Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке.
Шахматные регистры – можно ограничиться записью одних лишь кредитовых (либо одних лишь дебетовых) оборотов с группировкой по корреспондирующим счетам, что позволяет путем двойной записи в один рабочий прием отразить операции одновременно по дебету и по кредиту счетов.
10.3 Требования, предъявляемые к ведению учетных регистров
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по его соответствующим счетам.
Записи в учетные регистры выполняются чернилами или шариковой ручкой. Записи должны быть краткими, четкими, ясными, разборчивыми, без подчисток и помарок. Нельзя производить записи над строками и между строк. Способ записи в учетные регистры может быть линейно-позиционный и шахматной формы.
Линейно-позиционный способ записей применяется для учета расчетов с покупателями, поставщиками, с подотчетными лицами и т.д. При этом способе обороты дебетовые и кредитовые отражаются по одной позиции (линии), что дает возможность выявить дебиторскую или кредиторскую задолженность.
В случае шахматной формы записи хозяйственная операция записывается одновременно по дебету и кредиту счетов один раз.
После регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах по окончании месяца по каждой графе подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют, сопоставляя оборотные ведомости, или другим способом, и заносят в Главную книгу.
После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.
10.4 Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах
Ошибки могут быть локальные, когда информация отражается только в одном учетном регистре, и транзитные – если ошибки автоматически проходят через несколько учетных регистров.
Ошибки могут быть допущены в тексте операции, тогда они приведут к неправильной бухгалтерской проводке в числах (наиболее распространенные).
Корректурный способ заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и написании выше правильного текста. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При исправлении ошибок должна быть указана дата, подтвержденная подписью лица, производившего исправление.
Способ дополнительной проводки. Исправление допускается обычной записью на сумму разницы путем составления второй бухгалтерской проводки с аналогичной корреспонденцией счетов.
Сторнировочные записи – это исправительные записи методом “красное сторно”. Ошибка, обнаруженная в бухгалтерской проводке, “сторнируется”, т.е. ранее сделанная в учете запись повторяется красными чернилами, и происходит вычитание предыдущей, уже записанной суммы, после данной операции приравниваемой к нулю. После чего делается правильная корреспонденция счетов обычной записью.
10.5 Формы бухгалтерского учета
Форма учета – это бухгалтерская запись данных из первичных документов в учетные регистры. При разных формах учета по-разному сочетаются учетные регистры, последовательность, способы учетных записей, организация учетного процесса.
Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:
● количество применяемых регистров, их назначение, содержание, внешний вид;
● взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;
● последовательность и способы записей в учетные регистры;
● степень использования средств механизации и автоматизации в бухгалтерском учете.
Формы бухгалтерского учета
| Виды форм бухгалтерского учета | Последовательность записей | Применение форм |
| Журнал-Главная | Документы, кассовая книга, оборотные ведомости по аналитическим счетам, группировочные, накопительные ведомости, Журнал-Главная, баланс | Ведется в организациях с небольшим объемом производства, в отдельных учреждениях и в некоторых финансовых органах |
| Мемориально-ордерная | Документы, кассовая книга, оборотная ведомость по аналитическим счетам, мемориальные ордера, регистрационный журнал, Главная книга, оборотная ведомость, баланс | В некоторых организациях с различными формами собственности |
| Простая форма | Документы, кассовая книга, книга хозяйственных операций, ведомость заработной платы, баланс и отчетность | Применяется в организациях малогопредпринимательства |
| Упрощенная форма | Документы, кассовая книга, ведомость зарплаты, Книга учета хозяйственных операций, баланс, отчетность | Могут применять малые организации, имеющие на балансе основные средства, производство продукции и работ, большое количество банковских операций |
| Журнально-ордерная | Документы, кассовая книга, оборотная ведомость по аналитическим счетам, журналы-ордера, Главная книга, баланс | Широко применяется в организациях различных форм собственности |
| Автоматизированная | Документы, машинные носители информации, регистры синтетического и аналитического учета в ЭВМ, машинограммы по учету и отчетности | В любых организациях |
Форма бухгалтерского учета Журнал-Главная. Характерная особенность этой формы в том, что регистры для хронологической и систематической записи по счетам синтетического учета объединены в одной комбинированной книге Журнал-Главная. Операции в книгу Журнал-Главная записываются непосредственно с первичных или сводных документов либо на основании составленных мемориальных ордеров с приложенными к ним документами.
Мемориально-ордерная форма счетоводства получила свое название от мемориального ордера, которым завершается обработка первичных документов, и является предшественницей современных форм. При этой форме учета на каждую группу операций, объединенных в свободном документе, или отдельно по банковским, кассовым операциям, по расчету заработной платы и др. составляется мемориальный ордер. Синтетический учет при мемориально-ордерной форме ведут в двух регистрах – журнале регистрации и Главной книге. Регистрационный журнал применяется для регистрации бухгалтерских проводок в хронологическом порядке с указанием номера, даты и суммы. Затем мемориальные ордера записываются в Главную книгу, которая имеет развернутую двустороннюю форму. Для каждого синтетического счета отводится отдельный разворот двух страниц. По окончании каждого месяца в Главной книге подсчитываются итоги оборотов по дебету и кредиту, выводят сальдо по каждому счету и составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам.
Журнально-ордерная форма получила свое название по основному регистру, используемому при этой форме счетоводства, - журналу-ордеру.
Журналы-ордера – бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу. Записи в них ведутся по мере поступления документов либо как итоги в зависимости от характера и содержания операции. Журналы-ордера служат для отражения кредитовых операций по одному синтетическому счету.
Контрольные вопросы по теме “Регистры, формы и техника бухгалтерского учета”
1. Что такое учетные регистры?
2. Какие формы учетных регистров существуют?
3. По каким признакам классифицируют учетные регистры?
4. На какие виды подразделяются учетные регистры по характеру записей?
5. Что такое односторонние регистры?
6. Что понимается под формой бухгалтерского учета?
7. Как заполняется Главная книга?
8. Какие способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах применяются в бухгалтерском учете?
9. В каких случаях применяются способы исправления ошибочных записей?
Тест по теме “Регистры, форма и техника записи в учетные регистры”
1. Учетные регистры – это:
а) первичные документы
б) таблицы специальной формы
в) бухгалтерские книги
2. Регистры бухгалтерского учета могут вестись:
а) в виде журналов-ордеров
б) в специальных книгах, на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм
в) на отдельных листках
3. По внешнему виду учетные регистры делятся на:
а) журналы и свободные листы
б) книги, журналы и карточки
в) бухгалтерские книги, карточки и свободные листы
4. По характеру записей учетные регистры делятся на:
а) хронологические, систематические и комбинированные
б) хронологические, постоянные и разовые
в) хронологические, комбинированные и разовые
5. Систематическим регистром является:
а) кассовая книга
б) регистрационный журнал
в) Главная книга
6. Учетные регистры делятся на синтетические и аналитические:
а) по построению регистров
б) по объему содержания записей
в) по характеру записей
7. Когда в регистрах записана сумма, меньше действительной, применяется:
а) корректурный способ
б) способ дополнительной проводки
в) способ “красное сторно”
8. При какой форме бухгалтерского учета синтетический учет ведется в двух регистрах – в Регистрационном журнале и Главной книге?
а) книге Журнал-Главная
б) Мемориально-ордерной
в) Журнально-ордерной
9. Бухгалтерским регистром, построенным по шахматному принципу на свободных листах специального разграфления, является:
а) журнал-ордер
б) мемориальный ордер
в) регистрационный журнал
10. Сумму, отраженную в учете чернилами красного цвета, необходимо:
а) не принимать к учету
б) прибавить
в) вычесть
Тема 11. Основы бухгалтерской отчетности