Хранение денежных средств, не принадлежащих больнице запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками.
Центральный банк выпустил письмо от 30.09.94г. № 113 "О рекомендациях по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями и учреждениями "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации". В письме банкам поручается организация систематических проверок соблюдения предприятиями условий работы с денежной наличностью, порядка ведения кассовых операций, обеспечить в первую очередь охват проверками организаций имеющих постоянную денежную выручку. Периодичность и круг предприятий подлежащих проверке, определяются руководителем банка самостоятельно в зависимости от выполнения предприятиями требований порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью.
Периодичность для МУЗ городская больница, назначенная руководителем МДМ-Банка, составляет один раз в год.
При проверке представитель банка выясняет правильность ведения кассовой книги, ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходными и расходными документами, расчетно-платежными ведомостями, их оформление, полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке, соответствие записей в кассовой книге данным банка (по сумам полученным из банка и. сданным в банк).
В случае расхождения между данными банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений.
Проверяется также целевое использование наличных денег, полученных в банке (на цели указанные в чеке) и расходование наличных денег из выручки. Одним из важных элементов проверки является проверка соблюдения предельного уровня расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (60000 рублей) и установленного банком лимита кассы.
Результаты проверки оформляются справкой о кассовых операциях в 3 экземплярах. Справка подписывается руководителем, главным бухгалтером предприятия и представителем банка.
При проверке, нарушений в городской больнице не установлено, проверяющий ограничивается заполнением справки с указанием, что проверка произведена в соответствии с требованиями порядка ведения кассовых операций и замечаний не установлено.
В МУЗ городская больница при расчетах с подотчетными лицами определяют круг работников предприятия, являющимися подотчетными лицами, то есть работниками, получившими авансом наличные суммы денежных средств на административно-хозяйственные и командировочные расходы.
Размеры выдаваемых сумм ограничены: выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия (500 рублей).
Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда в оба конца, суточных и расходов по найму жилого помещения. Выдача наличных денежных средств под отчет на командировку оформляется командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером. Указанные суммы на командировочные расходы включаются в себестоимость продукции. В течении трех дней по возвращению из командировки подотчетное лицо отчитывается за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету, последний, утверждается генеральным директором предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.
Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному авансу.
У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы данную задолженность в порядке, предусмотренном законодательством. Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 020800000 “Расчеты с подотчетными лицами”.
Счет является активно- пассивным, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданного под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные суммы).
Для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами предприятие использует журнал-ордер по счету 020800000 “Расчеты с подотчетными лицами” (1С - "Бухгалтерия").
Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера, новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных.
К учету принимаются авансовые, отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденных генеральным директором предприятия.
Бухгалтер обрабатывает авансовый отчёт, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.
При выдаче под отчет на хозяйственные нужды или на командировочные расходы бухгалтер делает проводку: Дт 020800000 “Расчеты с подотчетными лицами” - Кт 020104000 “Касса”; при выдаче в возмещение перерасхода: Дт 020800000 “Расчеты с подотчетными лицами” Кт 020104000 “Касса”, а при возврате подотчетными лицами неиспользованных сумм: Дт Кт 020104000 “Касса” Кт 020800000 “Расчеты с подотчетными лицами”.
2.3 Порядок осуществления и бухгалтерский учет безналичных форм расчетов
Порядок ведения безналичных расчетов регулируется Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации. МУЗ городская больница открыло расчетный счет в МДМ-Банке. Для открытия расчетного счета МУЗ городская больница представило в банк следующие документы:
1. Заявления на открытие банковского счета.
2. Договора банковского счета в 2-х экземплярах.
Нотариально заверенные копии документов:
3. Устав предприятия (с изменениями и дополнениями).
4. Учредительный договор.
5. Документ о государственной регистрации.
6. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
7. Банковские карточки с образцами подписей и оттиска печати (на каждый открываемый в банке счет).
8. Копии документов, заверенные печатью организации и подписью руководителя:
На расчетном счете предприятия сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, и прочие зачисления.
С расчетного счета МУЗ городская больница производятся почти все платежи предприятия: - оплата поставщикам за материалы; - погашение задолженности бюджету, соцстраху; - получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий, пособий по уходу за ребенком и т.п.
Выдача денег, а также безналичные перечисления со счета предприятия банком осуществляются, как правило, на основании приказа МУЗ городская больница или с его согласия (акцепта).
Акцепт имеет две формы: предварительную и последующую. При предварительном акцепте поступившее в банк плательщика платежное требование оплачивается на следующий день после наступления срока оплаты, если плательщик не заявил отказ. А при последующем акцепте банк списывает деньги со счета плательщика сразу. В особых случаях банк принудительно списывает денежные средства с расчетного счета по документам других организаций.
За обслуживание расчетного счета, т.к. у МУЗ городская больница установлена система Клиент-Банк, то банк в месяц взимает 500 рублей; за переводы со счета клиента, в бюджетные организации - не взимает, т.е. производит операции бесплатно, за переводы в пользу клиентов других банков по платежным документам через электронную почту - 7 рублей за один расчетный документ; в пользу клиентов других банков по платежным документам принятым от предприятий в печатной форме - 12 рублей за один расчетный документ.
Прием и выдача денег или безналичные перечисления производятся банком на основе документов специальной формы. Это платежные поручения, объявления на взнос наличными, чеки (денежные). Объявление на взнос наличными - выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение о получении денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом.
МУЗ городская больница применяет такую форму для сдачи торговой выручки в банк. Чек - это приказ предприятия банку о выдаче с расчетного счета предприятия указанной в нем суммы наличных денег. Чек является ценной бумагой и по этому его бланки служат бланками строгой отчетности. Деньги по чеку в основном снимаются с расчетного счета МУЗ городская больница на хозяйственные расходы, командировку и заработную плату.
Расчеты платежными поручениями являются наиболее распространенной формой расчетов и представляют собой поручение МУЗ городская больница обслуживающему его банку о перечислении определенной суммы со своего счета на счет другого предприятия.
МУЗ городская больница оплачивает платежными поручениями товары, работы, услуги, перечисляет налоги и другие платежи.
Платежные поручения в банк подаются на бланке установленной формы и действительны в течение 10 дней со дня их выписки (день выписки в расчет не принимается).
МУЗ городская больница ежедневно получает от МДМ-Банка выписку из расчетного счета, т.е. перечень произведенных им операций.