1.3. Визначення причин текучості кадрів
Високий рівень текучості кадрів може бути викликаний специфікою виробничо-господарської діяльності підприємства або недосконалістю системи управління ним. У першому випадку проблеми як такий немає і жодних рішень не потрібні. У другому — слід докласти зусилля, аби відшукати вузькі місця в системі управління підприємством. Причини звільнень працівників з підприємства можна аналізувати в двох аспектах. Перший грунтуватиметься на формальному критерії, що розділяє підстави звільнень законодавчою дорогою підстав розірвання трудових стосунків, перерахованих в КЗоТ. В даному випадку перелік підстав буде вичерпним, оскільки відповідні норми КЗоТу не передбачають принципово інших підстав для розірвання трудових стосунків. Кадрова статистика підприємств по питаннях звільнень в основному складається з наступних підстав: за власним бажанням, у зв'язку з перекладом, тимчасові працівники, прогул без поважних причин, по догляду за дитям, за появу на роботі в нетверезому стані , по скороченню чисельності, у зв'язку із смертю, вихід на пенсію, деякі інші. Відсутність або поява прецедентів звільнень по тій або іншій підставі веде відповідно до звуження або розширення цього переліку. Тому одним з досліджень може бути аналіз кадрової статистики підприємства. Очевидною можливістю даного аналізу є його порівнянність – з аналогічними даними інших підприємств, галузі в цілому.
Другий аспект пов'язаний з визначенням мотиваційної структури вибуття кадрів. Він грунтується на реальних причинах, спонукаючих працівника прийняти рішення про відхід з підприємства. В цьому випадку статистика служби кадрів в кращому разі лише частково може дати відповідь на питання – чому звільнився працівник. Так, одна підстава “за власним бажанням” може бути представлена як:
— незадоволення рівнем оплати праці
— затримки виплати заробітної плати
— причини особистого характеру
— важкі і небезпечні умови праці
— неприйнятний режим роботи.
Проте необхідно зробити єдине зауваження методологічного характеру. При розробці соціологічного інструментарію на конкретному підприємстві (анкети, опитного аркуша) слід більш деталізувати шкалу відповідей. Так при аналізі отриманих вище результатів виявляється, що доля відповідей по “інших” мотивах (11%) співвідноситься з сумою доль по конкретно позначених причинах вибуття (“незручний графік” - 6% і “незручне розташування” - 5%). Вивід очевидний – мабуть, що в “іншому” якраз і криється частина відповідей на поставлені питання, тобто потрібна додаткова деталізація мотивів.
Якщо ж деталізувати такі критерії, як “причини особистого характеру” або “неприйнятний режим роботи”, а потім провести аналіз отриманих даних, то можна виробити реальні і обгрунтовані рекомендації по вдосконаленню різних моментів діяльності підприємства. Наприклад, звільнення по причинах особистого характеру можуть бути викликані конфліктністю у в'язці “начальник – підлеглий”, а, отже, можна виявити недоліки в організаційній структурі підприємства, прийняти рішення про зміну інформаційних потоків і так далі На причини звільнення за власним бажанням побічно може вказувати і половозрастная структура персоналу: чоловіків до 27 років – із-за відходу в армію, жінок – по догляду за дитям, літніх працівників – у зв'язку з виходом на пенсію. З цього також можна зробити рекомендації. Тому другим дослідженням може бути анкетування працівників підприємства.
Нарешті, в рамках даного етапу “Визначення причин текучості кадрів” можливо провести дослідження позиції менеджменту (як представники адміністрації виступатимуть не лише керівник підприємства, але і його заступники, начальник ОТІЗ, відділу кадрів, менеджер по персоналу, майстри, бригадири і тому подібне). Метод дослідження – інтерв'ю або анкетування.
Таким чином, власними зусиллями можливо провести трьох типів досліджень в рамках цього етапу, що дасть фактичний матеріал для подальшого аналізу.
1.4. Визначення системи заходів, направлених на нормалізацію процесу вивільнення робочої сили, вдосконалення процедури звільнення, подолання зайвого рівня текучості
Для цього заходи можна розділити на три основні групи:
— техніко-економічні (поліпшення умов праці, вдосконалення системи матеріального стимулювання, організації і управління виробництвом і ін.);
— організаційні (вдосконалення процедур прийому і звільнення працівників, системи професійного просування працівників і ін.); — соціально-психологічні (вдосконалення стилів і методів керівництва, взаємин в колективі, системи морального заохочення і ін.).
Так, працівника, що звільняється, можна забезпечити пакетом інформації, документів, консультацій. Працівникові можуть бути надані рекомендаційні листи; обов'язкова психологічна консультація; навчання методам пошуку роботи; навчання роботи з кадровими агентствами; консультація по порядку звернення на біржу праці, надання відповідних документів, інформування про терміни; консультація і пам'ятка, як поводитися на співбесіді; грамотно складене резюме; список кадрових агентств; список територіальних управлінь Комітету праці і зайнятості; розміщення оголошення в Інтернеті про пошук роботи для співробітників, що мають
кваліфікацію; список фірм, де набирається персонал. Це дозволить:
- понизити кількість претензій від звільнених, у тому числі кількість судових позовів (виплат по ним);
- зменшити число компенсаційних виплат співробітникам, що звільняються;
- зберегти позитивний імідж компанії;
- залишитися в хороших стосунках із співробітником, що звільняється.
1.5. Визначення ефекту від здійснення розроблених заходів, вдосконалення процедури звільнення, подолання зайвого рівня текучості
Нарешті, при розробці програми усунення зайвої текучості необхідно буде також провести порівняльний аналіз витрат на проведення названих заходів і втрат із-за зайвого рівня текучості. Керівництву підприємства в даному випадку слід поступити так само, як і з фінансуванням любимо-іншої бізнес-ідеї - якщо витрати на вирішення проблеми перевищать економічний ефект від зниження текучості, можливий пошук інших, "дешевших" варіантів вдосконалення роботи з персоналом.
2. Посадові обов'язки начальника відділу кадрів
Функціональний менеджер або начальник відділу кадрів очолює роботу по комплектуванню підприємства кадрами робочих необхідних професій, що служать, спеціальностей і кваліфікації відповідно до цілей, стратегії і профілю підприємства, зовнішніх і внутрішніх умов його діяльності, що змінюються, формуванню і веденню банку даних про кількісний і якісний склад кадрів, їх розвитку і русі.
Організовує розробку прогнозів, визначення поточної і перспективної потреби в кадрах і джерел її задоволення на основі вивчення ринку праці, встановлення прямих зв'язків з учбовими закладами і службами зайнятості, контактів з підприємствами аналогічного профілю, інформування працівників усередині підприємства про наявні вакансії, використання засобів масової інформації для приміщення оголошень про найм працівників.
Бере участь в розробці кадрової політики і кадрової стратегії підприємства.
Здійснює роботу по підбору, відбору і розставлянню кадрів на основі оцінки їх кваліфікації, особистих і ділових якостей, контролює правильність використання працівників в підрозділах підприємства.
Забезпечує прийом, розміщення і розставляння молодих фахівців і молодих робітників відповідно до отриманої в учбовому закладі професії і спеціальності, спільно з керівниками підрозділів організовує проведення їх стажування і роботи по адаптації до виробничої діяльності.
Здійснює планомірну роботу із створення резерву для висунення на основі таких організаційних форм, як планерування ділової кар'єри, підготовка кандидатів на висунення по індивідуальних планах, ротаційне пересування керівників і фахівців, навчання на спеціальних курсах, стажування на відповідних посадах.
Організовує проведення атестації працівників підприємства, її методичне і інформаційне забезпечення, бере участь в аналізі результатів атестації, розробці заходів щодо реалізації вирішень атестаційних комісій, визначає круг фахівців, що підлягають повторній атестації.
Бере участь в розробці систем комплексної оцінки працівників і результатів їх діяльності, службово-професійного просування персоналу, підготовці пропозицій по вдосконаленню проведення атестації.
Організовує своєчасне оформлення прийому, перекладу і звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, положень, інструкцій і наказів керівника підприємства, облік особового складу, видачу довідок про справжню і минулу трудову діяльність працівників, зберігання і заповнення трудових книжок і ведення встановленої документації по кадрах, а також підготовку матеріалів для представлення персоналу до заохочень і нагороджень.
Забезпечує підготовку документів по пенсійному страхуванню, а також документів, необхідних для призначення пенсій працівникам підприємства і їх сім'ям, а також вистава їх в орган соціального забезпечення.
Проводить роботу по оновленню науково-методичного забезпечення кадрової роботи, її матеріально-технічної і інформаційної бази, впровадженню сучасних методів управління кадрами з використанням автоматизованих підсистем "асові-кадри" і автоматизованих робочих місць працівників кадрових служб, створенню банку даних про персонал підприємства, його своєчасному поповненню, оперативному представленню необхідній інформації користувачам.
Здійснює методичне керівництво і координацію діяльності фахівців і інспекторів по кадрах підрозділів підприємства, контролює виконання керівниками підрозділів законодавчих актів і постанов уряду, постанов, наказів і розпоряджень керівника підприємства по питаннях кадрової політики і роботи з персоналом.