Удержания из заработной платы работников оформляются проводками: в счет реализуемых им банковских услуг по обслуживанию платежных, кредитных карт и прочих услуг собственного производства: по фактической себестоимости Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 23 «Вспомогательные производства» - продукции и услуг вспомогательного производства, Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» – работ и услуг обслуживающих хозяйств; по рыночным ценам Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 46 «Реализация продукции, работ, услуг»; в счет погашения задолженности: по подоходному налогу с расходов по оплате труда и другим облагаемым выплатам Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 68 «Расчеты с бюджетом»; пенсионному фонду Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»; по подотчетным суммам (перерасход и неиспользованные суммы по командировкам, хозяйственным и другим расходам) Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; за товары, купленные в кредит (когда предприятие оформило на его покрытие ссуду), займы (на строительство, хозяйственное обзаведение), недостачи и хищения, признанные виновными Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»; по исполнительным листам, за квартплату, за форменную одежду Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Произведенные выплаты работникам ФАКБ «Славянский Банк» в г. Рязань в течение отчетного месяца (аванс, пособия, премии и дивиденды) оформляются проводкой Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 50 «Касса».
Закрытие невыданной работникам в срок заработной платы (депонирование) оформляется проводкой Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Аналитический учет к счету 70 ведется в лицевых счетах рабочих и служащих, которые заводят в начале года на каждого члена трудового коллектива и лиц, работающих по трудовому договору (контракту). В течение года в лицевые счета заносят данные о начисленной заработной плате, премиях, выплатах по итогам года, за выслугу лет, пособий по листкам нетрудоспособности, удержаниях с указанием сумм к выдаче.
Начисление заработной платы работникам, оплачиваемым по твердым окладам и часовым ставкам, выполняется в табеле учета рабочего времени. Расчеты с персоналом Рязанского ФАКБ «Славянский Банк» по оплате труда выполняются в расчетной ведомости, в которую переносятся данные из табелей учета рабочего времени. После занесения в расчетную ведомость зарплаты из табелей производят доначисление различных доплат, надбавок и премий, руководствуясь оперативными приказами, справками, больничными листами, личными карточками и прочее. После обработки всех поступивших на начисление первичных документов подводят итоги по начислению по каждому работнику и приступают к удержаниям из зарплаты.
На основании графы «К получению на руки» из расчетной ведомости составляется платежная ведомость и накануне установленного дня выплаты зарплаты сотрудникам ФАКБ «Славянский Банк» в г. Рязань денежные средства перечисляются на счета работников, операции по которым производятся с помощью банковских платежных карт Visa. На основании табелей, и расчетных ведомостей составляется разработочная ведомость для отнесения начисленных сумм по шифрам затрат или фондам и свод по удержаниям.
Данные из разработочной ведомости, предварительно сгруппированные по счетам, записывают в регистр счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с одновременным выполнением записей по регистрам корреспондирующих счетов. После подведения итогов по оборотам счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» итоговые данные переносятся в сводную сальдо оборотную ведомость.
Для постоянного контроля за правильностью начислений, удержаний и отчислений, связанных с фондом заработной платы, ведется накопительная ведомость по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
После выполнения расчетных операций по начислениям зарплаты персоналу ФАКБ «Славянский Банк» в г. Рязань и расчета удержаний, а также отчислений в фонды и в местные налоги заполняются отчетные формы по пенсионному фонду, фондам медицинского и социального страхования, отчислениям в местные налоги.
Информацию о расчетах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчет на служебные командировки, на операционные расходы и административно хозяйственные расходы содержит счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Порядок выдачи наличных денежных средств работникам предприятия под отчет регулируется правилами ведения кассовых операций.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам, то есть, неиспользованные.
Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:
- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
- расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
- представительские расходы.
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами в ФАКБ «Славянский Банк» в г. Рязань служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. На оборотной стороне этого журнала-ордера проведены сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.
Работникам рязанского ФАКБ «Славянский Банк» в г. Рязань выдаются из кассы предприятия наличные деньги на операционные, хозяйственные и командировочные расходы. Средства на операционные и хозяйственные расходы выдаются только ограниченному распоряжением управляющего ФАКБ «Славянский Банк» в г. Рязань кругу лиц в размерах и на сроки, определяемые руководителем по согласованию с учреждением банка, осуществляющим его кассовое обслуживание. С каждым работником, внесенным в список постоянных получателей денег на хозяйственно-операционные расходы, в ФАКБ «Славянский Банк» в г. Рязань заключен договор о материальной ответственности. Выдача денег под отчет оформляется и осуществляется расходными кассовыми ордерами. Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу предприятия не позднее трех дней по истечении срока, на который они были выданы. Авансовый отчет утверждается управляющего ФАКБ «Славянский Банк» в г. Рязань.
Выдача из кассы подотчетным лицам авансов на хозяйственные расходы, служебные командировки и на другие цели, а также возмещение работникам сумм расходов по переезду к новому месту работы в случаях перевода и сумм причитающихся подъемных в связи с этим оформляется проводкой Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 50 «Касса».
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по Кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и Дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника.
Деньги в новый подотчет выдаются только при условии полного расчета по предыдущей подотчетной сумме. После исполнения операции, для которой были получены подотчет деньги, подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет о расходах с приложенными к нему оправдательными документами, подтверждающими правильность расходов.
К авансовому отчету при приобретении товароматериальных ценностей за наличные, прикладываются документы подтверждающие приобретение их и документы подтверждающие их оприходование на склад. Если материалы были сразу израсходованы в производстве (горюче смазочные материалы, канцтовары и другие), должны быть приложены требования с росписью получателей.
Выдача наличных денежных средств под отчет на командировки оформляется командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером, а так же оформлением приказа по предприятию.
Порядок расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам определен Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС «О служебных командировках в пределах СССР»[46], письмом Минфина РФ «О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах», письмом Минфина РФ «Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен».