Таким чином, відправлення договору на узгодження займуть усього кілька мінут, всі учасники процесу автоматично будуть внесені в аркуш узгодження й одержать повідомлення, а співробітник швидко виконає завдання, навіть не зовсім точно знаючи відповідний бізнес-процес. Точно так само можна сформувати «по шаблоні» аркуш ознайомлення із вхідним або внутрішнім документом. Однак варто згадати, що при всій зручності використання таких трафаретів у системі повинна бути передбачена можливість вибору - створювати документ або аркуш узгодження/ознайомлення по шаблоні або заповнювати поля вручну,- оскільки ситуації бувають різні.
Варто звернути увагу, що функції автоматичного внесення даних у поля аркушів узгодження/ознайомлення виконуються на основі інформації з довідників СЕД. У них система може зберігати не тільки дані про співробітників своєї організації, їхньої посади, функціональні ролі (наприклад, секретар, юрист, менеджер), але й інформацію із всіх контрагентів, з якими ведеться робота - найменування компаній, ФИО співробітників, їхні телефони, адреси й e-mail. Якщо виникає необхідність відправити документи в зовнішню організацію, СЕД може надати відомості, кому, куди й на яку адресу висилати інформацію. Час на пошук і перевірку актуальності відповідних контактів зводиться до мінімуму.
Крім швидкого надання відомостей СЕД може зафіксувати сам факт відправлення - дату, час, кому й куди пішли документи. Зберігаючи в такий спосіб інформацію якийсь час, за допомогою системи можна створити архів контактів - повну історію взаємин з компаніями-контрагентами: кому, куди, яка інформація відправлялася, що було отримано у відповідь, які зустрічі були проведені, які питання обговорювалися й про що домовилися сторони. Такий архів можна використовувати як довідник проведеної роботи для звітів або як пам'ятка...
Крім документів, що підлягають обов'язкової реєстрації, в «Новому стилі», як і в будь-якій організації, завжди циркулює інформація «без номера». До неї ставляться не тільки різні посадові інструкції, положення про відділи або звіти співробітників, але й опису порядку виконання різних дій у рамках виконання службових обов'язків - так звані бізнеси-процеси. Якщо говорити простіше, те це деякі інструкції з роботи, а якщо вдуматися, то це саме та інформація, який найчастіше не вистачає новачкам для виконання своїх обов'язків і якнайшвидшої адаптації в колективі.
СЕД дозволяють зібрати таку інформацію в окрему базу даних, розсортувати її по темах, організувати доступ співробітників і одержати єдиний електронний архів, де можна знайти не тільки внутрішню інформацію про саму організацію й порядок її роботи, але й будь-які відомості - про стан галузі, конкурентах, заходах, подіях, опублікованих матеріалах і статтях. Такий довідник дозволить співробітникам завжди бути в курсі поточних тенденцій розвитку сфери діяльності організації, перспективах росту.
В архіві, створеному на основі системи електронного документообігу, буде легко знайти будь-яку інформацію, що цікавить. Пошук здійснюється за допомогою уведення ключових слів у поле відповідної форми. Внутрішні механізми індексації дозволять скласти перелік посилань на матеріали, що містять шукане слово. За результатами пошуку в сучасних СЕД можна одержати довідку-звіт будь-якої форми.
Матеріали такого довідкового архіву можна використовувати не тільки для відстеження стану ринку, але й для проведення навчання співробітників. Курс лекцій і практичних завдань дозволить підвищити кваліфікацію й дасть можливість підготувати внутрішні кадри. Сучасні системи документообігу крім надання навчальних матеріалів здатні приймати в співробітників екзамени з різних тем. Предмет, питання, варіанти відповідей - всі можна самостійно ввести в базу й використовувати неодноразово, у міру необхідності. Розглянути СЕД як електронний довідник можна й з погляду ведення штатного розкладу організації, бази наявних вакансій, внесення оцінок про проведене навчання, відпустки, відгули й лікарняних в особистих картках співробітників. Що дасть впровадження системи електронного документообігу підприємству?
Сучасна система електронного документообігу не тільки автоматизирує діловодство, але й забезпечить можливість колективної роботи з документами (включаючи їхню підготовку, узгодження, розміщення в потрібних папках електронного сховища із загальним доступом або регульованим доступом), керування потоками робіт, захисту інформації, керування контентом/документами, уніфікованого доступу до інформації (портал). У системах електронного документообігу можна здійснювати весь цикл роботи з документами: створювати, редагувати, пересилати, ознайомлюватися, погоджувати, створювати доручення по документах, контролювати їхнє виконання, підписувати документи (за допомогою електронно-цифрового підпису), реєструвати, здавати до архіву, зберігати (причому в різних форматах: текстовому, графічному) протягом заданого періоду, знищувати й ін.
На закінчення необхідно сказати, що останнім часом корпоративні інформаційні системи перестають бути даниною моді. Вони стають невід'ємною частиною системи керування на підприємствах в умовах українських реалій. У зв'язку із цим процес впровадження інформаційної системи, інакше кажучи - автоматизація системи керування підприємством, розглядається невідривно від процесу його оптимізації.
Технологія роботи СЕД, коли документи не передаються фізично, а надається доступ до документів, що зберігається на сервері, дозволяє організувати роботу співробітників в єдиному інформаційному просторі, коли далекість окремих користувачів перестає впливати на швидкість роботи з документами.
Одним з важливих наслідків при уведенні СЕД є підвищення відповідальності за виконання службових обов'язків. Безпам'ятність співробітників - як її побороти? Умовляння й навіть дисциплінарні міри допомагають слабко й на короткий час. Із цим завданням може впоратися тільки безпристрасна комп'ютерна система. При роботі із СЕД для видачі доручення зовсім необов'язково викликати підлеглого (крім випадків, звичайно, коли крім доручення ще потрібно винести догану, насварити або похвалити).
Отже, що ж дає впровадження СЕД?
Системи електронного документообігу були розроблені для полегшення виконання робіт, а також підвищення якості й швидкості їхнього виконання. Впровадження СЕД сприяє:
- підвищенню ефективності керування компанією за рахунок підключення до роботи в системі всіх співробітників організації (як у головному офісі, так і у філіях і дочірніх компаніях), що працюють із документами, строгого контролю дотримання ними посадових обов'язків, регламентів і процедур, прийнятих у компанії, підвищення прозорості її документообігу й ділових процесів, прискорення інформаційних потоків;
- створенню єдиного інформаційного простору, що поєднує співробітників основний, дочірніх і залежних компаній на рівні загальних ділових процесів і систем колективної роботи;
- скороченню часу на проходження по структурних підрозділах і виконанню управлінських документів, пошук документів, необхідних керівництву для прийняття управлінських рішень, при одночасному підвищенні якості й надійності рішень за рахунок повноти й своєчасності надаваної інформації;
- спрощенню одержання інформації про поточний стан документа або ділового процесу;
- максимальному скороченню обороту паперових документів, економії людських і виробничих ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів, здешевленню зберігання паперових документів за рахунок їхнього зберігання в електронному виді;
- введенню єдиного стандарту роботи з електронними документами, що забезпечує захищеність, керованість і доступність документів, уніфікації, формалізації й строгій регламентованості технологій діловодства, документообігу й бізнес-процесів;
- забезпеченню захисту інформації від несанкціонованого доступу й ліквідації витоку інформації, що відбуваються через неупорядковане зберігання більших обсягів документації.
При цьому експлуатація СЕД дозволяє виключити ризики:
- несвоєчасної доставки інформації;
- невиконання або несвоєчасного виконання виданих керівництвом доручень;
- втрат інформації при передачі й зберіганні;
- тривалого узгодження проектів документів і, відповідно, неприпустимо повільного реагування на зміни зовнішньої бізнес-середовища;
- несвоєчасного виконання ділових зобов'язань;
- впровадження єдиної корпоративної культури.
У цілому сучасні системи електронного документообігу надають широкий спектр інструментів автоматизації ведення діловодства, керування документообігом, підтримки бізнес-процесів.
1.Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2005. №1. С. 36-41.
2.Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 2004. №1. С. 34-39.
3.Введення в інформаційний бізнес/Під ред. В.П. Тихомирова й А.В.
4.Хорошилова. - М.: Фінанси й статистика, 2006.
5.Веселова, Е.Н. Економічна реальність і бізнес-інформація // НТБ. -
6.1998. - № 3.
7.Голованова, М.В. Ефективність обслуговування користувачів бізнес-
8.інформацією на електронних носіях у Кабінеті ділової інформації