Счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
При отражении операций с подотчетными суммами счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Так при приобретении подотчетными лицами за плату у других организаций и лиц оборудовании, требующего монтажа, дебетуется счет 07 “Оборудование к установке” и кредитуется счет 71.
При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 “Вложения во внеоборотные активы” в корреспонденции с кредитом счета 71. оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально-производственных запасов, товаров, отражается по дебету счетов 10 “Материалы” , 11”Животные на выращивании и откорме”, 41 “Товары”.
Сумма НДС по приобретенным материальным ценностям, оплаченным подотчетными лицами, отражается по дебету счета 19 “Налог на добавленную стоимость” в корреспонденции с кредитом счета 71.
При использовании организацией для отражения в бухгалтерском учете приобретения (заготовления) материальных ценностей счетов 15 и 16, при оплате подотчетными лицами приобретенных ценностей осуществляется запись по дебету счета 15”Заготовление и приобретение материальных ценностей” в корреспонденции с кредитом счета 71.
Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается по дебету счетов 20”Основное производство”, 23 “Вспомогательные производства”, 25 “Общепроизводственные расходы”, 26 “Общехозяйственные расходы”, 44 “Расходы на продажу”.
Расходы подотчетного лица, связанные с формированием организацией расходов операционного или внереализационного характера, отражаются по дебету счета 91”Прочие доходы и расходы” в корреспонденции с кредитом счета 71.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 “Недостачи и потери от порчи материальных ценностей” в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” (если они могут быть удержаны из зарплаты работника), или 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
По дебету счета 97 “Расходы будущих периодов” отражаются расходы подотчетных лиц, относящиеся к будущим периодам.
Аналитический учет по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.
Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например на хозяйственные расходы, бухгалтер должен сделать запись:
| Корреспонденция счетов | Содержание операции | |
| Дебет | Кредит | |
| 71”Расчеты с подотчетными лицами” | 50”Касса” | Выданные под отчет денежные средства |
Счет 71 является аналитическим, следовательно, он дебетуется по конкретной сумме.
При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме производится списание израсходованных подотчетных сумм:
| Корреспонденция счетов | Содержание операции | |
| Дебет | Кредит | |
| 20 (23,25,26,10,08) | 71 | Списаны расходы подотчетного лица |
Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщиками товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям”. Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой;
| Корреспонденция счетов | Содержание операции | |
| Дебет | Кредит | |
| 19”Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям” | 71”Расчеты с подотчетными лицами” | Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица |
Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается так:
| Корреспонденция счетов | Содержание операции | |
| Дебет | Кредит | |
| 50 “Касса” | 71 “Расчеты с подотчетными лицами” | Остаток неиспользованной суммы возвращен в кассу организации. |
Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”:
| Корреспонденция счетов | Содержание операции | |
| Дебет | Кредит | |
| 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” | 71 “Расчеты с подотчетными лицами” | Отражена сумма невозвращенного аванса |
В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника:
| Корреспонденция счетов | Содержание операции | |
| Дебет | Кредит | |
| 70 ”Расчеты с персоналом по оплате труда” | 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” | Удержана задолженность по подотчетным суммам из заработной платы работника |
При погашении работником долга по подотчетной сумме можно также использовать счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”. Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” – Кредит 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”; Дебет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” – Кредит 50 “Касса”.
В последнее время достаточно широко применяются расчеты с применением платежных карт. Нередко подотчетные лица используют их для оплаты командировочных или представительских расходов. Чтобы работник имел возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делается запись:
| Корреспонденция счетов | Содержание операции | |
| Дебет | Кредит | |
| 55 “Специальные счета в банках” | 51 (52) “Расчетные счета” (“Валютные счета”) | Переведены денежные средства на специальный карточный счет |
| 71”Расчеты с подотчетными лицами” | 55 “Специальные счета в банках” | Учтена сумма средств на карточке выданная работнику для оплаты командировочных расходов. |
ВОЗВРАТ СУММЫ НЕИСПОЛЬЗОВАННОГО АВАНСА.
Несмотря на то, что любая организация стремится, чтобы подотчетное лицо вовремя отчитывалось по выданным суммам, нередко возникают ситуации, когда работник несвоевременно представил отчет по подотчетным суммам и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Бухгалтер в данном случае может поступить двумя способами:
- удержать сумму задолженности из заработной платы работника;
- не удерживать с работника сумму задолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается в составе его доходов.
Данные операции по-разному отражаются в бухгалтерском учете. Рассмотрим каждый вариант.
Вариант 1 .
С соответствии со статьей 137 ТК РФ для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды), работодатель имеет право произвести удержание из заработной платы работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос о порядке возмещения ущерба решается в суде.
Удержания из заработной платы работника нужно производить с учетом требований ст. 138 ТК РФ, согласно которой общий размет всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику.
Если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично. Сначала погашается задолженность в сумме, равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.
Вариант 2.
Если руководитель организации принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности то:
Согласно п.1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.