Личный адрес руководителя структурного подразделения имеет статус официального для согласования определенных видов документов (распорядительные документы, договоры)
Использование официальных адресов. Любой официальный документ, отправленный с официального адреса, должен быть подтвержден подписью должностного лица, имеющего право подписи данного вида документа.
Использование специальных адресов. Любой документ в сообщении, отправленном со специального адреса, считается подписанным личной подписью сотрудника, назначенного ответственным за выполнение операций, соответствующей специальному адресу (в той части, которая не затрагивает документы, размещенные в этом сообщении в ходе предыдущих пересылок с других официальных адресов).
Передачей электронного документа между подразделениями и руководителями ОАО «АНХК» считается его пересылка. Исключается использование личных адресов сотрудников, не имеющих полномочий подписывать или согласовывать этот документ (если распорядительным или нормативно-методическим документом ОАО «АНХК» не установлено использование личного адреса сотрудника, назначенного исполнителем документа, руководителем рабочей группы, директором проекта и т.п.)
Почтовые ящики с официальными и специальными адресами (ресурсы электронной почты) открываются на основании заявок.
Одному и тому же пользователю предоставлено право использовать несколько адресов на рабочем месте (личный, официальный, специальный).
Сотрудники, ответственные за получение сообщений направляемых на официальный или специальный адрес, обязаны обеспечить прочтение поступивших сообщений в течение 2-х рабочих часов после их получения.
Ответственность за правильное использование ими официального или специального адреса несет руководитель, предоставивший это право.
6.2 Требования по формированию файлов документов при обмене информацией и их передаче по электронной почте
Файлы документации (Приложение), передающиеся средствами электронной почты должны иметь следующий формат:
Для файлов текстовых созданных в редакторе MS Word необходимо сохранять документы в формате .doc;
Для файлов остальных типов MS Office 97/2000/XP;
IMAGING (расширение TIF) - при обмене графическими образами документов. Данный формат используется только при объективной невозможности пересылки документов в текстовом формате.
Допускается использование следующих шрифтов: Times New Roman, Arial, Courier New. Все документы выполняются в удобном для чтения с экрана виде.
7. Описать процедуру контроля содержащейся в документах информации
При поступлении документа в исследуемое подразделение, он проходит контроль. Запросы пользователей на изменение, приобретение и установку необходимого
ПО направляются на официальный почтовый ящик УИТ.
Техник ПИО УИТ ежедневно принимает и регистрирует запросы пользователей.
Инженером ПИО УИТ проводится первичная проверка и выявление среди запросов неясных, нелогичных, непрактичных или ненужных. Такие запросы отклоняются с объяснением причины.
| Название документа | Этап контроля | Вид (или цель) контроля | Время контроля | Объем разовой информации для контроля | Каким образом осуществляется контроль (сотрудником отдела или программным путем)? | Удовлетворяет ли данный вид контроля? Если «нет», то укажите причину |
| Заявка на оказание услуг. | Проверка. | Данная проверка необходима для проверки полноты и корректности данных. | Бланк заявки. | Сотрудником отдела, который регистрирует заявки. | Да. |
8. Характеристика справочников и классификаторов
В исследуемом подразделении в качестве локального классификатора используется справочник – Учет и контроль исполнения договоров. Заполнение данной БД производит отдел “Управление делами”.
| Название классификатора | Структура кода (или используемая система кодирования) | Для каких целей используется | Общий объем (количество значений) | Время поиска одного кода | Процедура присвоения кодов (вручную или программным путем) |
| Учет и контроль исполнения договоров | Порядковая + Префикс года | Бухгалтерский учет и анализ. | В БД более 10000 записей | В течение нескольких секунд. | Программным путем |
Технология ведения локальных классификаторов
| Название классификатора | Кто отвечает за актуализацию данных в классификаторе (должность) | Какую часть рабочего времени занимает ведение классификатора | Каким образом вносятся изменения | |
| Кем | Когда (или с какой периодичностью) | |||
| Учет и контроль исполнения договоров | Управление делами | Ответственным лицом полный рабочий день | По мере заключения договоров или внесения изменений по обязательствам, а также выполнение договора. | |
Комплекс задач "Учет и контроль исполнения договоров" предназначен обеспечить работников правового управления ОАО "АНХК" инструментом:
для ввода, регистрации и хранения договоров, обязательств, дополнительных соглашений к договорам, протоколов разногласий по договорам
для оперативного поиска или выборки договоров;
сканирование документов, просмотр и печать графических образов;
печать отчетов об исполнении договоров.
Комплекс реализует учет и контроль исполнения договоров на предприятии и предназначен для использования во всех службах предприятия, ведущих договорную деятельность.
Планируется формирование нового классификатора “Предприятия группы «НК Роснефть»
9. Описание использованной статистической информации
Исследуемое подразделение также занимается сбором и обработкой статистического материала.
Характеристика статистической информации
| Тип статистики | Назначение статистики | Начальный период сбора | Продолжается ли сбор статистики в настоящее время (да/нет) | Где заполняется документация | Кто заполняет документ? | Объем статистики в настоящее время |
| 3-информ | Сведения об использовании информационных и коммуникационных технологий и производстве связанных с ними товаров (работ, услуг) | Апрель | Да | УИТ | Инженер ПИО УИТ | 5 лет. |
Причиной сбора данной статистической информации послужил запрос статистического отдела. Данная форма сбора полностью удовлетворяет работников.
10. Описать технологии поиска информации
Поиск информации для типовых форм документов
| Тип регламентированного запроса | Время поиска необходимой информации | Частота выдачи информации по запросу | Где и кем используется ответ на запрос? |
| Формирование бюджета на год по текущей деятельности | Максимальное время поиска 30 дней | Ежегодно | ПЭУ (Плановое Экономическое Управление), ФУ (Финансовое Управление), ЦБ (Центральная Бухгалтерия), головное предприятие |
| Формирование бюджета на месяц по текущей и инвестиционной деятельности | 2 дня | Ежемесячно | ПЭУ, ЦБ, ФУ |
Поиск информации по нерегламентированным запросам
| Примерный перечень нерегламентированных запросов | Причина появления такого запроса | Время поиска необходимой информации | Кем и для каких целей используется ответ на запрос? |
| О предоставлении затрат на 2 полугодие 2007г | Согласно письму о предоставлении данных | 1 день | ПЭУ, головное предприятие |
| О предоставлении информации о нормативах запасов НТР | На основании письма | 5 дней | УПТК, ПЭУ, головное предприятие |
11. Анализ используемого программного обеспечения
Программное обеспечение – комплекс программ обеспечивающих обработку или передачу данных и предназначенных для многократного использования и применения разными пользователями.
Характеристика используемых программных средств
| Название ППП | Реализуемые функции | Для каких целей используется |
| Операционная система Windows XP | Предоставляет широкий спектр новых возможностей общения и управления компьютерами, эффективные решения для корпоративных пользователей и все необходимое для продуктивной и стабильной работы. | Операционная система Windows XP Professional обеспечивает надежную вычислительную среду, отвечающую потребностям всех бизнес-пользователей. |
| Far Manager | Far Manager - консольный файловый менеджер для операционных систем семейства Windows. Программа предоставляет удобный интерфейс пользователя для работы с файловыми системами (реальными и эмулированными) и файлами. | Far Manager позволяет:просматривать файлы и каталоги;редактировать, копировать и переименовывать файлы;и многое другое. |
| Outlook 2003 | Предлагает интегрированное решение по организации сообщений электронной почты, расписаний, задач, заметок, контактов и других данных и управлению ими. Новшества, реализованные в Outlook 2003, позволяют управлять взаимодействиями, организовывать свою деятельность, повышать эффективность совместной работы — и все это в одном приложении. | Передача всех сообщений между работниками, а так же весь документооборот, т. е организация безбумажного документооборота. |
| WinRAR | WinRAR — это 32-разрядная версия архиватора RAR для Windows, мощного средства создания архивов и управления ими. | Создание архивов. |
| Антивирус McAfee | Пакет антивирусных средств McAfee Active Virus Defense выполняет сканирование и удаление вирусов и позволяет вести корпоративную отчетность. | Данный пакет обеспечивает многоуровневую оборону, защищая сеть в каждой точке входа и на каждом из ее уровней. |
| Антивирус Dr. Web | Только антивирус Dr. Web выполняет полную проверку системной памяти компьютера, позволяющую обнаружить вирусы, не существующие в виде файлов. | Антивирус Dr. Web обеспечивает надежную защиту от всех видов угроз с первых секунд работы пользователя в Интернете благодаря уникальной системе автоматического обновления антивирусных баз. |
| Галактика ERP | Возможности системы позволяют в едином информационном пространстве оперативно решать главные управленческие задачи, обеспечить менеджеров различного уровня управления необходимой и достоверной информацией для принятия управленческих решений. | Построение системы учета и формирование различных видов отчетности.Управление материальными и финансовыми потоками.Финансовое планирование и оперативный финансовый менеджмент.Производственное планирование и управление, контроллинг.http://www.galaktika.ru/2/products/galaktika-pp/Управление качеством продукции.Управление персоналом и реализация кадровой политики.Управление взаимоотношениями с клиентами. |
| БОСС-Кадровик | БОСС-Кадровик - автоматизированная система управления персоналом, позволяющая оптимизировать процессы управления человеческим ресурсом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях. | БОСС-Кадровик позволяет:планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику;производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров;вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников;рекрутинг персонала на вакантные должности;ведение архивов без ограничения сроков давности и многое другое. |
Корпоративные информационные системы