Современные технические средства обеспечения управления информационными ресурсами по своему составу и функциональным возможностям весьма разнообразны. Средства вычислительной техники, средства коммуникационной техники, средства организационной техники.
Компьютерная техника предназначена, в основном, для реализации комплексных технологий обработки и хранения информации и является базой интеграции всех современных технических средств обеспечения управления информационными ресурсами.
Коммуникационная техника предназначена, в основном, для реализации технологий передачи информации и предполагает как автономное функционирование, так и функционирование в комплексе со средствами компьютерной техники.
Организационная техника предназначена для реализации технологий хранения, представления и использования информации, а также для выполнения различных вспомогательных операций в рамках тех или иных технологий информационной поддержки управленческой деятельности.
Программные средства автоматизации офиса делятся на системные и прикладные программы.
К системным программам относятся: тестовые и диагностические программы, антивирусные программы, операционные системы, командно-файловые процессоры.
Тестовые и диагностические программы предназначены для проверки работоспособности отдельных узлов компьютера и компонентов программно-файловых систем и, возможно, для устранения выявленных неисправностей.
Антивирусные программы предназначены для выявления и, возможно, устранения вирусных программ, нарушающих нормальную работу вычислительной системы.
Операционные системы являются основными системными программными комплексами, выполняющими следующие основные функции: тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении; обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных и программных компонентов вычислительной системы в процессе ее функционирования; обеспечение эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой.
Операционные системы классифицируются следующим образом: однопользовательские однозадачные системы (MS-DOS, DR-DOS); однопользовательские многозадачные системы (OS/2, Windows 98, Windows 2000); многопользовательские системы (системы семейства UNIX).
Командно-файловые процессоры (оболочки) предназначены для организации системы взаимодействия пользователя с вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемых операционной системой, с целью облегчения работы или предоставления дополнительных возможностей (например, Norton Commander, Windows 3.11).
Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности классифицируются следующим образом: системы подготовки текстовых документов; системы обработки финансово-экономической информации; системы управления базами данных; личные информационные системы; системы подготовки презентаций; системы управления проектами; экспертные системы и системы поддержки принятия решений; системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления; прочие системы.
Одним из наиболее популярных программных продуктов является 1С.
Типовые решения 1C созданы для автоматизации учета многих предприятий, как в комплексе, так и отдельные участки учета. Они разработаны с учетом новейших, мировых стандартов, детального анализа работы компаний и опыта успешных автоматизаций предприятий. В настоящее время имеется достаточно немалое количество различных решений для определенных компаний. Наиболее распространенные.
1. «Бухгалтерия 1c»: выступает незаменимой программой для ведения бухгалтерского учета. Программное обеспечение подразумевает упрощенное получение необходимой отчетности в соответствии с установленными стандартами и создано для ведения учета в фирмах, выполняющих любые типы коммерческой деятельности: торговлю оптом и в розницу, комиссионную торговлю, оказание услуг, производство и многое другое.
Программное обеспечение комплектуется первичными документами, являющимися основными в осуществлении учета предприятия. Потому, что в программе выполняется постоянная регистрация любой хозяйственной операции относительно счетов и остальным аспектам учета предприятия, имеется возможность выводить отчетные данные в разрезе счетов, что считается обычным для бухгалтерии и в разрезе самых разных аналитических исследований для более тщательного анализа функционирования компании.
Данное прикладное решение способно производить обмен данными с остальными программными пакетами 1C, что помогает для некоторых ответвлений пользоваться специализированными пакетами программ, например, для расчета зарплаты или изготовления продукции.
2. «Торговля 1C»: программа торговля – современная автоматизация компании, чья деятельность связана с торговлей. Помогает автоматизировать выполнение оперативного и управленческого учета, осуществлению анализа и планирования торговых операций, в частности: управление работой с клиентами; управление реализацией товара; управление получением товара; выполнение анализа ценовой политики; управление складским хозяйством; управление средствами; учет НДС. Это решение помогает производить общий мониторинг и анализ уровня торговой деятельности фирмы.
Из-за возможности осуществления учета в программном продукте еще не осуществленных хозяйственных операций, позволяется удачно планировать предстоящие доходно-растратные операции.
Решение помогает выполнять массу аналитических отчетов для осуществления анализа и процесса принятия оптимальных для производства решений. Если организация является холдингом и включает в себя несколько отдельных подведомственных организаций, имеется производить учет любых операций по предприятиям в одной базе и выводить как обособленные, так и общие отчеты.
3. «Зарплата 1с»: основополагающее назначение программы – это автоматизация определения оплаты труда и выполнения кадрового учета в организации. В пакете программ учтены решения законодательства, прогрессивная практика функционирования организаций и качественные способы мотивации и руководства персоналом. Помогает автоматизировать: начисление зарплаты; контроль финансовой мотивацией кадров; начисление налогов и взносов с фонда; учет определенной зарплаты и налогов в затратах предприятия; управление денежными расчетами с персоналом; учет кадров; автоматизация делопроизводства кадров; планирование наема и размещения кадров на предприятии; обучением и аттестациями сотрудников.
Программное обеспечение зарплата кадры 1с – это оптимальное решение как для начальства так и для отдела кадров. Руководство будет иметь полный контроль за рабочим процессом, осуществление учета и анализа кадров компании и принимать самые прогрессивные решения, а кадровая служба сможет автоматизировать постоянную рутинную деятельность по найму и анкетированию сотрудников.
Содержащаяся в программе отчетность управления в оптимальной форме даст возможность использовать нужные положения по различным аналитическим расчетам, а регламентированная работа относительно отчетности дает возможность в назначенный срок сдать отчеты в определенные государственные органы контроля.
4 «Управление производственным предприятием (УПП) 1C»: считается комплексным программным обеспечением. Основное применение - крупные производственные компании. Система позволяет производить целостный учет большого количества юридических лиц в единой системе и отвечает корпоративным и общим стандартам ведения финансово-хозяйственной работы предприятия. Благодаря способностям платформы гарантирована высокая надежность и высокопроизводительность прикладного решения, построение территориально распределенных систем и интеграция с остальными информационными программами.
Каждая производящаяся хозяйственная операция в данном решении может быть отражена независимо в управленческом, бухгалтерском и налоговом учете. Основная часть операций производящихся работником контролируется на стадии ввода, что снижает возможность ввода ошибочных данных. В программе кроме того реализовано контролируемое разграничение доступа работников к каким-либо функциям, а также разные интерфейсы.
«УПП 1C» может использоваться в основном в любых подразделениях предприятия. Это позволяет руководящему составу видеть общую картину деятельности организации с детализацией по подразделениям.
Сегодня эффективность управленческой деятельности зависит в первую очередь от автоматизации всех управленческих процессов. Успешная автоматизация управления предприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы. Сложность выбора заключается в особенностях отечественного делопроизводства.
Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Для эффективного развития бизнеса компании необходимо управление документами на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до списания в архив.
В процессе управления документами возникают различные проблемы. Среди общих проблем управления документированной информацией в организациях можно выделить:
— большое количество документов;
— большое количество сотрудников, работающих с документами (бумажными и электронными);
— сложные схемы согласования документов;
— территориальная распределенность подразделений;