характеристика і призначення

Історично автоматизація почалася на виробництві і потім розповсюдилася на офіс. Спочатку автоматизація офісу мала на меті лише автоматизацію рутинної секретарської роботи. З розвитком засобів комунікацій, автоматизація офісних технологій зацікавила фахівців і управлінців. Вони побачили можливість підвищити продуктивність своєї праці шляхом впровадження автоматизації офісних технологій..

Автоматизація офісу покликана не замінити існуючу традиційну систему комунікації персоналу (з її нарадами, телефонними дзвінками і наказами), а лише доповнити її. Використовуючись спільно, обидві ці системи дозволяють:

1. забезпечити раціональну автоматизацію управлінської праці;

2. надати якнайкраще забезпечення управлінців інформацією.

Офісні автоматизовані технології використовуються управлінцями, фахівцями, секретарями і конторськими службовцями. Причини привабливості автоматизованого офісу для менеджерів усіх рівнів управління можна назвати наступні:

1. Автоматизований офіс привабливий у фірмі тому що підтримує внутрішньофірмовий зв'язок персоналу;

2. Автоматизований офіс привабливий у фірмі том, що надає персоналу управлінців нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.

Інформаційна технологія автоматизованого офісу включає організацію і підтримку комунікаційних процесів як усередині організації, так і із зовнішнім середовищем на базі комп'ютерних мереж і інших сучасних засобів передачі і роботи з інформацією.

Рис 3.1. Основні компоненти інформаційної системи автоматизації офісу

Офісні автоматизовані технології привабливі для групового вирішення проблем. Офісні автоматизовані технології дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів і конторських працівників і дають їм можливість виконувати зростаючий об'єм робіт. Проте ця перевага є другорядною в порівнянні з можливістю використання автоматизації офісу як інструмент для вирішення фахових проблем. Перш за все, тому, що поліпшення ефективності рішень, що приймаються менеджерами, можуть забезпечити економічне зростання фірми. В даний час відомі декілька десятків програмних комп’ютерних продуктів і некомп'ютерних технічних засобів, що забезпечують технологію автоматизації офісу, див Рис. 3.1.

Можна назвати наступні найбільш поширені програмні продукти для комп’ютеризації офісу: текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудіопошта, комп'ютерні конференції і телеконференції, відеотекст, зберігання зображень, спеціалізовані програми управлінської діяльності: ведення документів, контролю за виконанням наказів і т.д.

В інформаційній технології автоматизації офісу широко використовуються і некомп'ютерні засоби: аудіо - і відео конференції, зв'язок факсиміле, ксерокс і інші засоби оргтехніки.

Основні компоненти

· База даних. Обов'язковим компонентом будь-якої технології є база даних. В автоматизованому офісі база даних концентрує в собі дані про виробничу систему фірми. Інформація в базу даних може також надходити із зовнішнього оточення фірми. Фахівці повинні володіти основними технологічними операціями по роботі в середовищі баз даних. Наприклад: В базі даних фіксуються відомості про щоденні продажі, які подають торгові агенти фірми, а також відомості про щотижневі поставки сировини.

Можуть щодня по електронній пошті надходити з біржі зведення про курс валют або котировки цінних паперів, у тому числі і акцій цієї фірми. Ці дані щодня корегуються у відповідному масиві бази даних.

Інформація з бази даних надходить на вхід комп'ютерних додатків (програм), таких, як текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, комп'ютерні конференції і ін. Будь-який комп'ютерний додаток автоматизованого офісу забезпечує працівникам зв'язок один з одним та із іншими фірмами. Отримана з бази даних, інформація може бути використана і в некомп'ютерних технічних засобах для передачі, тиражування, зберігання.

Дамо короткі характеристики основних комп’ютерних засобів автоматизації офісу. Різні види програмного забезпечення призначені для обробки різних видів інформації. Інформаційну технологію автоматизації офісу можна розглядати як сукупність чітко визначених дій персоналу по переробці інформації на комп’ютері.

Досягненню мети допомагає розподіл програмного забезпечення по функціональному призначенню, уніфікація елементарних операцій, стандартизація елементів (команд, кнопок…), типізація операцій, дій, етапів.

Найпершим кроком у технологічному ланцюжку вирішення конкретної задачі є правильний вибір необхідного програмного забезпечення, див. Табл.3.1.

Розподіл типових задач та видів програмного забезпечення до певної міри є умовним, але являється підґрунтям для вибору інструментарію вирішення задачі.

Таблиця 3.1 Типові задачі та види програмного забезпечення

Типові задачі	Вид програмного забезпечення	Назва програмного продукту
Підготовка текстів	Текстові редактори	MS Word, Lexicon, AmiPro, Page Maker, Ventura Publisher, та інші.
Створення рисунків	Графічні редактори	Corel Draw, 3D Studio, Animator Pro, Adobe Illustrator, Free Hand, Adobe PhotoShop, та інші.
Фінансові розрахунки	Електронні таблиці	MS Excel, Lotus 1-2-3, Super Calc,Quattro Pro,VisiCalc, та інші.
Облік матеріальних цінностей, виконання робіт, робота по заявкам, облік кадрів, збір даних	Бази даних	MS Access, Clipper, FoxPro, dBase, Oracle, Paradox, Approash, FoxBase, SuperBase та інші.
Вирішення математичних задач	Математичні системи	Mathcad, Deriv Maple, MATLAB, Mathematica та інші.
Обробка данихПроектування, розробка креслень	Статистичні системиСистеми автоматизованого проектування	STATISTICA, Statggafics,STADIA, SPSSта інші.AutoCAD, CADdy, ArchiCAD та інші.
Експертні поради	Експертні системи	EMYCIN, JUDITH, INTERNIST, PROSPECTOR, MANAGEMENT ADVISOR, XCON, EXPERTAX та інші.
Переклади, перевірка орфографії, розпізнання образу	Системи штучного інтелекту	ПРОМРТ, МультиЛекс та інші.
Реклама, ілюстративні матеріали	Мультимедійні засоби презентації	PowerPoint, Lotus Freelance Grafics та інші.
Пошук інформації в Інтернет	Браузери	Internet Exploer, Nascape Navigator, Opera та інші.
Консультації з правових питань	Бази даних	Консультант Плюс, ГАРАНТ, Ваше право, Юсис, Кодекс, Референт, Эталон, АРБТ та інші.
Автоматизація офісу	Електронний календар,менеджер	Outlook та інші.
Розрахунок заробітної платні	Бухгалтерські програми	1C Бухгалтерия, Парус, БЭСТ та інші.
Нестандартні задачі	Мови програмування	Visual Basic, Delphi, Java, HTML, C++, Pascal та інші.
Шифрування повідомлень	Системи криптографій	ШИП, Верба, Криптон, Аккорд, ФПСУ, Застава, Игла-П, PGP та інші.

Текстовий процесор. Цей вид прикладного програмного забезпечення призначений для створення і обробки текстових документів. Він дозволяє додавати або вилучати слова, переміщувати речення і абзаци, встановлювати формат, маніпулювати елементами тексту і режимами і т.д. Підготований документ, працівник записує у зовнішню пам'ять, роздруковує і (при необхідності) передає по комп'ютерній мережі. Таким чином, у розпорядженні менеджера є ефективний вид письмової комунікації. Регулярне отримання, підготовлених за допомогою текстового процесора, листів і докладів, дає можливість менеджеру постійно оцінювати ситуацію на фірмі.