Схема учетных записей по расчетам с персоналом по всем видам начислений и удержаний приведена в таблице 1.3.1.
Таблица 1.3.1. Схема учетных записей по расчетам с персоналом по всем видам начислений и удержаний
| № п/п | Операции | Документы | Корреспондирую-щие счета | |
| Дебет | Кредит | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Начисление зарплаты и других выплат работникам предприятия | ||||
| 1 | Начисление зарплаты с отнесением на себестоимость продукции, работ, услуг:- основного производственного персонала;- персонала вспомогательного производства;- общепроизводственного персонала;- общехозяйственного персонала;- обслуживающего персонала;- персонала коммерческой деятель-ности | Документы опреде-ляющие отношения работника с предпри-ятием:- трудовой договор;- договор подряда;- договор поручения.Документы разрабо-танные на предприя-тии:- коллективный договор;- штатное расписание.Положения:- об оплате труда;- о премировании;- о выплате по итогам года вознаграждения за выслугу лет.Документы учета ра-бочего времени и вы-работки:- табель учета рабочего времени (форма Т-13);- наряд на работу;- акт приемки-сдачи по договору подряда и поручения;- акт о простое и т.д. | 202325262944 | 707070707070 |
| 2 | Начисление выплат стимулирующего характера персоналу любой деятельности по системным Положениям с отнесением на себестоимость продукции, работ, услуг | |||
| 3 | Начисление премий за производственные результаты: вознаграждение по итогам года, надбавки за проф.мастерство, высокие достижения в труде и т.д. | |||
| 4 | Начисление выплат компенсирующего характера, связанных с режимом работы и условиями труда:- за работу в ночное время;- за сверхурочную работу;- за работу в многосменном режиме и др., с отнесением на себестоимость продукции, работ, услуг | |||
| 5 | Начисление пособий по временной нетрудоспособности за первые два дня болезни за счет работодателя | Листок нетрудоспосо-бности, расчетно-платежная ведомость | 20, 23, 25, 26, 29, 44 | 70 |
| 6 | Начисление выплат, не связанных с производственными результатами: оплата дополнительных отпусков и др. выплат за счет целевого финансирования | Распоряжение (приказ) руководителя о выпла-тах | 86 | 70 |
| 7 | Начисление дивидендов:7.1. Работающим акционерам:- за счет резервного фонда;- за счет прибыли7.2. Сторонним участникам общес-тва | Решение совета дире-кторов, протоколы собрания учредителей о начислении диви-дендов | 828484 | 707075 |
| 8 | Начисление выплат в возмещение вреда, причиненного трудовым увечьем, профзаболеванием или иным повреждением здоровья | Заявление постра-давшего или других имеющих право на возмещение вреда, справка медэксперти-зы (форма 1503004) [9], распоряжение ру-ководителя о выплате возмещения вреда, решение суда | 26, 97 | 76 |
| 9 | Начисление пособий за счет ФСС:- пособия по временной нетрудоспо-собности;- пособия по беременности и родам;- единовременное пособие беремен-ным женщинам, вставшим на учет в медучреждение в ранние сроки беременности;- единовременное пособие на рождение ребенка;- ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет;- пособия на погребение | Листок нетрудоспо-собности; справка из женской консультации о постановке на учет; справка из ЗАГСа о рождении и заявление родителей; копия свидетельства о рож-дении и заявление на выдачу пособия; справка из ЗАГСа о смерти, заявление на выдачу пособия; платежная ведомость | 69-1-169-1-169-1-169-1-169-1-169-1-1 | 707070707070 |
| 10 | Начислены отпускные за дни отпуска:- в текущем месяце- приходящихся на следующий месяц | Записка расчет о пре-доставлении отпуска (форма № Т-60) | 20, 23, 25, 26, 29, 4497 | 7070 |
| 11 | Отпускные за дни отпуска, учтенные по дебету 97 счета, отнесены на себестоимость в составе ФОТ соответствующего месяца | Бухгалтерская справка-расчет | 20, 23, 25, 26, 29, 44 | 97 |
| Начисление единого социального налога (ЕСН) и взносов на социальное страхование | ||||
| 1 | Начислен ЕСН с заработной платы работников и с суммы отпускных за дни отпуска приходящиеся на текущий месяц: - в части, подле-жащей перечислению в ФСС | Бухгалтерская справка-расчет | 20, 23, 25, 26, 29, 44 | 69-1-1 |
| 2 | - в части, подлежащей перечис-лению в пенсионный фонд | Бухгалтерская справка-расчет | 20, 23, 25, 26, 29, 44 | 69-2 |
| 3 | - в части, подлежащей перечис-лению в ФФОМС | Бухгалтерская справка-расчет | 20, 23, 25, 26, 29, 44 | 69-3-1 |
| 4 | - в части, подлежащей перечис-лению в ТФОМС | Бухгалтерская справка-расчет | 20, 23, 25, 26, 29, 44 | 69-3-2 |
| 5 | Начислены взносы на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний | Бухгалтерская справка-расчет | 20, 23, 25, 26, 29, 44 | 69-1-2 |
| 6 | Начислена доля ЕСН с суммы отпускных, за дни отпуска приходящиеся на следующий месяц:- зачисляемая в ФСС;- зачисляемая в ПФР;- зачисляемая в ФФОМС;- зачисляемая в ТФОМС;- зачисляемая в ФСС от несчастных случаев | Бухгалтерская справка-расчет | 9797979797 | 69-1-169-269-3-169-3-269-1-2 |
| 7 | Сумма начисленного ЕСН, учтенная по дебету 97 счета, отнесена на себестоимость соответствующего месяца | Бухгалтерская справка- расчет | 20, 23, 25, 26, 29, 44 | 97 |
| Расчет обязательных удержаний из начисленных сумм работников | ||||
| 1 | Удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ), в.т.ч. с полной суммы отпускных | Расчетная ведомость, налоговая карточка (форма 1-НДФЛ), записка-расчет о пре-доставлении отпуска | 70 | 68 |
| 2 | Удержания по исполнительным листам | Исполнительный лист или личное заявление ответчика об удержа-нии суммы | 70 | 76 |
| Расчет удержаний по инициативе администрации из начисленных сумм работников | ||||
| 3 | Удержание неиспользованных аван-совых сумм | Авансовый отчет, бухгалтерская справ-ка, приказ | 70 | 71 |
| 4 | Удержания за допущенный брак | Акт о производствен-ном браке, наряд на исправление брака, распоряжение о взыс-кании | 70 | 73 |
| 5 | Удержание за причиненный матери-альный ущерб | Договор о матери-альной ответствен-ности [3, ст.244], заявление от работ-ника о согласии удер-жания за ущерб, распоряжение о взыс-кании, выписка из решения суда | 70 | 73 |
| 6 | Удержания за форменную одежду | Карточка учета выда-чи форменной одежды | 70 | 73 |
| 7 | Удержания за товар, проданный в кредит | Поручение-обязатель-ство из магазина | 70 | 73 |
| 8 | Удержание излишне выплаченной заработной платы | Распоряжение об удер-жании | 70 | 73 |
| 9 | Удержание займов и ссуд | Договор займа, ссуды | 70 | 73 |
| 10 | Удержания по договорам добровольного страхования | Личное заявление застрахованного | 70 | 76 |
| 11 | Удержания на благотворительные цели | Личное заявление работника | 70 | 76 |
| Выдача начислений в пользу работника | ||||
| 1 | Выдача всех видов начислений, отраженных по кредиту 70 после всех удержаний | Расходный кассовый ордер, платежная ведомость | 70 | 50 |
| 2 | Выдача суммы возмещения ущерба из кассы | Расходный кассовый ордер | 73 | 50 |
| 3 | Перевод невыданной зарплаты на депонент | Реестр депонентов | 70 | 76 |
| 4 | Выдача депонированных сумм | Расходный кассовый ордер | 76 | 50 |
Основанием для начислений, выплат и удержаний служат соответствующие документы (см. таблицу 1.3.1).
Организация должна хранить принятые к бухгалтерскому учету первичные учетные документы в течении сроков, устанавливаемых правилами организации архивного дела, но не менее 5 лет [4, п.1 ст.17]. А срок хранения ряда документов по личному составу (договоры, приказы, распоряжения, справки) – 75 лет с момента увольнения работника. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов – влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц – от трех до пяти МРОТ [3, ст.13.20].
По уволенным работникам документы надо хранить отдельно – чтобы не перепутать с действующими.
Начисление отпусков производится в соответствии с порядком исчисления средней заработной платы, установленного в соответствии с Постановлением Правительства РФ «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» № 922 от 24.12.2007 г. [8 ].
Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат [8, п.2].
Заработная плата должна выплачиваться работникам не реже, чем каждые полмесяца, в день, установленный [1, ст.136]:
- трудовым договором;
- коллективным договором;
- правилами внутреннего трудового распорядка.
Часть заработной платы, которая выплачивается работнику до истечения месяца без учета конечного результата работы за месяц, считается авансом.
При выплате аванса никакие налоги и взносы не уплачиваются, поскольку для целей исчисления НДФЛ датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который была начислена заработная плата [2, п.6 ст.226, п.2. ст.223]. ЕСН, страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний уплачиваются с зарплаты за весь месяц [2, ст.243; 2, п.2 ст.24; 7, п.4 ст.22].
В бухгалтерском учете отражаем аванс так: если аванс рассчитывается без учета фактически отработанного времени, то расходом его признать нельзя. Поэтому выплата аванса отражается только проводками дебет 70 – кредит 50 (51). Эта проводка делается на основании кассовой книги (расходного кассового ордера) или платежных поручений по перечислению денег работникам. Если же попутно из аванса удерживают, например, алименты, то делаются проводки: