Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.
В составе форм первичного учета выделяются документы по учету основных средств, учету труда и его оплате, по материальному учету, учету денежных средств и расчетных операций. Также имеются различные специализированные формы документов для отражения результатов инвентаризации, оформления пенсий, пособий и т. п.
Наличие единой первичной документации в организациях имеет важное организующее значение, дает возможность устранить разнобой в исходном звене организации бухгалтерского учета, а также наличие единой унифицированной документации важно для внедрения компьютеризации учета.
Таким образом, система документирования хозяйственных операций является важной составной частью организации финансового бухгалтерского учета.
4. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
5. Для систематизации и накопления информации из первичных документов данные переносятся в регистры бухгалтерского учета. Формы регистров разрабатываются Минфином РФ. Хозяйственные операции в регистрах бухгалтерского учета должны отражаться в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
6. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Порядок, сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации.
7. Одним из принципов организации финансового бухгалтерского учета является распределение обязанностей в бухгалтерии.
При распределении служебных обязанностей наиболее ответственные и сложные работы поручаются квалифицированным работникам. Распределение обязанностей строится так, чтобы была обеспечена взаимозаменяемость работников.
Перечень служебных обязанностей разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.
Распределение обязанностей зависит от организационной структуры учетного процесса.
8. Организационная структура учетного процесса в организациях может строиться на принципах полной централизации, децентрализации, частичной децентрализации.
Полная централизация учетного процесса заключается в том, что весь учетный процесс сосредоточен в центральной бухгалтерии. В связи с внедрением компьютеризации учета такая организация учетного процесса становится все более распространенной.
Децентрализация учетного процесса состоит в том, что в каждом подразделении организации ведется полный цикл учетных работ от заполнения первичных документов до составления баланса. В центральной бухгалтерии осуществляется сводный учет в целом по организации.
Более распространенной является частичная децентрализация. В этом случае в подразделениях ведутся документальное оформление хозяйственных операций, группировка и сводка документов до составления производственных отчетов. Важным становится рациональная увязка учетного процесса в центральной бухгалтерии и в подразделениях организации.
9. Важным элементом в организации бухгалтерского учета является хранение бухгалтерских документов и учетных регистров. Для правильной организации хранения документов составляется номенклатура дел, в которой указываются название документа, индекс, количество и срок хранения.
Все бухгалтерские документы и бухгалтерская отчетность хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет [12, С.13].
В Положении [7] формируется учетная политика, предполагающая имущественную обособленность и непрерывность деятельности организации. Учетная политика организации должна отвечать требованиям полноты, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости и рациональности.
Допущение имущественной обособленности означает, что имущество и обязательства организации существуют обособленно от имущества и обязательств собственника. В период становления рыночной экономики это допущение представляется важным, так как имущество многих организаций находится в личном пользовании учредителей, участников или работников.
Допущение непрерывности деятельности организации означает, что она будет продолжать свою деятельность в будущем и у нее отсутствует намерение ликвидации или существенного сокращения деятельности. Если у организации имеются указанные намерения, она обязана объявить об этом в учетной политике и в пояснительной записке к годовому отчету за истекший финансовый год.
Допущение последовательности применения учетной политики означает, что выбранная организацией учетная политика применяется последовательно из года в год.
Допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности означает, что они отражаются в бухгалтерском учете и отчетности того периода, в котором совершены, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами.
Бухгалтерская учетная политика организации формируется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. При этом утверждаются:
• рабочий план счетов бухгалтерского учета;
• формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности;
• порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
• методы оценки активов и обязательств;
• правила документооборота и технологии обработки учетной информации;
• порядок контроля за хозяйственными операциями.
Бухгалтерская учетная политика организации должна обеспечить:
1) полноту отражения в бухгалтерском учете всех факторов хозяйственной деятельности (требование полноты);
2) своевременное отражение факторов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);
3) большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);
4) отражение в бухгалтерском учете факторов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);
5) тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);
6) рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности).
Таким образом, при организации финансового бухгалтерского учета основными принципами (требованиями) являются: полнота, своевременность, осмотрительность, непротиворечивость, рациональность и приоритет содержания перед формой [8, с.7].
В соответствии с международным учетным стандартом основополагающими финансовыми бухгалтерскими принципами являются: продолжение деятельности, преемственность (постоянство) учетной политики (накопления, прироста), методы оценки активов и обязательств, принцип двойной записи хозяйственных операций.
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94 н, в системном бухгалтерском учете и в балансе отражаются активы, являющиеся собственностью организации, и имущество, принадлежащее другим предприятиям, учитывается на забалансовых счетах.
Основная цель финансового учета состоит в получении информации для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности для внешних пользователей.
Финансовый учет регистрирует в основном уже свершившиеся факты (информацию о прошлом). Его объектом является финансово-хозяйственная деятельность организации: ее имущество, обязательства, хозяйственные операции, финансовые результаты. Ведение финансового учета обязательно, оно строго регламентируется нормативными документами — законодательством РФ, стандартами (положениями), методическими указаниями и др. Ответственность за это несет руководитель организации. В Законе РФ «О бухгалтерском учете» указано, что лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения учета в порядке, установленном законодательством РФ, искажения отчетности, несоблюдения сроков ее представления и публикации привлекаются к административной или уголовной ответственности.
Данные финансового учета в установленном порядке сводятся в финансовой отчетности, которая представляется внешним пользователям (собственникам организации, налоговым органам, органам статистики и т. д.); в значительной степени они не представляют коммерческой тайны, поскольку характеризуют лишь обобщенные показатели деятельности организации.
В финансовом учете затраты группируются по экономическим элементам (однородным группам). Независимо от формы собственности организации положением о расходах организации установлен единый перечень экономических элементов: материальные затраты, затраты на оплату труда, отчисления на социальные нужды, амортизация, прочие затраты.
Основные элементы метода финансового учета — документация, денежная оценка, счета, двойная запись, инвентаризация и баланс, то есть равенство активов источникам их образования (активы = капитал + обязательства).
Финансовый учет основан на общепринятых принципах, которые регулируют запись и передачу финансовой информации. На их основе в каждой организации разрабатываются стратегические положения и определяются (выбираются) конкретные правила ведения бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций.