Учет расчетов по оплате труда регламентируется основными положениями по учету труда и заработной платы. Учет расчетов по оплате труда и другим выплатам с каждым из работающих ведется в аналитических счетах (лицевых счетах), открываемых на каждого работника.
Для идентификации работникам присваивается табельный номер по системе кодирования, удобной для организации (порядковый номер по организации, порядковый номер внутри номера подразделения и т.п.). табельный номер работника указывается во всех документах, связанных с расчетами по оплате труда.
Учет расчетов по оплате труда и другим выплатам в лицевых счетах ведется нарастающим итогом в течение года. Лицевые счета работников должны храниться в архиве организации в течение 75 лет.
Для учета налога на доходы физических лиц на каждого работника открывается налоговая карточка.
Учет начисления и выдачи заработной платы и других оплат ведется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Начисление заработной платы и других видов оплат представляет собой, с одной стороны, определение суммы долга организации работникам, а с другой – соответствующих счетов, на которые должна быть отнесена заработная плата и другие виды оплат. Отнесение заработной платы и других видов оплат на счета по направлениям затрат, т.е. в зависимости от того, кому и за что произведено начисление, называется их распределением.
Начисление и распределение основной заработной платы производятся на основании первичных документов: табелей, нарядов. Эти документы группируются по направлениям затрат и по ним ежемесячно составляется ведомость распределения заработной платы.
Дополнительная заработная плата (оплата отпусков, времени выполнения государственных обязанностей и др.) начисляется на основании документов, подтверждающих право работника на оплату за не проработанное время, по средней заработной плате.
Размер средней заработной платы (Зср) рассчитывается по формуле:
Зср = ДЗср * Кдн,
где ДЗср – средний дневной заработок, руб.;
Кдн – количество дней в периоде, подлежащих оплате.
Средний дневной заработок работника для всех случаев, кроме отпусков, (с 6 октября 2007года для расчета отпуска считается 12 месяцев) исчисляется исходя из фактически отработанного им времени за 12 месяцев, предшествующих событию, относительно которого осуществляется выплата. В состав начисленной заработной платы для расчета среднего заработка включаются все предусмотренные системой этих выплат.
В этих случаях (кроме оплаты отпуска и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск) средний дневной заработок определяется следующим образом:
ДЗср = ЗПпр / Крдн,
где ЗПпр – начисление заработной платы за расчетный период (12 месяцев), руб.;
Крдн – количество отработанных дней (рабочих, календарных) за расчетный период.
Рассчитаем средний заработок работника предприятия ООО «Юнион» Решетниковой Татьяны Михайловны (таблица1):
Таблица 1
| месяц | отраб. часов | зар. плата | рабочие дни |
| декабрь | 80 | 1916,25 | 10 |
| январь | 48 | 1216,85 | 6 |
| февраль | 151 | 2465,82 | 19 |
| март | 175 | 3328,04 | 22 |
| апрель | 160 | 4601,56 | 20 |
| май | 0 | 0 | 0 |
| июнь | 24 | 985,11 | 3 |
| июль | 80 | 1248,17 | 10 |
| август | 152 | 1344,31 | 19 |
| сентябрь | 80 | 1219,77 | 10 |
| октябрь | 176 | 5306,28 | 22 |
| ноябрь | 16 | 854,24 | 2 |
| Итого | 1142 | 24487,00 | 143 |
ДЗср = 24487руб. / 143дн. = 171руб.
Ежегодные отпуска предоставляются работникам с сохранением места работы и среднего заработка продолжительность отпуска. Он составляет 28 календарных дней.
Всем лицам, работающим по совместительству, предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска по совмещаемой работе одновременно с отпуском по основной работе либо выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении.
Средний дневной заработок работника для отпусков исчисляется исходя из фактически отработанного им времени за 3 месяца, предшествующих отпуску. В состав начисленной заработной платы для расчета среднего заработка при расчете отпускных включаются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат зависимо от источника этих выплат.
Средний дневной заработок (ДЗср) для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска исчисляется следующим образом:
· если весь расчетный период отработан полностью и отпуск установлен в календарных днях, то:
ДЗср = ЗП / М * 29,6,
где ЗП – сумма начисленной заработной платы в расчетном периоде, руб.;
М – число календарных месяцев в расчетном периоде (3 месяца, предшествующих отпуску);
29,6 – среднемесячное число календарных дней;
· если в расчетном периоде не все месяцы отработаны полностью, то:
ДЗср = (ЗП + ЗПпр) / (29,6 * Мпол + КДпр),
где ЗП - сумма начисленной заработной платы за месяцы отработанные полностью, руб.;
ЗПпр - сумма начисленной заработной платы за не полностью отработанные месяцы, руб.;
29,6 - среднемесячное число календарных дней в месяце;
Мпол - число полностью отработанных месяцев в расчетном периоде;
КДпр - число календарных дней, приходящихся на отработанное время в не полностью отработанных месяцах;
КДпр = Крдн * 1,4,
где Крдн – количество рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели;
1,4 - коэффициент пересчета рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели в календарные дни.
· если расчетный период отработан полностью и отпуск установлен в рабочих днях, то:
ДЗср = ЗПпр /т Крдн,
где ЗПпр – заработная плата за проработанное время, руб.;
Крдн – количество рабочих дней за проработанное время с учетом шестидневной рабочей недели.
Количество рабочих дней в не полностью отработанных месяцах при предоставлении отпуска в рабочих днях рассчитывается умножением рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4 (коэффициент пересчета рабочих дней по 5-дневной рабочей неделе).
Расчетным периодом являются три календарных месяца (с 1-го до 1-го числа) предшествующих событию, или последних три отработанных календарных месяца, если работник не работал в расчетном периоде. Из расчетного периода исключаются нерабочие праздничные дни, установленные законодательством РФ.
Рассмотрим расчет отпуска на работнике предприятия ООО «Юнион»:
Абиева Расимя Ибрагимовна оформила отпуск 6мая 2007года на 28дней (табл. 2):
Таблица 2
| месяц | отраб. часов | зар. плата | сред. днев. зар. плата | сумма отпускных за 28 дней | |
| февраль | 151 | 29,6 | 4156,61 | ||
| март | 175 | 29,6 | 5849,06 | ||
| апрель | 80 | 14 | 3339,05 | ||
| итого | 406 | 73,2 | 13344,72 | 182,305 | 5104,54 |
С 6 октября 2007г. отпуск рассчитывается за последние 12 месяцев
ДЗср = ЗП / М * 29,4,
где ЗП – сумма начисленной заработной платы в расчетном периоде, руб.;
М – число календарных месяцев в расчетном периоде (12 месяцев, предшествующих отпуску);
29,4 – среднемесячное число календарных дней;
Из расчетного периода исключается время, а также выплаченные суммы, когда:
· работнику выплачивается или сохраняется средний заработок по законодательству РФ;
· работник получал пособие по временной нетрудоспособности, беременности и родам;
· работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты;
· работник не работал в связи с приостановкой деятельности организации.
В целях равномерного включения в себестоимость продукции отпускных применяется способ резервирования сумм на оплату отпусков.
Для создания резерва на оплату отпусков рассчитывается:
Основная зарплата сдельных рабочих * 15%,
Учет резерва на оплату отпусков ведется на пассивном счете 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».
Пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам начисляются по фактическому заработку работника. В фактический заработок включаются все виды заработной платы, на которые начисляются взносы на социальное страхование.
Все виды заработка, учитываемые при исчислении пособий, в том числе ежемесячные премии, включаются в заработок по времени. За которое они начислены, а не по времени фактического их получения.
Пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам начисляются в зависимости от формы оплаты труда.
Работникам, имеющим повременную оплату труда (месячный оклад труда, дневную или часовую тарифную ставку), для исчисления пособия берется месячный оклад, дневная или часовая тарифная ставка с учетом постоянных доплат и надбавок, получаемых на день наступления нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, и среднемесячной (среднедневной, среднечасовой) суммы премий. Если работник получает неполный должностной оклад, то и пособие исчисляется из фактически получаемой части оклада. Указанная сумма заработка делится на число всех рабочих дней месяц нетрудоспособности (отпуска по беременности и родам). Затем исчисляется дневное пособие исходя из полученного среднедневного заработка и размера назначенного пособия в процентах к заработку. При непрерывном стаже: до 5 лет – 60% (круглым сиротам – 80%) заработка; от 5 до 8 лет – 80% заработка; свыше 8 лет – 100% заработка; при трудовом увечье или профессиональном заболевании – 100% заработка.
Общая сумма пособия определяется путем умножения дневного пособия на число рабочих дней, пропущенных в данном месяце вследствие нетрудоспособности (отпуска по беременности и родам).
Работникам, получающим сдельную оплату труда и работникам с помесячной платой труда, получающим ежемесячно премии вместе с заработной платой данного месяца, пособие исчисляется из их среднего заработка за 12 последних календарных месяца, предшествующих первому числу месяца, в котором наступила нетрудоспособность. Если в указанных 12 месяцах работник проработал не все дни (по его графику), то для расчета пособия берется заработок за фактически проработанные дни в каждом из этих 12 месяцев. При этом среднемесячная сумма премий в каждом из этих месяцев учитывается пропорционально отработанному времени. Если работник в указанные 12месяцев не имел заработка (например, вследствие временной нетрудоспособности).