Смекни!
smekni.com

Исследование систем управления по функции финансового обеспечения (стр. 4 из 6)


Глава 4. Проектирование матрицы распределения административных функций управления (РАФУ)

Цель проектирования: оптимизация функциональной структуры организации посредством анализа функций подразделений, определения трудоемкости выполнения управленческих задач и норм загрузки подразделений и служб. Рациональное распределение функций управления способствует эффективному достижению целей организации (фирмы). Определение целенаправленности любой организации, т.е. общей цели существования фирмы, является весьма важной и сложной проблемой.

Цель – это желаемое состояние любой системы. Цель состоит из совокупности подцелей (задач) и должна обладать следующими характеристиками

• конкретностью;

• обозримостью (краткосрочностью, долгосрочностью),

• реалистичностью (достижимостью),

• взаимосвязанностью (согласованностью с другими задачами);

• эффективностью (прибыльностью).

Достижение цели фирмы обеспечивается через реализацию функций управления

Функция управления – это часть процесса управления, полученная в результате разделения всего процесса управления по характеру и содержанию связанного с ним труда. Иными словами, функция представляет собой совокупность управленческих работ, объединенных по признаку однородности. Выделение функции управления зависит от целевого назначения системы (фирмы). Эффективное выполнение функций управления предполагает распределение прав и обязанностей между подразделениями и персоналом.

Обоснованное разделение функций между подразделениями и службами аппарата управления обеспечивается посредством разработки и реализации матрицы разделения административных функций управления (РАФУ).

Эта матрица представляет собой таблицу, по столбцам которой располагаются наименования подразделений и служб (либо конкретные работники аппарата управления), а по строкам перечисляются задачи, выполняемые этими исполнителями. Условным знаком обозначается отношение каждого подразделения, службы или конкретного работника к решению определенной задачи.

С позиции системного подхода матрицу РАФУ можно рассматривать как средство согласования входов и выходов системы. В наименованиях столбцов располагаются входы – функциональные подразделения, службы, должности участников процесса управления. В наименованиях строк перечисляются функции (виды управленческих работ, составляющие процесс управления). В поле матрицы условными знаками показаны функции преобразования, связывающие совокупности входов и выходов.

При проектировании матрицы РАФУ деятельность по реализации функций управления характеризуется следующими аспектами:

1 – ответственность за решение конкретной задачи управления,

2 – функции исполнителя по реализации задачи,

3 – функции исполнителя по подготовке к реализации задачи.

В соответствии с приведенной классификацией предлагается список условных обозначений, которые символизируют определенные аспекты деятельности по выполнению функций управления.

Условные обозначения для первого аспекта:

Я – единоличное решение и персональная ответственность за решение задачи (с подписью);

! – персональная ответственность за решение определенной задачи при коллегиальной форме принятия решения (с подписью),

Р – участие в коллегиальном решении данной задачи без права подписи.

Условные обозначения для второго аспекта:

П – планирование,

О – организация;

К – контроль;

Х – координация совместных усилий участников процесса;

А – мотивация (активизация);

У – учет.

Условные обозначения для третьего аспекта:

С – согласование;

И – исполнение,

М – подготовка предложений,

- – в работе не участвует.

Для того чтобы определить значимость символов, используют один из наиболее широко распространенных и доступных методов экспертного опроса и обработки экспертных оценок – оперирование матрицей предпочтений (парных сравнений). При помощи этой матрицы определяют сравнительные (весовые) оценки символов (табл. 4).

Таблица 4

Задачи, решаемые в структурных подразделениях Должностные лица и структурные подразделения
Коэффициент трудоемкости решаемых задач Директор Зам. директора Финансовый отдел Главная бухгалтерия Юридический отдел Трудоемкость реш. управленческой задачи
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 Финансово-кредитное планирование 0,22 ! Р П О С И У КИ 20,24
2 Финансово-оперативная работа 0,22 ! РХ П О И У ПИК 19,8
3 Контрольно-аналитическая работа 0,55 ! РК П К И _ 30,8
6 Загруженность должностных лиц и структурных подразделений 16,83 6,05 23,21 13,97 10,78

Таблица 5