ТЕОРЕТИЧНІ ТА ПРАВОВІ ЗАСАДИ ОБЛІКУ ТА КОНТРОЛЮ В БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВАХ
Згідно із статтею 2 Бюджетного кодексу України бюджетна установа - це орган, установа чи організація, визначена Конституцією України, а також установа чи організація, створена органами державної влади, органами влади АР Крим чи органами місцевого самоврядування, яка повністю утримується за рахунок державного бюджету чи місцевих бюджетів. До таких організацій належать школи, навчальні заклади, науково-дослідні інститути, дитячі будинки, лікарні, центральні та місцеві органи державної влади та державного управління та інші установи.
Бюджетні установи належать до одного з різновидів організацій некомерційного характеру, для яких отримання прибутку не єосновною їхньою діяльністю.
Критеріями зарахування установ до бюджетних є:
- створення установи органом державної влади (міністерством, відомством тощо)
- або органом місцевого самоврядування (територіальними громадами міст, сіл, виконавчими органами;
- утримання установи за рахунок бюджетних коштів.
Утримують бюджетні установи за рахунок коштів загального та спеціального фондів Державного бюджету України та місцевих бюджетів. Обсяги бюджетних коштів, виділені на утримання бюджетних установ, передбачаю у кошторисі доходів і видатків. Кошторис підтверджує повноваження на отримання доходів і здійснення витрат та визначає обсяг і напрям використання коштів для виконання певних функцій.
Бюджетні установи мають право вести діяльність виключно в межах асигнувань, затверджених кошторисами і планами асигнувань, дотримуючись фінансово-бюджетної дисципліни і максимальної економії матеріальних засобів і грошових коштів.
Всі установи, які утримуються за рахунок коштів державного бюджету обов'язково проходять реєстрацію в органах податкової служби, Пенсійного та соціального страхування.
Бюджетним кодексом України регулюються відносини, що виникають у процесі складання, розгляду, затвердження, виконання бюджетів та розгляду звітів про їх виконання, а також контролю за виконанням Державного бюджету України та місцевих бюджетів.На підставі Статті 26 Бюджетного кодексу України проводиться внутрішній фінансовий контроль, який здійснюється на всіх стадіях бюджетного процесу який повинен забезпечувати: 1. постійну оцінку достатності та відповідності діяльності бюджетної установи вимогам внутрішнього фінансового контролю; 2. оцінку діяльності на відповідність результатів встановленим завданням та планам; 3. інформування безпосередньо керівника бюджетної установи про результати кожної перевірки (оцінки чи ревізії), проведеної підрозділом внутрішнього фінансового контролю.Державний фінансовий контроль не можна розглядати у відриві від функцій та економічної ролі держави, яку вона відіграє на різних етапах розвитку суспільства.
Будучи найвищою формою організації людського співжиття, держава створює умови для того, діяльність людей із задоволення своїх життєво важливих потреб здійснювалася згідно зі схваленими суспільством нормами, правилами та звичаями.
Зміцнення держави як суспільного інституту супроводжувалося розвитком численних її функцій, які виражають, що і як держава робить для впорядкування та вдосконалення суспільної, колективної і приватної життєдіяльності людей.
Досягнення позитивних економічних зрушень у державі неможливе без запровадження режиму жорсткого обмеження бюджетних видатків та інших державних витрат, своєчасного наповнення дохідної частини бюджету. Саме тому здійснення контролю за формуванням, виконанням бюджетів і використанням бюджетних коштів є одним із основних напрямів роботи державної контрольно-ревізійної служби в Україні.
Перевірка бюджетів являє собою обстеження і вивчення окремих ділянок фінансово-господарської діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, бюджетних установ, інших суб'єктів господарювання з погляду дотримання учасниками бюджетного процесу визначених законодавством норм складання, розгляду, затвердження та виконання бюджетів, які проводяться органами фінансового контролю в межах покладених на них повноважень.
Особливістю перевірок є те, що всі контрольні дії здійснюються передусім з метою визначення й оцінки роботи органів виконавчої влади щодо забезпечення формування і виконання бюджетів.
Контрольно-ревізійна робота з бюджету проводиться органами державної контрольно-ревізійної служби у формі ревізій і перевірок. Найповнішу характеристику стану економічної і контрольної роботи фінансових органів і органів Державного казначейства дають комплексні ревізії, які повинні сприяти виконанню бюджету з кожного джерела доходів, виявленню можливостей додаткового надходження платежів до бюджету, цільовому й ефективному використанню бюджетних коштів.
Перевірки бюджетів проводяться органами державної контрольно-ревізійної служби центрального та регіонального рівнів спільно з іншими органами державного фінансового контролю у плановому порядку.
Згідно із Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996 від 16.07.2009 р. всі установи повинні вести бухгалтерський облік. Головною метою ведення бухгалтерського обліку бюджетних установ є надання інформації, яка необхідна для управління діяльністю бюджетної установи та забезпечення контролю за виконанням кошторису доходів і витрат. За даними бухгалтерського обліку складають звітність: фінансову, податкову та інші види звітності. Бухгалтерський облік в установі повинен вестися з дня реєстрації установи до її ліквідації.Згідно зі ст. 6 цього Закону порядок ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності про виконання кошторисів і бюджетів установ регулює Державне казначейство України. Цей державний орган розробляє План рахунків бухгалтерського обліку і порядок його застосування, інструкції з обліку коштів загального та спеціального фондів, валютних операцій, основних засобів, видатків та доходів тощо. Така сувора регламентація методології обліку забезпечує його єдність, порівнювання показників установ різних галузей невиробничої сфери, можливість отримання зведених показників для контролю за виконанням кошторисів і бюджетів. Важливу організаційну роль в організації бухгалтерського обліку відіграє Державний комітет статистики України, який розробляє та узгоджує з Міністерством фінансів України, Державним казначейством України форми звітності.У разі необхідності та за погодженням із Державним казначейством України міністерства і відомства можуть розробляти та видавати положення щодо використання загальних положень з бухгалтерського обліку з урахуванням специфіки їхньої діяльності в установах свої підпорядкованості.
Відповідає за організацію бухгалтерського обліку в установі уповноважений орган, який здійснює керівництво установою. До його функцій входить забезпечення облікового процесу та формування облікового апарату. Обліковий процес полягає в реєстрації господарських операцій в момент їхнього здійснення, якщо це неможливо, то відразу після їхнього здійснення, оформлення первинних документів та реєстрації господарських операцій в бухгалтерії, відображення операцій у формі подвійного запису на рахунках бухгалтерського обліку, узагальнення облікової інформації в реєстрах.
Завершальним етапом облікового процесу є складання на підставі даних бухгалтерського обліку звітності. Керівник установи зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильного виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, які причетні до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера з дотриманням порядку оформлення та подання до обліку відповідних документів. Відповідають за несвоєчасне складання первинних документів та реєстрів бухгалтерського обліку, а також недостовірність відображених у них даних особи, які склали та підписали ці документи. Згідно з п. З ст. 8 Закону № 996 керівництво установи відповідно до законодавства відповідає за:
- організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах;
- збереження оброблених документів, регістрів і звітності упродовж установленого терміну, але не менше від трьох років.
Наказом керівника затверджується порядок організації бухгалтерсь-кого обліку в установі та посадові інструкціїде зокрема, визначається:
1. хто веде облік (чисельність, структура облікового апарату, його підпорядкованість і розміщення);
2. як ведеться облік (за допомогою яких рахунків, документів, формобліку, які реєстри обліку використовують, яка техніка ведення обліку та технологіяобробки облікової інформації);
3. вякі терміни та як здійснюється збирання, обробка, узагальнення та надання інформації;
4. план інвентаризації;
5. робочий план рахунків та їхня кореспонденція.
В абсолютній більшості бюджетних установ бухгалтерський облік здійснюється бухгалтерією, яка безпосередньо підпорядкована керівнику бюджетної установи. Для роботи бухгалтерії виділяють окремі приміщення, обладнані меблями, інвентарем, електронно-обчислювальною технікою та іншим майном.
Бухгалтерія — це самостійний структурний підрозділ апарату управління (служба, відділ), який веде бухгалтерський облік діяльності бюджетної установи. Вона тісно пов'язана зі всіма службами, відділами та виробничими підрозділами бюджетної установи, отримує від них необхідну для обліку і контролю документацію та надає їм відповідну інформацію. Отже, бухгалтерія безпосередньо впливає на виконання кошторису доходів і видатків.
Структуру та штатну чисельність бухгалтерії, як і усієї бюджетної установи, затверджує вища установа.
Основними обов'язками бухгалтерії бюджетної установи є: