1) расходы, произведенные в инвалюте аванса (в национальной валюте страны, куда командирован работник), и предельные нормы возмещения расходов в соответствующей валюте пересчитать по курсу Нацбанка РБ на дату составления отчета в белорусские рубли;
2) белорусские рубли пересчитать в валюту, в которой был выдан аванс.
Суточные за время пребывания в командировке выплачиваются:
а) при проезде по территории Беларуси - в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством об оплате служебных командировок в пределах республики;
б) при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направляется работник в служебную командировку. [7]
При этом день пересечения границы включается: при выезде из республики - в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам страны, куда работник командирован; при возвращении в республику - в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для командировок в пределах республики.
День пересечения государственной границы определяется по отметкам в паспорте. (см. приложение 1)
При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день пересечения государственной границы определяется по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. В случае командирования работника на автотранспорте нанимателя подтверждением для выплаты иностранной валюты является путевой лист с отметками о выездах и заездах на предприятие, а также сопроводительные документы.
При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100% установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным для командировок в пределах республики.
При однодневной командировке (выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день) суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования.
Если работник находился в командировке за границей более 60 дней, суточные начиная с 61-го дня выплачиваются в размерах, установленных для работников учреждений Республики Беларусь за границей при командировании в пределах государства, где находится это учреждение.
В зависимости от условий пребывания за границей суточные могут выплачиваться в размере 100, 70 или 30% от установленных норм.
В случаях, когда работники в период командировки обеспечиваются питанием и иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, кроме времени пребывания в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в полном объеме установленных норм страны командирования.
Если принимающая сторона обеспечивает работников питанием, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы по проезду в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (учебы) и не выплачивает иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы страны командирования.
Если принимающая сторона берет на себя расходы по обеспечению одноразовым питанием, суточные выплачиваются в размере 70%, двухразовым - 30% от установленной нормы суточных страны командирования.
При направлении за границу делегаций школьников, студентов вузов, учащихся техникумов и других учебных заведений направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15% от установленной нормы при условии, что обеспечение питанием производится за счет направившей или принимающей стороны и принимающая сторона не выплачивает иностранную валюту на личные расходы.
Имеются особенности оплаты командировочных расходов, если по заданию руководства или по другим не зависящим от работника причинам имели место временная остановка и пребывание на территории иностранного государства продолжительностью более суток при проезде в другую страну, куда работник направляется в командировку. В этом случае выплата суточных и расходов по найму жилого помещения производится в иностранной валюте по нормам страны, в которой работник находился проездом.
За время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее суток, связанной с расписанием движения транспорта (пересадкой на другой транспорт), суточные выплачиваются по нормам страны командирования.
Расходы по проезду до места командировки и обратно, а также провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) возмещаются при обязательном представлении подтверждающих документов (проездных билетов, счетов, квитанций) в оригинале. При проезде железнодорожным или водным транспортом в ночное время возмещается стоимость комплекта спальных принадлежностей.
Расходы по проезду возмещаются в пределах установленной нормы, которой является стоимость проезда по тарифу 2-го класса (на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса, на железнодорожном транспорте - «купе»). Кроме того, возмещаются расходы по оплате страховых и комиссионных сборов, а также обязательного сбора, взимаемого с граждан в аэропортах.
В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду могут быть возмещены по тарифу 1-го класса (на железнодорожном транспорте - «СВ», на самолетах - «бизнес-класс»). При отсутствии вагонов (а на судах - кают) 2-го класса расходы возмещаются по тарифу 1-го класса. Стоимость проезда по железной дороге в странах Азии и Африки возмещается всем работникам по тарифу 1-го класса.
При направлении в краткосрочные командировки за границу руководителей и заместителей руководителей республиканских органов государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органов расходы при проезде железнодорожным транспортом до места командирования и обратно могут возмещаться по тарифу 1-го класса (вагоны класса «СВ»).
Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит. Она должна оплачиваться самим работником.
Возмещению подлежит стоимость проезда транспортом общего пользования (за исключением такси) на вокзал, аэропорт или пристань, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами населенного пункта (кроме тех случаев, когда работнику предоставляются бесплатные средства перемещения). [10]
Возмещаются комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковской пластиковой карточки, расходы по получению служебного заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (за исключением расходов по получению служебного заграничного паспорта и виз).
В случае командирования работников на автотранспорте нанимателя подлежат возмещению на основании подтверждающих документов в оригинале расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, плате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов за границей, по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту и иные расходы, связанные с выполнением международных автомобильных перевозок.
Таким образом, порядок возмещения и размеры расходов по командировкам четко регламентированы нормативной базой Республики Беларусь и являются обязательными при осуществлении расчетов с подотчетными лицами.
2. Методика учета расчетов с подотчетными лицами
2.1 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами
2.1.1 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам
Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.[9]
Выдача наличных денег из касс производится по:
- расходному кассовому ордеру формы КО-2, при разовых выдачах наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи отдельным лицам;
- платежной ведомости с последующим проставлением на ней реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости (ведомостям) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя при выдаче нескольким лицам наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, и другие выдачи.
На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи и суммы наличных денег прописью.
При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и расписываются за получение денег в соответствующей графе платежной ведомости.
Выдача наличных денег работникам может производиться по удостоверению, выданному юридическим лицом, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица и оттиска печати юридического лица, выдавшего удостоверение.