2.2 Отдельные формы документов, введенные ведомственными нормативными актами
Нормативными документами академии закреплено, что управление факультетом со стороны деканата осуществляется в том числе и в ходе реализации одной из основных его задач организации качественной работы по делопроизводству, своевременной подготовки плановой отчетности и аттестационной документации.
Все документы, занесенные в раздел 07 «Факультет» сводной номенклатуры дел академии, можно классифицировать по следующим категориям:
• копии нормативно-правовых документов (разработанных и утвержденных Минобразования и науки РФ, РАГС, УМО вузов РФ по учебно-методическим вопросам) и организационно-распорядительных документов (выписки из решений ученого совета и ректората академии, приказы и распоряжения ректора академии и т. д.);
• документы, за подготовку и оформление которых отвечают специалисты деканата: план работы факультета на учебный год; отчеты (например, отчет о работе факультета за учебный год); документы учебно-методического совета факультета (протколы заседаний совета, годовой план работы); документы (планы, отчеты, справки) о воспитательной работе факультета; документы (планы, отчеты) по работе кураторов, тьюторов факультета; личные карточки и личные дела студентов факультета; книга регистрации выдаваемых дипломов об окончании Поволжской академии государственной службы имени Столыпина П.А; журнал учета успеваемости студентов; журнал учета посещаемости студентами учебных занятий (по группам); журнал регистрации справок о вызовах и о подтверждении; журнал регистрации.
• документы, авторами которых являются иные структурные подразделения академии, например, на кафедрах факультета разрабатываются и утверждаются: билеты экзаменов итоговой государственной аттестации студентов и слушателей (по специальностям, закрепленным за факультетом); преподавателями оформляются зачетно-экзаменационные ведомости (по курсам);
• кроме того, в деканате факультета хранятся документы, авторами которых являются представители иных организаций, например переписка по вопросам организации практики и трудоустройства студентов и выпускников академии.
Значительное количество документов, входящих в систему учебной документации, образуется в Управлении учебно-методическогообеспечения и контроля качества образования. Они подразделяются на:
• плановые документы - планы специальностей и специализаций;
• организационные документы - расчеты объема учебной работы на учебный год по кафедрам; распределение учебных поручений преподавателям кафедр и документы о перераспределении нагрузки (копии); расписания учебных занятий, зачетов и экзаменов по всем факультетам;
• методическую документацию: учебно-методические материалы дисциплин, учебных планов специальностей и специализаций (учебно-тематические планы, учебные программы, тематики семинарских, лабораторных и практических занятий и т. д.), документы (планы, справки, отчеты) по обследованию и изучению методической работы на факультетах и кафедрах;
• учетную документацию: журнал учета распределения аудиторного фонда на учебный год; журнал регистрации академических справок;
• информационно-справочные документы: сводные справки, служебные записки, письма по учебно-методическим вопросам;
• отчетные документы - сводный годовой статистический отчет (форма № 3-НК); сведения о выполнении учебной нагрузки профессорско-преподавательским составом за учебный год.
Авторами перечисленных документов являются как само Управление учебно-методического обеспечения и контроля качества образования, так и кафедры академии.
Совершенствованию системы учебной документации, применяемой в вузе, способствует ряд функций, выполняемых структурными подразделениями академии. В частности, за управлением учебно-методического обеспечения и контроля качества образования закреплены следующие основные задачи и направления деятельности: создание банка нормативно-методических материалов; статистико-информационная деятельность, изучение потребности в составлении новой учебно-методической документации и координация работы по ее созданию.
Одновременно следует отметить, что при документировании учебного процесса структурные подразделения академии руководствуютсяметодическими рекомендациями, разработанными в советский период. Составление и оформление учебной документации ранее было регламентировано инструктивными письмами, распорядительными документами Министерства высшего и профессионального образования СССР, которые вводили или отменяли отдельные формы учебных документов. Так, например, в целях сокращения, упрощения и унификации документации и отчетности были введены основные формы первичной документации и внутривузовской отчетности (приказ министра высшего образования СССР от 6 июня 1956 г.). В нем представлены 23 основные формы первичной документации и внутривузовской отчетности и даны указания по их заполнению. Многие из этих форм документов утратили свою значимость и в настоящее время не применяются: например, форма № 14 - учебная карточка студента, форма № 15 – справочная карточка студента.
Однако некоторые из них применяются в деятельности высших учебных заведений до сих пор: зачетная книжка, студенческий билет, личная карточка студента, экзаменационная ведомость и т. д.
2.3 Необходимость унификации учебной документации с присоединением высшей школы к Болонскому процессу
Отдельные виды документов со временем не претерпели значительных изменений. Например, образец студенческого билета, утвержденный приказом министра высшего образования СССР от 11 мая 1956 г., практически не отличается от студенческого билета, который выдается студентам в современных высших учебных заведениях (Приложение Б).
Трафарет студенческого билета, разработанный в середине прошлого века, остался неизменным, лишь взглянув на обложку, мы сможем определить время его создания.
Еще один пример использования унифицированной формы документа, разработанной в советский период, зачетно - экзаменационная ведомость (Приложение В). Следует отметить, что прежде существовало два отдельных вида документа: экзаменационная ведомость и зачетная ведомость, утвержденные приказом Министерства высшего образования СССР. В настоящее время объединенная унифицированная форма дополнилась сведениями о начале и окончании работы (начале и окончании экзамена/зачета), исключены две графы: «Отметка о сдаче зачета» и «Подпись преподавателя и дата» (для зачета).
Существуют также примеры, связанные с изменением прежних унифицированных форм. В частности, изменилось оформление обложки «дела студента» - теперь это «личное дело» (Приложение Г). На обложке личного дела студента появились сведения о количестве листов и сроке хранения; однако исчезли номер дела, дата поступления студента в вуз; слова «заведено/закончено с...» трансформировались соответственно в «начато/окончено...».
Преобразилась и опись документов, имеющихся в личном деле (Приложение Д). Теперь она оформляется в табличной форме, и на ней отсутствует фотография студента. Важным фактором современного формуляра является проставление отметок о формировании, оформлении дела и соответствии описи имеющимся е личном деле документам.
О необходимости дальнейшего совершенствования применяемых форм в системе учебной документации свидетельствует проведенный анализ документов академии, создаваемых на разных факультетах, в результате, которого были выявлены определенные расхождения в оформлении документов, отсутствие унифицированного подхода к изложению содержательной части при документировании типовых вопросов. Данные факты приводят к тому, что увеличиваются временные затраты как при восприятии содержащейся в них информации, так и для получения отсутствующих сведений.
Актуальность данной проблемы стала очевидной и в условиях децентрализации структурных подразделений академии (факультетов и филиалов академии, расположенных как на территории города, так области и Приволжского федерального округа).
Устанавливая общие требования к построению системы учебной документации, следует учитывать, что, с одной стороны, она должна быть максимально полной и подробной, так как в ней необходимо отразить весь комплекс информации, отражающий процесс обучения в академии, начиная со вступительных испытаний и заканчивая защитой дипломной работы. С другой стороны, разработка единой унифицированной системы в рамках вуза должна быть направлена на решение задач по снижению трудовых, временных и материальных затрат, связанных с подготовкой и обработкой документов. Поэтому в процессе унификации учебных документов основной целью является определение и установление оптимального состава применяемых форм документов.
Первоочередной задачей при этом является разработка номенклатуры действующих форм.
Перечень документов лишь некоторых структурных подразделений академии, приведенный выше, соответствует Примерной номенклатуре дел высшего учебного заведения, разработанной Управлением делами Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации. По замыслу разработчиков данная номенклатура дел должна способствовать унификации заводимых дел и сроков их хранения, правильному и единообразному формированию дел в вузах, а также облегчить отбор документов на госхранение. Данная номенклатура была составлена на основе изучения состава и содержания документов вузов, образующихся при документировании их деятельности, одобрена Росархивом и 11 мая 1999 г. утверждена министром общего и профессионального образования Российской Федерации В.М. Филипповым. Предлагаемая номенклатура может быть расширена в соответствии с применяемыми формами, разработанными в рамках вуза. Здесь важно организовать процесс разработки новых унифицированных форм с участием всех заинтересованных структурных подразделений в целях их оптимизации.