Дані статистичного моніторингу показують спеціалісту поточні зміни в структурах потоку, ореолі розсіювання і дозволяють оперативно реагувати на них. Статистичні показники — найбільш «згорнута» форма фіксації зведень про потік документів. Постійно аналізуючи їх, фахівець виробляє вже концептуальне знання про стан і тенденції розвитку мікропотоку документів, зв'язує його зі змінами у відповідній науково-практичній діяльності, вчиться прогнозувати її по аномальних статистичних показниках [5, 99].
1.2 Закономірності розвитку документного потоку
Рухомість — є спосіб існування документного потоку. Він постійно змінює свій кількісний обсяг, темпи росту, типи, види і жанри вхідних елементів, матеріальні носії. Кожен новий документ, що входить у потік, змінює його семантичну (змістовну) структуру, значимість і ціннісні властивості всіх попередніх по темі документів. Змінюються і такі характеристики як інтенсивність використання елементів потоку у суспільстві, темпи старіння документів в ньому, ступінь тематичної, просторової, мовної, авторської концентрації елементів потоку і т.д. Власне кажучи для потоку немає стабільних характеристик. Щодо незмінної залишається лише його функціональна роль у житті суспільства як основного засобу збереження, накопичення і передачі відомостей про навколишній світ у часі і просторі.
Перший з них багатий по характеру відомостей, традиційний, обов'язковий, але, по-перше, вимагає багаторічної роботи з певним мікропотоком документів; по-друге, отримане «досвідчене» знання про потік документів практично не піддається формалізації, тому залишається індивідуальним, не накопичуваним. Як правило, таке знання складається з різноманітних відомостей про конкретні книги даного потоку, тобто воно фактографично не узагальнюється, ним важко скористатися іншим фахівцям.
Другий підхід — функціонально-кількісне спеціально започатковане дослідження мікропотоку документів — немає поки що широкого розповсюдження в інформаційному середовищі. Дослідження достатньо трудомістке: для виявлення та багатоаспектного аналізу мікропотоку з річним об’ємом 1000—1500 документів у середньому необхідно приблизно 330—350 годин. Це породжує багато проблем. Але є й переваги.
Основні переваги досліджень потоку:
1. Протягом двох місяців фахівець одержує відомості про тематичну структуру мікропотоку документів документів, актуальні тематичні напрями його розвитку, склад потоку згідно видів, авторську, видавничу структуру потоку. Такий набір відомостей може накопичуватися при традиційному його вивченні за 5—7 років.
2. Ці дані про потік в основному формалізовані — отримані у вигляді словника основних предметних рубрик, набору кількісних показників, переліків різновидів документів, видавництв, журналів, авторів і колективів, що беруть участь у формуванні мікропотоку. Тому вони можуть обговорюватися фахівцями, передаватися наступним поколінням фахівців, накопичуватися для планомірного спостереження за розвитком мікропотоку.
3. На основі даних про мікропотік документів можуть здійснюватися:
- планування інформаційного забезпечення з врахуванням річного і накопиченого об’єму потоку, документів по темі і можливостей його бібліографічного освоєння;
- розподіл обов'язків між співробітниками інформаційної установи, відділу в залежності від об’єму мікропотоку документів, що обробляється;
- виявлення актуальної тематики для форм випереджаючого інформування;
- бібліографічне забезпечення комплектування фонду інформаційної установи по конкретним темам; видавництвам і організаціям, що займаються видавництвом; журналах; творчих колективах; авторах; серійних виданнях і т.п.;
- удосконалення технологічних процесів і методик формування ДПА (наприклад, процесу аналітичного розпису найбільш важливих журналів, методики відбору публікацій для тематичної картотеки, предметизації матеріалів у ній і т.д.).
У залежності від поставленої мети вивчається певна складова частина документного потоку певної тематики: мікропотік документів галузі знання; вузькогалузевий мікропотік; проблемно-тематичний мікропотік; мікропотік документів визначеного типу, виду, жанру в рамках галузі або теми.
При функціонально-кількісному аналізі мікропотоків документів за основну одиницю виміру приймають документ — книгу, статтю з журналу, газети, збірника, тобто такий семантичний текст, що може одержати самостійний бібліографічний опис у потоці і раціонально аналізувати річний потік документів з теми, але можливі і вибірки з нього.
Основна методична вимога — повнота виявлення мікропотоку в хронологічних і тематичних границях. При виборі методів і методик дослідження потоку основними чинниками служать мета, завдання вивчення мікропотоку, сфера використання і характер необхідних повідомлень про потік, можливість його здійснення (трудові витрати, наявність необхідної документної бази, кваліфікація виконавців).
Використовують різніметоди вивчення ДП: історико-генетичні, книгознавчі методи дозволяють характеризувати походження і розвиток основної частини потоку (тип, вид, жанр публікацій, тематичний мікропотік, потік літератури певного видавництва).
Типологічні методи дають можливість співвіднести документ по його формалізованих ознаках з визначеним типом літератури, видом або жанром публікації. Спеціаліст обирає для дослідження загальноприйняту в області книгознавства або журналістики (для газетно-журнальних жанрів) типізацію документів, але завжди змушений вводити додаткові ознаки «упізнання» різновиду документів. Наприклад, ознака серії, видавництва, тиражу, якщо документ не ідентифікується по відомих ознаках, то він фіксується в графі «не визначене».
Класифікаційні методи (систематизація, предметизація, дескрипторизація, кластеризація, фасетизація) служать для виявлення тематично однорідного мікропотоку і його внутрішнього поділу на предметно відособлені складові частини при вивченні тематичної структури потоку.
Статистичні (кількісні) методи дозволяють виміряти в потоці частоту появи документів з будь-якою ознакою, наприклад, кількість книг видавництва «Знання» у річному потоці галузевої літератури. Вимір здійснюється в абсолютних цифрах, а для наочного представлення і співвідношення результатів може бути виражене у відсотковому відношенні. Наступна статистична обробка даних про потік може бути досить різнохарактерною — апроксимація кривих, факторний аналіз, вирахування комплексних показників і т.д.
Семантико-лінгвістичні методи — засновані на різних методиках змістовного аналізу відомостей про документи і їхніх текстів. Контент-аналіз заснований на аналізі частоти вживання у назві або тексті документа визначених термінів і словосполучень. Близький йому кластерний аналіз, при якому виділяються ключові слова по силі зв'язку між ними (частота зустрічальності) об’єднуються в родинні кластери або предметні рубрики.
Бібліографічний аналіз документів побудований на вивченні формальних, змістовних і функціональних (ціннісних) ознак документів. Дозволяє виявити роль і місце документа (або однорідної їхньої сукупності) у мікропотоці, їхні ціннісні властивості, дати змістовну інтерпретацію (пояснення) отриманим статистичним показникам.
При змістовному описі результатів дослідження можуть бути використані додатково такі методи, як експертна оцінка, опитування читачів. Цікаві нові прогнозно-аналітичні методи — «ярмарок ідей», метод «мозкової атаки», «дерево цілей» та ін. Усі проведені дослідження документного потоку побудовані на вже підтвердженій гіпотезі: кожен тематично однорідний мікропотік має особливості структури, внутрішні закономірності розвитку і використання у суспільстві [5, 12].
Вивчення потоків науково-технічної інформації дає можливість планувати і керувати розвитком науки, прогнозувати тенденції розвитку науково-інформаційної діяльності та вдосконалювати її. Під час дослідження документного потоку застосовують кілька видів аналізу:
Кількісний аналіз враховує такі параметри, як чисельність первинних документів та інформаційних видань, їхні обсяги, показники розпорошення і застарівання, кількість авторів, частоту цитування та кількість запитів користувачів. Проводячи цей вид аналізу, доцільно охоплювати галузі науки, окремі наукові напрями, проблеми, країни, знаходити взаємозв'язок усіх параметрів і визначати динаміку процесу.
Якісний аналіз базується на вивченні змісту документів, визначенні цінності, достовірності й повноти інформації, що стосується ідей, методів дослідження, фізичних принципів, конструктивних рішень, техніко-економічних та експлуатаційних характеристик виробів, економічних, маркетингових факторів тощо.
Аналіз інформаційних зв'язків передбачає виявлення взаємозв'язку між окремими науковими дисциплінами (напрямами), країнами, школами, колективами, вченими, інтенсивності цих зв'язків, каналів передачі інформації, зміну зв'язків у часі й просторі. Одним із найефективніших методів аналізу інформаційних зв'язків є аналіз мереж цитування, що дає змогу визначити відносну цінність виконаних досліджень, тобто ступінь зацікавленості в них суспільства та науковців.
Аналіз структури документного потоку спрямований на виявлення видової структури документів (зміни співвідношення між різними видами й типами документів), характеру видань (теоретичні, прикладні, експериментальні роботи, співвідношення між ними, а також фактів, методів, концепцій, що дає змогу дослідити стадії розвитку певного наукового напряму [12, 96].