При инвентаризации товаров в ООО «Магазин Донвино»используются следующие формы:
| Номер формы | Наименование формы |
| ИНВ-2 | Инвентаризационный ярлык |
| ИНВ-3 | Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей |
| ИНВ-4 | Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных |
| ИНВ-5 | Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение |
| ИНВ-6 | Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути |
| ИНВ-19 | Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей |
| ИНВ-22 | Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации |
| ИНВ-23 | Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризаций |
| ИНВ-26 | Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией |
При заполнении инвентаризационных описей и актов следует соблюдать следующие правила:
1) описи заполняются ручным способом или с использованием средств вычислительной и другой организационной техники;
2) при ручном способе описи заполняют чернилами или шариковой ручкой;
3) не допускаются помарки и подчистки в инвентаризационных описях и актах. Такие описи (акты) придется переписать заново;
4) наименования инвентаризуемых ценностей и объектов и их количество указывают по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
5) на каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей, записанных на данной странице;
6) на каждой странице описи указывают общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны;
7) исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей. Над зачеркнутыми записями делают правильную запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами;
8) нельзя оставлять в описях незаполненные и пропущенные строки. Незаполненные строки на последней странице прочеркиваются;
9) на последней странице описи делают запись о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку;
10) описи подписывают все члены комиссии и материально-ответственные лица;
11) в конце описи материально-ответственные лица дают расписку в том, что:
- инвентаризация проведена в их присутствии;
- у материально-ответственного лица нет претензий к членам комиссии;
- материально-ответственное лицо принимает на ответственное хранение имущество, перечисленное в описи;
12) при смене материально-ответственных лиц:
- лицо, принявшее имущество, расписывается в описи в получении этого имущества;
- лицо, сдавшее имущество, расписывается в описи в сдаче имущества;
13) если после проведения инвентаризации материально-ответственное лицо обнаруживает ошибку в описях, то оно должно немедленно до открытия склада (кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю комиссии. В таких случаях производится проверка указанных фактов и делаются исправления в описях.
Распоряжение о проведении инвентаризации в ООО «Магазин Донвино»оформляется на бланке «Приказ о проведении инвентаризации» (форма № ИНВ-22), в котором определяются содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). Сведения о фактическом наличии товаров в ООО «Магазин Донвино» записываются в инвентаризационные акты и описи по форме № ИНВ-3 «Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей», № ИНВ-4 «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных», № ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение» и др.
Каждая из описей составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и лицом, ответственным за хранение. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально-ответственных лиц. Все товары заносятся в опись отдельно по каждому наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и т.д.). Товары отражают в тех ценах, в которых они числятся в бухгалтерском учете ООО «Магазин Донвино», т.е. в продажных ценах.
Если комиссия не имеет возможности в течение одного дня произвести подсчет товаров и записать их в инвентаризационную опись, то используется форма № ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык». Заполняется она в одном экземпляре членами комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарами. В конце инвентаризации данные из формы № ИНВ-2 переносят в опись формы № ИНВ-3. Если у организации есть товары, которые приняты на ответственное хранение, то по ним составляют отдельную опись по форме № ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение».
На находящиеся в пути товары должна заполняться отдельная форма - «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути» (форма № ИНВ-6). В ООО «Магазин Донвино» формы № ИНВ-5, ИНВ-6 не составляются, так как в организации отсутствуют товары, находящиеся на ответственном хранении, и товары, находящиеся в пути.
Если проверяют фактическое наличие товара при смене материально-ответственного лица, то лицо, принимающее и сдающее товар, расписывается в соответствующих строках описи. В описи должны включаться все выявленные товары, в том числе и излишки. Если при инвентаризации обнаружены испорченные товары, то на них составляют соответствующие акты. Товары, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти товары приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. При инвентаризации они заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В такой описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти товары.
Как правило, товар во время инвентаризации не отпускается. Однако если инвентаризация длится долго, то в особых случаях материально-ответственные лица могут отпускать товар в присутствии членов инвентаризационной комиссии, но на это у них должно быть письменное разрешение руководителя и главного бухгалтера. Эти товары заносятся в отдельную опись под названием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В расходных документах делается соответствующая отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.