Традиционные технологии документооборота создают немало проблем. Это огромное время на работу с документами, дублирование, потеря, большое время поиска нужных документов. Внедрение информационных технологий в какой-то мере решает проблемы традиционных технологий, но при этом создаются новые. Во-первых это проблема децентрализации документооборота. Появляются неслыханные ранее возможности для незаконного доступа к конфидициальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки или неквалифицированных действий пользователя. Не установлен и порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами; отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы. В статье приводятся общие рекомендации, позволяющие избежать типовых ошибок, при выборе автоматизированной системы документооборота. При внедрении таких систем могут возникать различные проблемы. При внедрении своими силами основной проблемой может стать недостаточная квалификация. При внедрении системы компанией продавцом или разработчиком вероятно возникновение трудностей при проведении предварительного обследования. При внедрении заказных систем заказных систем, основные проблемы основные проблемы могут быть связаны как с объективными причинами, касающимися непосредственно функционирования системы( неправильные настройки, например), так и с «внешними обстоятельствами». Решение данных проблем связано с формированием и ведением бизнес процессов, подготовка персонала к работе с системами. Также необходимо решить проблему социального статуса ИТ-специалистов. Одной из важнейших перспектив ИТ-технологий – это создание «мультимедийности"
Цель дипломной работы: Выявить систему кадровой документации организации ООО «Модерн»
Для реализации цели дипломной работы необходимо решить ряд основных задач.
Рассмотреть организационную структуру и систему управления ООО «Модерн»
Рассмотреть работу кадрового отдела и взаимосвязь с другими структурными подразделениями
Рассмотреть информационную характеристику кадровой документации
Разработка табеля унифицированных форм документов по личному составу
Использованы источники:
1. Устав ООО «Модерн»
2. Учредительный договор
3. Положение об отделе кадров
4. Инструкция по ведению делопроизводства
5. Постановление Госкомстата от 5 января 2004 г. №1
6. Должностная инструкция
7. Интервью с начальником отдела кадров
Устав используется для описания организационной структуры и определение основных видов деятельности ООО «Модерн»
Учредительный договор используется при описании списка учредителей, ответственности учредителей и определении лица (генеральный директор), регулирующего деятельность организации.
Основным локальным нормативным актом в сфере делопроизводства является Инструкция по ведению делопроизводства в организации (далее – Инструкция), закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. В Инструкции отражаются особенности структуры, штатного состава и направлений деятельности организации. Традиционно в таких инструкциях описывается порядок работы с организационно-распорядительными документами без рассмотрения других систем документации.
Постановление Госкомстата от 5 января 2004 г. №1 используется для описания информационной структуры кадровой документации и при составлении табеля унифицированных форм документов.
Должностная инструкция используется для описания функциональных обязанностей, прав, ответственности работников.
Предприятие ООО «Модерн» по организационно-правовой структуре является обществом с ограниченной ответственностью. (Общество с ограниченной ответственностью – это хозяйственной общество, учрежденной одним или несколькими лицами, которое отвечает перед кредиторами только своим объявленным капиталом, размер которого определяется законом; типичная форма компании одного лица.)
Главными документами предприятия являются Устав и Учредительный договор, анализ которых позволяет выделить основные положения ООО.
Устав предприятия – это зарегистрированный и утвержденный в установленном порядке документ, свод положений, правил деятельности юридического лица, определяющий его структуру, устройство, виды деятельности, отношения с другими лицами и государственными органами, права и обязанности.2
Все виды деятельности, предусмотренные действующим законодательством как лицензионные, осуществляются на основании полученной лицензии.
Виды деятельности ООО "Модерн" являются:
- общестроительные работы
- ремонтно-строительные работы (штукатурные, малярные, обойные и облицовочные работы)
- строительно-монтажные и реставрационные работы
- электромонтажные работы
- сантехнические работы
Для достижения поставленных целей и перечисленных видов деятельности, предприятия ООО «Модерн» имеет свою организационную структуру и систему управления.
Высшим органом Общества является Совет Учредителей, который руководит его деятельностью. В совет учредителей входят: генеральный директор, главный инженер и главный бухгалтер. Текущая работа ООО " Модерн" осуществляется генеральным директором, который был избран общим собранием участников. В основной управленческий аппарат входят: главный бухгалтер, технический директор и главный инженер.
За финансово-хозяйственную деятельность отвечает бухгалтерия, руководителем которой является главный бухгалтер.
Бюрократические структуры управления показали свою эффективность, в которых необходимо обеспечивать слаженную четкую работу коллективов людей, работающих на единую цель.
Бюрократический тип структур управления имеет много разновидностей, но наиболее распространенной является линейно-функциональная организация, до сих пор широко используемая компаниями всего мира, построенная по принципу функционального разделения управленческого труда.
Данная схема показывает, что предприятие ООО «Модерн» имеет линейно-функциональную организационную структуру.
Линейно-функциональная (штабная) структура – синтез линейного и функционального управления. Здесь функциональные звенья теряют право принятия решения и непосредственного руководства нижестоящими подразделениями. Они принимают участие в постановке задач, подготовке решений, помогают линейному руководителю в реализации отдельных функций управления. Руководители функциональных служб через вышестоящего линейного руководителя взаимодействуют с основными управленческим звеньями.
Линейный принцип организации предприятия ООО «Модерн» заключается и реализуется в линейных связях генерального директора с руководителями, отделами и лицами, входящими в управленческий аппарат.
Функциональный принцип осуществляется на основе функциональных связей, где руководители функциональных подразделений распоряжаются подразделениями по вопросам, входящих в сферу их компетенции.
Данная организационная структура имеет ряд недостатков:
Частая несогласованность между различными подразделениями;
Различная степень ответственности между подразделениями, что обычно усложняет принятие оптимальных решений.
Но наряду с недостатками данная линейно-функциональная структура имеет и ряд достоинств:
Исключение дублированности в функциональных подразделениях;
Четкая координированность действий;
Данная организационная структура наиболее эффективна на сегодняшний день для предприятия.
Система управления складывается и действует не только в соответствии с содержанием функции управления и характером отношений, лежащих в основе управленческих взаимосвязей, но и в соответствии с условиями, в которых формируется система управления, а также в соответствии с присущими системе управления принципами построения, функционирования и преобразования.
Система управления распадается на подсистемы, выделение которых наглядно проявилось относительно недавно.
Первой подсистемой является то, что ранее было принято рассматривать как собственно систему управления. Это совокупность управленческих органон, подразделений и исполнителей, выполняющих закрепленные перед ними функции и решающих поставленные перед ними задачи, а также совокупность методов, с помощью которых осуществляется управленческое воздействие. Это структурно-функциональной подсистема системы управления (СФП).
Структурно-функциональная подсистема выступает как бы в роли «костяка», «остова» или же даже «тела» системы управления. Причем при определенном уровне развития управления «тело» системы управления фактически эквивалентно системе управления в целом. Но всякий развитый организм не эквивалентен только своему телу. Есть еще нечто исключительное, что условно можно назвать «душой» организма. Чем выше уровень развития организма, тем выше значимость этой его подсистемы. Что же можно считать душой системы управления? Ответ на этот вопрос можно получить, если проанализировать вторую подсистему системы управления.
Это информационно-поведенческая подсистема системы управлении (ИПП).