Основними стадіями етапу підготовки та прийняття управлінського рішення можна назвати:
1 – діагноз стану системи та керованого об'єкта; виявлення, усвідомлення та формулювання проблеми; постановка мети;
2 – висунення управлінських гіпотез;
3 – оперування інформацією (збирання, обробка, аналіз-оцінка управлінських гіпотез);
4 – підготовка (розробка) варіантів рішення;
5 – оцінка варіантів рішень, вибір оптимального варіанту;
6 – оформлення вибраного варіанта у вигляді проекту рішення;
7 – погодження проекту рішення із зацікавленими особами;
8 – обговорення проекту рішення;
9 – прийняття рішення (надання рішенню юридичної сили);
10 – доведення рішення до виконавців (організаторів виконання).
Існуючий на кожний даний момент стан системи управління дає змогу її керівникам та співробітникам виявити проблеми та сформулювати цілі діяльності з тим, щоб система мала функціонувати максимально ефективно.
Проблема (проблемна ситуація )– це відмінності між бажаним та дійсним станом системи, передбачуваними та реальними результатами її функціонування. Виникають проблемні ситуації постійно внаслідок дії об'єктивних та суб'єктивних причин, факторів, обставин.
Виявляється, а головне, точно діагностується і формулюється проблема за допомогою оперування вихідною інформацією про середовище функціонування, про стан і результати діяльності органу, які є в системі. Найбільш важливе тут – науково обгрунтований аналіз достатнього обсягу об'єктивної вихідної інформації, бажання та вміння реально сформулювати проблему. Як правило, у процесі осмислення відповідної інформації виявляються також інші проблеми. У даному разі необхідно визначити значущість проблем, а потім послідовність їх розв'язання, починаючи із самої важливої, актуальної.
Звичайно, що при визначенні мети обов'язково враховуються всі реальні можливості її досягнення, насамперед наявні ресурси та внутрішні резерви системи. Нарешті, мета передбачуваних управлінських впливівповинна чітко відповідати установкам вищестоящих суб'єктів управління і, передусім, закону.
Виявлення проблеми, яка потребує розв'язання, пов'язане з висуненням управлінських гіпотез, тобто припущень про необхідність та можливі засоби, способи та методи здійснення яких-небудь позитивних змін у системі, середовищі її функціонування. Управлінська гіпотеза – один з варіантів мети припустимої безпосередньої діяльності щодо розв'язання проблеми.
Оперування інформацією – надзвичайно відповідальна стадія управлінського циклу, включаючи збирання, обробку та аналіз інформації.
Існує думка, згідно з якою віднесення даної стадії до числа стадій управлінського циклу не є правомірним, оскільки з оперуванням інформацією пов'язаний весь процес управління в цілому. Однак тільки достатня попередня поінформованість суб'єкта управління дозволяє йому впевнено діагностувати проблемну ситуацію і проектувати майбутні управлінські впливи і перетворення. Тому в управлінському циклі виразно за часом та змістом виділяється період (стадія), коли в першу чергу і в основному викопується завдання збирання, обробки, аналізу та синтезу саме цільової інформації для підготовки та прийняття конкретного управлінського рішення.
Як і вся політика, ухвалення політичних рішень має орієнтуватися на два рівні оцінок і прогнозів: 1) рівень громадської думки (як розуміють процеси і якими бачать їхнє майбутнє широкі верстви населення); 2) оцінки експертів, спеціалістів (економістів, соціологів, політологів, юристів та ін.). На жаль, часто політичні рішення ухвалюють не тільки без урахування оцінки експертів, а й навіть ігноруючи громадську думку, що негативно позначається на їхній результативності.
Політичні рішення, торкаючись певною мірою інтересів різних категорій людей, можуть сприяти як узгодженню, примиренню цих інтересів, так і їх загостренню, переростанню суперечностей у конфлікт. Правильні політичні рішення гармонізують різнобічні інтереси класів, націй та інших соціальних груп, поєднують локальні інтереси із суспільними. Для вироблення такихрішень суб'єкт управління повинен знати: ооставини, які можуть вплинути на реалізацію рішення; думки й настрої тих, хто має виконувати рішення; ставлення до рішення соціальних груп, потреби та інтереси яких воно має задовольнити. Для цього кожна політична система володіє каналами передачі суб'єктові управління, який ухвалює рішення, сигналів про динаміку суспільних потреб та інтересів. Таку передачу можна здійснювати, наприклад, через представницькі органи, політичні партії та громадські організації, інші спеціальні структури, під час зустрічей депутатів із виборцями тощо. Сигнали в центри ухвалення рішень можуть надходити і через неофіційні канали.
Великий вплив на такі центри можуть здійснювати різні форми вияву громадської думки (організація суспільних починань; комітети за участю осіб, кі користуються великим суспільним авторитетом; делегації від громадян; подання органам влади петицій; публікація в пресі відкритих листів; поширення листівок і прокламацій). У критичних ситуаціях громадськість може вдаватися і до масових акцій (марші протесту, демонстрації, страйки і навіть протизаконні дії — захоплення приміщень, блокування доріг та ін.).
Врахування суб'єктами управління інтересів і потреб різних категорій населення повинно доповнюватися залученням до процесу вироблення рішень широкого кола спеціалістів, експертів, представників зацікавлених соціальних груп і політичних сил. Тільки завдяки цьому можна виявити сильні та слабкі аспекти пропонованих рішень.
Після того як зібрана інформація оброблена та проаналізована, сформульовані висновки і завдання, перевірені висунуті управлінські гіпотези, суб'єкт управління переходить до розробки варіантів рішення, всебічної оцінки кожного з них та вибору найліпшого в даних конкретних умовах. Складність завдань управління потребує при цьому одночасного врахування самих різноманітних факторів: економічних, психологічних, правових та ін. Чим більше таких (ракторів, тим важче прийняти всебічно обгрунтоване рішення. Як правило, тут акцентується увага тільки на найбільш істотних з них.
Питання методології розробки варіантів рішень і вибору із їх числа найоптимальнішого розглядаються в працях багатьох авторів. Одні дослідники пропонують із безлічі альтернатив виділити дві протилежні. Такий підхід дозволяє визначити межі, в яких слід шукати найбільш прийнятний варіант рішення. Інші рекомендують розробити ідеальний варіант як деякий прообраздосить далекого майбутнього з одночасним пошуком реальних шляхів розв'язання виникаючих завдань15.
Залежно від характеру і особливостей завдання, яке поставлене, при виборі варіантів його розв'язання можуть застосовуватися самі різні критерії, повний перелік яких дати практично не можливо. Найбільш поширеними критеріями є: ймовірний ступінь досягнення бажаного результату; всілякі види затрат (економічний критерій); тривалість реалізації рішення; можливі його негативні наслідки.
Груповий, колегіальний принцип вироблення рішень суб'єктом управління — атрибут політичного життя за демократії. Звісно, він не виключає, а навпаки, передбачає персональну відповідальність кожного за певну роботу або її частину. Ігнорування колективного характеру управлінської діяльності призводить до помилок і прорахунків, негативних наслідків. Проте, як свідчать дослідження, висока згуртованість групи, яка виносить рішення, може спричинити порушення правил раціональності. Саме тому до складу груп, з ких складається суб'єкт управління, обов'язково мають входити особи різних поглядів і позицій, здатні обстоювати їх.
Політичні рішення є актом вибору одного з можливих варіантів політичної діяльності. Такий вибір здійснюється на практиці двома методами: голосуванням за більшістю голосів і консенсусом. Голосування за принципом більшості — один із найпоширеніших способів вироблення політичних рішень, який цілком відповідає демократичним процедурам. Проте нерідко ухвалені в такий спосіб політичні рішення не дають бажаного результату, не знімають гостроти суспільних проблем. Ефективнішими є рішення, ухвалені методом консенсусу (тобто згоди всіх завдяки компромісові). Виробити таке рішення значно складніше, ніж голосуванням за більшістю голосів. Для цього необхідні хоча б частковий збіг інтересів і наявність спільної або вищої цінності. На національному рівні такою вищою цінністю, що об'єднує всіх, є досягнення або збереження незалежності й цілісності держави.
Вироблення політичних рішень супроводжують такі труднощі:
— обмеження вільного і всебічного аналізу всіх можливих варіантів рішень і зведення їх до одного, який подається як єдино можливий і правильний;
— блокування інформації про умови й чинники, які спричинятимуть перешкоди для реалізації обраної альтернативи;