Таким образом, аудит персонала, особенно в условиях рыночной экономики, позволяет повысить прибыльность организации за счет выявления внутриорганизационных резервов повышения эффективности и производительности персонала организации.
Кадровый аудит (экспертиза кадровой документации) – это проверка соответствия ведения кадровой документации в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений.
Проведение кадрового аудита включает в себя:
· Проверку наличия и корректности составления локальных нормативных актов компании (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных работников, Положение об оплате труда работников, Положение об охране труда др.)
· Проверку наличия и корректности составления документов по учету кадров (Штатное расписание, График отпусков, Табель учета рабочего времени, трудовые договора с работниками, должностные инструкции и др.).
· Проверку оформления и регистрации кадровых приказов (прием, увольнение, перевод, отпусков и др.).
· Проверку порядка ведения личных карточек сотрудников
· Проверку ведения личных дел сотрудников
· Проверку порядка заполнения и ведения трудовых книжек работников.
· Проверку порядка ознакомления сотрудников с локальными актами компании.
Порядок предоставления услуг по аудиту кадровой документации:
· Проверка наличия у Компании-Заказчика обязательных к наличию в соответствии с требованиями Законодательства РФ кадровых документов.
· Предоставление Компанией-Заказчиком для проверки документов, запрошенных специалистами нашей Компании.
· Составление заключения по результатам выполненной проверки кадровой документации.
В заключение включается:
· список проверенных документов
· список выявленных нарушений
· ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства
· риски, которые могут возникнуть в случае не устранения выявленных нарушений (размер штрафа по каждому нарушению).
Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации.
Аудит кадрового делопроизводства может проводиться специалистом, который обладает знаниями в области трудового права и нормативов оформления кадровых документов.
Провести кадровый аудит можно своими силами (внутренний кадровый аудит), поставив соответствующую задачу перед работающими в компании менеджерами по персоналу/работниками кадровой службы. Однако, поручая аудит штатным сотрудникам, отвечающим за ведение кадрового документооборота, необходимо понимать, что они прежде всего являются наемными работниками и не всегда способны дать независимую и объективную оценку сложившейся ситуации. Во-первых, потому что они будут фактически проводить аудит собственной работы. Во-вторых, очевидно, что от результатов проведенной проверки может зависеть оплата их труда. В-третьих, именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять рекомендации (предложения) по улучшению собственной же деятельности.
Приглашая внешних аудиторов (консультантов) руководство компании получает возможность значительно сэкономить время, получив одновременно дополнительный ресурс в виде знаний и опыта внешних консультантов.
Для того чтобы внешние аудиторы могли комплексно оценить состояние кадрового документооборота, им необходимо:
- изучить процедуры документирования трудовых отношений в компании;
- проанализировать состав кадровой документации и определить ее соответствие требованиям действующего законодательства;
- провести анализ системы хранения кадровой документации.
Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий:
1. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003). Документы, оформленные с отступлением от требований данного Государственного стандарта, теряют юридическую силу.
2. При оформлении ряда процедур по кадровому учету необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.
3. Помимо требований к оформлению кадровой документации трудовое законодательство содержит также определенные требования и к их содержанию.
Соответствие документа всем указанным требованиям и подлежит проверке в ходе аудита.
1. Проверяется наличие каждого из указанных в списке документов. При проверке приказов по личному составу необходимо также убедиться в наличии документов-оснований к этим приказам. Зачастую указанные документы существуют только виртуально - ссылка на них в приказе есть, но сами документы кадровой службой не составляются.
2. Оценка оформления существующих документов на предмет их соответствия действующему законодательству. Проверяется как наличие в документе всех необходимых реквизитов, так и соблюдение требований к их оформлению.
Каждый работодатель должен обеспечить сохранность кадровых документов таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения или иных чрезвычайных ситуаций. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их постоянном хранении в архиве содержится в действующем законодательстве. Если в кадровой службе не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность будет невозможно.
Кадры предприятия не являются постоянной величиной: одни работники увольняются, другие принимаются на работу. Состояние кадров предприятия определяется с помощью следующих коэффициентов:
Коэффициент выбытия кадров (Квк) определяется отношением количества работников, уволенных по всем причинам за данный период к среднесписочной численности работников за тот же период:
Квк = (Чув/Чср) 100
где Чув - количество работников, уволенных по всем причинам, чел.; Чср - среднесписочная численность работников, чел.
Коэффициент приема кадров (Кпк) определяется отношением количества работников, принятых на предприятие за определенный период времени, к среднегодовой численности персонала за этот же период:
Кпк = (Чпр /Чср) 100
где Чпр - численность принятых работников, чел.
Коэффициент текучести кадров (Ктк) рассчитывается делением численности работников, выбывших по собственному желанию и уволенных за нарушение трудовой дисциплины за данный период времени (Чув), на среднесписочную численность работников за тот же период.
Ктк = (Чув/Чср) 100
Потери в численности работников от текучести кадров определяется по формуле:
?Ч = (Ктк * Чср * Дн) / (Тпл х 100)
где Дн – перерыв работы в днях при каждом переходе работника из одной организации в другую. (для укрупненных расчетов принимается равным 20 дням)
Тпл – плановый фонд рабочего времени одного работника по балансу в днях.
Коэффициент оборота кадров (Кок)
Кок = [(Чув + Чпр)/Чср] 100
Определение потребности в персонале на предприятии ведется раздельно по группам промышленно-производственного и непромышленного персонала.
Основными методами расчета количественной потребности в персонале являются расчеты:
• по трудоемкости производственной программы;
по нормам выработки;
по нормам обслуживания;
• по рабочим местам.
Норматив численности работников (основных рабочих-сдельщиков) (Нч)по трудоемкости производственной программы определяется по формуле
Нч= (Тр пл/Фн)/Кв.н
где Тр пл — плановая трудоемкость производственной программы, нормо-ч;
Фн — нормативный баланс рабочего времени одного рабочего в год, ч;
Кв.н — коэффициент выполнения норм времени рабочими.
Плановая трудоемкость производственной программы определяется по плановому нормативу трудовых затрат на единицу продукции, умноженному на плановый выпуск продукции.
Численность рабочихпо нормам выработки определяется по формуле
Нч = (Впл/Нвыр)/Кв.н
где Впл — плановый объем продукции (выполняемых работ) в установленных единицах измерения за определенный период времени;
Нвыр — плановая норма выработки в тех же единицах измерения и за тот же период времени.
Планирование численности основных рабочих в аппаратурных процессах и вспомогательных рабочих, выполняющих работы, на которые имеютсянормы обслуживания, сводится к определению общего количества объектов обслуживания с учетом сменности работ:
Нч= Ко/Но х С х Ксп
где Ко — количество единиц установленного оборудования;
Но — норма обслуживания (количество единиц оборудования, обслуживаемое одним рабочим);
С — количество рабочих смен;
Ксп — коэффициент перевода явочной численности
рабочих в списочную.
В прерывных производствах Ксп определяется как отношение номинального фонда времени к полезному (эффективному), а в непрерывных — как отношение календарного фонда времени к полезному (эффективному).
По рабочим местам обычно определяется численность вспомогательных работников, для которых не могут быть установлены ни объемы работ, ни нормы обслуживания (например, крановщики, стропальщики и т.д.):