Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу бухгалтерия регистрирует в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Квитанции являются бланками строгого учета; порядок их регистрации и хранения регулируется отдельным нормативным актом.
Учет кассовых операций в учреждениях как в валюте РФ (рублях), так и в иностранных валютах ведется в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные квитанциями или чеками контрольно-кассовых машин, считаются излишком кассы и зачисляются в доход учреждения.
Все наличные деньги и ценные бумаги в учреждениях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному учреждению, запрещается.
После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель учреждения обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный учреждению как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
В учреждениях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя учреждения (решению, постановлению). С этим работником также заключается договор о полной материальной ответственности.
В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера учреждения или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем учреждения. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.
Порядок получения наличных денежных средств бюджетополучателями установлен Положением об особенностях расчетно-кассового обслуживания подразделениями расчетной сети банка России и кредитными организациями (филиалами) счетов органов федерального казначейства Минфина России в условиях открытия главными распорядителями, распорядителями и получателями бюджетных средств лицевых счетов в органах федерального казначейства Минфина России, утвержденным Банком России и Минфином России от 20 мая 2004 г. № 257-П/46н.
Чеки на получение наличных денег из кредитной организации выписываются, как правило, на имя кассира или лица, его заменяющего.
При выдаче наличных денег для расчетов с юридическими лицами по хозяйственным договорам следует учитывать предельный размер расчетов наличными деньгами. В настоящее время действует предельный размер, установленный Указанием Банка России от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке», — 100 тыс. руб.
В учреждениях и централизованных бухгалтериях, в которых по штату не предусмотрена должность кассира, ведение кассовых операций возлагается на лиц, оформленных приказом руководителя учреждения. Чеки на получение наличных денег из кредитной организации выписываются на имя этих лиц. Ведение кассовых операций в ВТО СЗТУ Росрезерва возложено на специалиста 2 разряда Баскову И.В. и заключен договор о полной материальной ответственности.
Наличные деньги бюджетополучателям, лицевые, счета которых открыты в органах федерального казначейства, выдаются в соответствии с требованиями, установленными нормативными актами Банка России, на цели, предусмотренные законодательством РФ, в пределах имеющихся остатков денежных средств на лицевом счете органа федерального казначейства, с которого выдаются наличные деньги, на момент выдачи в соответствии с графиком обслуживания клиентуры.
При оформлении бухгалтерских записей по кассовым операциям используются два основных аналитических счета: все поступления, независимо от их источников, отражаются по дебету счета 020104510, все расходные операции — по кредиту счета 020104610.
Средства, получаемые учреждением во временное пользование в наличной форме, приходуются в общем порядке и сдаются в банк (в орган федерального казначейства). После того как будет принято решение о возврате средств законному владельцу (перечислению в Доходы бюджетов), возврат возможен либо со счета в банке (или в органе федерального казначейства), либо наличными деньгами через кассу учреждения.
Следует иметь в виду, что выдача наличных денег под отчет также должна быть обеспечена бюджетными ассигнованиями по соответствующим кодам бюджетной классификации. Кредитуются счета расчетов с подотчетными лицами, как правило, в корреспонденции со счетами учета активов или обязательств, для погашения которых используются выданные подотчетные суммы. В корреспонденции со счетом учета денежных средств в кассе счет учета подотчетных сумм кредитуется при оформлении операций по возврату остатка неиспользованных подотчетных сумм.
Порядок оформления в учете операций по получению наличных денег со счета в кредитной организации и их сдаче на счет установлен п. 170 Инструкции по бюджетному учету (в характеристике счета 021003000 «Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»).
В день, когда производится получение наличных денег и выплаты в конце дня составляется Отчет кассира (Приложение 12), а вкладной лист подшивается в кассовую книгу.
По окончанию месяца составляется Журнал операций №1 ф. 0504071 Приложение (13), в котором отражаются все операции за месяц.
Раз в месяц проводится внезапная проверка кассы и составляется Акт инвентаризации наличных денежных средств ф. 0317013 (Приложение 14).
2. Основные операции по кассе
Счет 201.04 «Касса» предназначен для учета движения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте в кассе учреждения. При оформлении и учете кассовых операций учреждения руководствуются порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Центральным банком РФ с учетом следующих особенностей.
Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности — Квитанциям и Приходным кассовым ордерам. В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные Реестром сдачи документов с приложением квитанции (копий).
При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения, и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в Книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий.
Учет кассовых операций в учреждениях как в валюте Российской Федерации, так и в иностранных валютах ведется в Кассовой книге. Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте ведется на отдельных листах Кассовой книги по видам иностранных валют.
Учет операций по движению наличных денежных средств на счете 201.04 «Касса» ведется в Журнале операций по счету «Касса» на основании кассовых отчетов. Операции по учету движения наличных денежных средств оформляются бухгалтерскими записями.
Приход наличных денежных средств в кассу:
сумма поступивших наличных с лицевого счета, открытого в ОФК (орган Федерального казначейства), -
Д-т сч. 201.04 «Касса»
К-т сч. 210.03 « Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»
(в дальнейшем органы, организующие исполнение бюджета, будем называть органами казначейства);
сумма поступивших наличных средств с банковского расчетного счета
Д-т сч. 201.04 «Касса»
К-т сч. 210.03 « Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»
сумма поступивших наличных средств от подотчетного лица -
Д-т сч. 201.04 «Касса»
К-т сч. 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами».
Расход наличных денежных средств из кассы:
сумма аванса, выданная из кассы подотчетному лицу, —
Д-т сч. 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами»
К-т сч. 201.04 «Касса»;
сумма наличных, внесенная из кассы на расчетный счет казначейства,
К-т сч. 210.03 « Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»
К-т сч. 201.04 «Касса»;
сумма наличных, внесенная из кассы на расчетный счет в банке, -
К-т сч. 210.03 « Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»