Бухгалтерський облік операцій по розрахунковому рахунку здійснюється на підставі виписки банку з розрахункового рахунку, отримуваного підприємством періодично. До виписки банку додаються документи, на підставі яких проведений рух засобів на розрахунковому рахунку. Збільшення грошових коштів відображається по дебету рахунку 31 «Рахунки в банках», який є активним, а зменшення (списання) – по кредиту даного рахунку.(додаток Журнал-ордер і відомість по рахунку № 311)
Облік руху засобів на поточних рахунках в установах банків ведеться на рахунку 31 «Рахунки в банках» з розподілом на субрахунки:
- 311 «Поточні рахунки в національній валюті»;
- 312 «Поточні рахунки в іноземній валюті»;
- 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті»;
- 314 « Інші рахунки в банку в іноземній валюті »;
Облік касових операцій і підзвітних сум.
Готівка, отримана в установах банків суб'єктами господарювання, витрачається на ту мету, на яку вони отримані. Підприємства можуть мати в своїх касах готівку в межах лімітів, встановлених установами банків (на ТОВ “Авто-Лайф” ліміт каси –– 2000 грн.), в яких відкриті їх розрахункові рахунки. Всю грошову готівку понад встановлений ліміт залишку каси підприємство зобов'язане здавати в обслуговуючий банк –– ВАТ “АГРОКОМБАНК” м.Київ на свій розрахунковий рахунок в порядку і терміни, злагоджені з банком.
Для бухгалтерського обліку касових операцій призначений активний синтетичний рахунок 30 «Каса». Дані аналітичного обліку відображаються в касовій книзі.(додаток Журнал-ордер і відомість по рахунку 30. Касові операції оформляються обліковими документами існуючих типових форм відповідно до законодавства України.
- 301 «Каса в національній валюті»;
- 302 «Каса в іноземній валюті».
В ТОВ “Авто-Лайф” із каси проводяться наступні виплати:
1. Видача заробітної плати; матеріальної допомоги;
2. Видача сум під звіт на господарські і командировочні витрати і інше.
Підзвітними особами є працівники даної установи, яким в обмежених розмірах видаються аванси на здійснення деяких операційно-господарських витрат, які не можуть бути здійснені шляхом безготівкових розрахунків, а також на відрядження і наукові експедиції. Через підзвітних осіб може виплачуватися заробітна плата в установах, в яких за штатом не передбачено посади касира, або якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомості не можуть бути повернуті довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії по закінченні трьох робочих днів.
Готівка видається під звіт з каси установи тільки за дозволом керівника установи і лише у разі відсутності заборгованості за раніше отримані аванси.
Згідно з Порядком ведення касових операцій розмір авансу на господарські потреби не лімітується, але підзвітна особа повинна відзвітувати за отримані підзвітні суми не пізніше наступного робочого дня після їх видачі (за службовими відрядженнями — не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження). У противному разі готівка, видана під звіт, але не витрачена і не повернена до каси (в повній сумі, виданій під звіт, або в сумі, не підтвердженій авансовими звітами), наступного дня після закінчення зазначених вище термінів включається розрахункове до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті розрахункова сума порівнюється з встановленим лімітом залишку готівки в касі.
Основна маса авансів видається під звіт на службові відрядження у межах сум, необхідних відрядженим особам на оплату вартості проїзду до місця відрядження і назад, добових і витрат на наймання житлового приміщення.
Порядок оплати службових відряджень встановлено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 (зі змінами та доповненнями, внесеними наказом від 13.08.98 № 165) та постановою Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 № 663 з подальшими змінами.
Термін відрядження в межах України визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів.
За відрядженнями виплачуються добові в єдиній сумі — 18 грн. за кожний день перебування у відрядженні (включаючи день від'їзду та приїзду) незалежно від статусу населеного пункту. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи і прибуття до місця постійної роботи працівника, а днем прибуття — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи.
За наявності підтверджувальних документів установою відшкодовуються витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням додаткових побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, але не більше 50 грн.
За бронювання місця в готелях відшкодовується плата в розмірі не більше 50% його вартості за добу згідно з поданими підтверджувальними документами.
Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд до місця відрядження і назад у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування з урахуванням усіх витрат, пов'язаних з придбанням проїзних квитків, користуванням постільними речами в поїздах, страхових платежів на транспорті, суми податку на додану вартість за придбані проїзні документи.
Виплати на відрядження (крім добових) відшкодовуються лише за умови наявності підтверджувальних документів в оригіналі.
Термін відрядження працівника за кордон визначається також керівником установи, але не може бути більше 60 календарних днів.
Аванс відрядженому працівникові за кордон видається в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті на поточні витрати в розмірах, які обумовлені реальними потребами в країні перебування.
Перерахунок граничних норм добових (до 160 грн. за добу) у долари США здійснюється за прогнозним офіційним курсом обміну національної валюти України до долара США на поточний рік.
Наприклад, норма добових — 160 грн. Прогнозний офіційний курс обміну гривні до долара США на поточний рік — 5,30. Перерахунок:
160 грн. : 5,30 = 30,19 дол. США.
За час перебування у відрядженні за кордоном працівникові відшкодовується більш широкий спектр витрат, а саме витрати:
а) на проїзд як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження;
б) на оплату рахунків за проживання в готелях, включаючи витрати на харчування і побутові послуги;
в) на оплату телефонних рахунків;
г) на оформлення закордонних паспортів, віз, обов'язкове страхування тощо.
При відрядженні у межах України та за кордон за працівником зберігається місце роботи та середній заробіток за час відрядження, включаючи час перебування в дорозі.
При відрядженні в межах України та за кордон державних службовців і працівників бюджетних установ встановлено додаткові обмеження витрат відповідно до чинного законодавства.
У бухгалтерії здійснюється арифметична перевірка авансових звітів, а також перевірка правильності оформлення документів і витрачання коштів за призначенням. Керівник установи зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів.
У разі неподання в строк авансових звітів або неповернення в касу невикористаних авансів бухгалтерія має право здійснювати утримання цієї заборгованості із заробітної плати осіб, які отримали аванси, з дотриманням вимог, встановлених чинним законодавством.
Розрахунки з підзвітними особами обліковуються на активному субрахунку № 372 «Розрахунки з підзвітними особами».
Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформляються такими бухгалтерськими записами:
| Зміст операції | Д-т | К-т |
| 1.Видача авансу | 372 | 301,302 |
| 2. На суму поданого авансового звіту про витрачання коштів, отриманих під звіт: | 23, 80, 81 | 372 |
| 3. Повернення в касу невикористаного залишку авансу | 301, 302 | 372 |
| 4. Утримання невикористаного залишку авансу із заробітної плати | 661 | 372 |
(додаток №)
На практиці субрахунок № 372 може бути активно-пасивним. Дебетове його сальдо відображається в активі балансу, а кредитове показується в пасиві балансу за статтею «Розрахунки з іншими кредиторами».
Тема 3. Облік розрахунків з оплати праці. Матеріальне стимулювання персоналу підприємства.
Оплата праці (заробітна плата) – це винагорода в грошовій або натуральній формі, яка повинна бути виплачена роботодавцем найманому працівникові за виконану ним роботу. Розмір цієї винагороди визначено трудовим договором між працівником і власником або уповноваженою ним особою.
(додаток №)
Однак витрати підприємства, пов’язані з використанням найманої робочої сили, не обмежуються тільки виплатою заробітної плати працівникам, що перебувають у трудових відносинах з підприємством і включені до його облікового складу. З одного боку, підприємство для виконання певних робіт за потребою може залучати фізичних осіб (що не перебувають у трудових відносинах з підприємством і, відповідно, не включені до його облікового складу) й оплачувати їхню працю за договорами цивільно-правового характеру. З іншого боку, крім власне заробітної плати, працівникам можуть виплачувати різні види надбавок і доплат, премій, компенсацій тощо. У свою чергу, підприємство зобов’язане утримувати із заробітної плати працівників прибутковий податок і збори (внески) на пенсійне та всі види соціального страхування, а також деякі інші суми, встановлені законодавством або угодою між працівником і роботодавцем.