Д-т сч. 50-1 «Касса организации»- К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»--------------получен в кассу неиспользованный остаток подотчетной суммы;
Д-т сч. 50-1 «Касса организации»- К-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»--------------получен в кассу от материально ответственного лица в погашение недостачи, выявленной по результатам инвентаризации;
Д-т сч. 50-1 «Касса организации»- К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы »-----------------выявлен в кассе излишек при проведении инвентаризации и принят к учету;
Д-т сч. 50-1 «Касса организации»- К-т сч. 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»----------------получен в кассу заем от физического или юридического лица;
Д-т сч. 50-1 «Касса организации»- К-т сч. 90-1 «Выручка»----------------получена выручка при продаже за наличный расчет;
Д-т сч. 50-1 «Касса организации»- К-т сч. 75 «Расчеты с учредителями»---------------осуществлены расчеты по вкладам в уставной капитал наличными.
«Расходный кассовый ордер»
Наличные деньги выдаются из кассы организации по расходным кассовым ордерам или другим документам, надлежаще оформленным (платежным, расчетно-платежным ведомостям, заявление на выдачу денег, счетам и др.), на которых проставляется штамп, имеющий реквизиты расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами. При наличии разрешительной надписи руководителя организации на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Выдача денежных средств из кассы отражается записями на счетах бухгалтерского учета:
Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»- К-т.сч. 50-1 «Касса организации»----------выдана заработная плата;
Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- К-т.сч. 50-1 «Касса организации»----------выдано под отчет на расходы (командировочные, операционные);
Д-т сч. 51 «Расчетные счета»- К-т.сч. 50-1 «Касса организации»----------сдан в банк на расчетный счет сверхлимитный остаток средств;
Д-т сч. 57 «Переводы в пути»- К-т.сч. 50-1 «Касса организации»----------сдана выручка инкассатору для зачисления на расчетный счет.
При использовании компьютера информация в течение отчетного месяца будет накапливаться в учетном регистре - оборотной ведомости к счету 50.
При получении денег физическое лицо-получатель предъявляет документ, удостоверяющий его личность (паспорт или другой документ), записываются наименование и номер документа, кем и когда он выдан. В организации деньги штатным работникам могут выдаваться на основании удостоверения, выданного организацией, при наличии фотографии в нем и личной подписи владельца. Подпись получатель делает собственноручно чернилами или шариковой ручкой.
Деньги физическим лицам, не состоящим в списочном составе организации, выдаются в соответствии с заключенным договором по расходному кассовому ордеру, выписываемому отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости.
Заработная плата, пособия, премии, стипендии выдаются кассиром по платежной ведомости, а по истечении трех дней на выданную по ведомости сумму бухгалтерией выписывается расходный кассовый ордер. В платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, не получивших причитающейся им суммы, кассиром ставится штамп или отметка от руки: «Депонировано». Затем составляется реестр депонированных сумм, а в конце платежной ведомости делается прописью запись о фактически выданных и подлежащих депонированию суммах, которая скрепляется подписью кассира.
Депонированные суммы должны быть сданы в банк по истечении срока, установленного для выдачи заработной платы. Для этого кассир или лицо, уполномоченное на сдачу наличных денег, заполняет объявление на взнос наличными, которое сдается в банк с суммой, предназначенной для внесения наличных денег на расчетный счет. Лицу, сделавшему взнос наличными, выдается квитанция, заверенная печатью банка, которая прилагается к расходному кассовому ордеру и является подтверждение сдачи в банк наличных денежных средств.
Любая сдача денег в банк из кассы (выручка, авансы полученные и др.) оформляется одним общим расходным кассовым ордером на всю сумму с расшифровкой источников получения этих денег.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут проводиться только в день их выписки.
Перед передачей в кассу все приходные и расходные ордера регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). В кассовых документах не допускается подчистки, помарки и исправления. Эти документы должны быть заполнены чернилами, шариковой ручкой или оформлены с помощью компьютера.
При выдачи денег по доверенности указываются паспортные данные, перед распиской в получении денег кассир делает надпись «По доверенности».
После выдачи или получения денег кассовые ордера подписываются кассиром, а приложенные к ним оправдательные документы погашаются штампом «Получено», «Оплачено» с указанием даты совершения операции.
1.4.КАССОВАЯ КНИГА
Все поступления и выдачи наличных денег организации учитываются в кассовой книге (форма № КО-4), которая должна быть правильно оформлена: пронумерованы страницы, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью, заверена подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации.
Организация имеет только одну кассовую книгу. При ведении кассовых операций вручную записи в кассовой книге должны вестись через копировальную бумагу. Вторые экземпляры отрывные и служат отчетом кассира. Записи в кассовую книгу делает кассир на основании приходных и расходных кассовых ордеров сразу после получения или выдачи денег. В конце рабочего дня кассир осуществляет следующие операции: подсчитывает итог операций за день (приход и расход), определяет остаток денег в кассе на конец рабочего дня и предает отрывной лист с приложенными оправдательными документами в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет приложенные к отчету документы и правильность подсчитанного остатка денег в кассе, после чего расписывается в кассовой книге (на первом экземпляре) и принимает отчет кассира к бухгалтерскому учету.
При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовую книгу можно вести на компьютере, когда листы книги формируются в виде компьютерного документа «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно создается компьютерный документ «Отчет кассира». Оба документа должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги при компьютерном формировании осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
Во вкладном листе кассовой книги, последнем за каждый месяц, должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения распечатки вкладного листа кассовой книги и отчета кассира обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования компьютерных распечаток документа «Вкладной лист кассовой книги» они в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) распечатки вкладных листов кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
Кассовая книга хранится в кассе, а отчет кассира вместе с оправдательными документами передается в бухгалтерию для записи по счетам синтетического учета. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный организации в связи с неправильным их хранением ущерб. С целью контроля за сохранностью денежных средств, в кассе один раз в квартал проводится инвентаризация денежной наличности кассы. При обнаружении недостачи или излишков в кассе в акте указывается сумма и обстоятельства их возникновения. Недостачи взыскиваются с кассира, а излишки принимаются к учету в составе внереализационного дохода:
Д-т.сч.50 «Касса» - К-т.сч.91 «Прочие доходы и расходы».
Недостача подлежит взысканию с кассира и оформляется записями:
Д-т.сч 94 «Недостача и потери от порчи ценностей» - К-т.сч. 50 «Касса»;
Д-т.сч 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - К-т.сч. 94 «Недостача и потери от порчи ценностей».
По распоряжению руководителя организации сумма вносится в кассу или может быть удержана из заработной платы кассира. В учете производится запись:
Д-т.сч 50 «Касса» - К-т.сч. 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» или
Д-т.сч 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - К-т.сч. 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на главного бухгалтера и кассира.
Кроме наличных денежных средств в кассе организации могут находиться денежные документы.
Организации приобретают для своих работников проездные документы, марки государственной пошлины, почтовые марки, туристические путевки, путевки в дома отдыха и санатории и др. Все они имеют денежную оценку и учитываются в сумме фактических затрат. Денежные документы хранятся в кассе и отражаются на субсчете 3 «Денежные документы», открываемом к счету 50 «Касса». Аналитический учет этих ценностей ведется по видам. Учет поступления и списания денежных документов также оформляется выпиской приходных и расходных кассовых ордеров (формы № КО-1 и КО-2). Бухгалтерия открывает книгу учета движения денежных документов, записи в которую делает кассир. Отчет по поступившим и выданным денежным документам составляется кассиром в кассовой книги (форма № КО-4).