ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РФ
БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. В.Г. ШУХОВА
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
«ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-
СПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ»
М.А. Мельникова
Ст. преподаватель
О.И. Афонюшкина
Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации, предприятия сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.
Деятельность человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения называется делопроизводством. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, именуется документированием.
Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Работа организации хранения документов относится к архивному делу.
Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы предприятия.
Делопроизводство определяется следующими работами:
1) Экспедиционные – прием, обработка и распределение поступающей и отправка исходящей корреспонденции.
2) Машинописные – перепечатывание, считка материалов.
3) Секретарские – информирование руководителя о текущих делах по делопроизводству, контроль за подготовкой и исполнением документов.
4) Размножение документов и бланков.
5) Курьерская связь – обеспечение доставки корреспонденции в структурные подразделения и другим адресатам.
6) Канцелярские работы – составление сводной номенклатуры дел текущего делопроизводства; регистрация документов, поступивших в адрес предприятия; направление документов исполнителям; оформление документов и отправление их.
7) Архивные – участие в разработке сводной номенклатуры дел; обеспечение планомерного поступления документальных материалов, законченных в работе, в архив.
Документационное обеспечение управления на предприятии осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю предприятия.
В состав службы ДОУ, как правило, включают секретариат (приемная, секретариат заместителей руководителей, секретариат коллегии, протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.
Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе существующего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.
Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления. Основные требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», которые дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства – Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Служба имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
Руководство службой ДОУ должно осуществляться специалистами с высшим и средним образованием соответствующего профиля.
Основная задача службы – установление единого порядка документирования на основе использования современной вычислительной техники с применением вычислительного центра и компьютера.
Цель – организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
Служба ДОУ решает следующие задачи:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами;
- контроль исполнения и подготовка документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
- сокращение документооборота;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии;
- участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.
Функции отдела:
- разработка, внедрение, ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
- осуществление экспедиционной обработки, регистрация документов и учетно-справочной работы с документами;
- организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководителю предприятия поступающих документов, осуществление контроля над правильностью оформления документов, представленных на подпись руководителю,
- контроль над исполнением документов и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
- организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов и проектирование бланков документов;
- разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
- организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
- организация контроля над работой с документами в структурных подразделениях;
- осуществление контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;
- организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими указаниями;
- повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящихся к их компетенции;
- организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
Служба ДОУ имеет право:
- проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях;
- привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке документов по поручению руководства;
- возвращать исполнителям на доработку документы;
- подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
Правильная организация работы с документами предполагает их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления. В соответствии с этим рассмотрим организационно- распорядительные, справочно-информационные, отчетные, документы общего характера и документы личного характера, используемые на предприятиях, порядок их подготовки и оформления.
Прежде всего, отметим, что для предприятий существующая документация классифицируется по наиболее общим признакам:
¨ по наименованию (виды документов – научные, отчеты, чертежи, приказы, планы, отчеты и др.);
¨ по месту составления (внутренние, внешние – входящая и исходящая);
¨ по степени сложности (простые – один вопрос, сложные - несколько);
¨ по форме назначения (общие, стандартные и типовые);
¨ по роду деятельности (административные, трудовые, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые);
¨ по срокам исполнения (срочные – сроки установлены законом и правовыми актами, несрочные);
¨ по происхождению (служебные и личные – письма граждан с изложением жалоб, просьб);
¨ по степени гласности (секретные – доступ ограничен, несекретные);
¨ по способу фиксации (рукописные, машинописные, типографские);
¨ по стадиям подготовки (черновики – документ для дальнейшего оформления, подлинники);
¨ по срокам хранения (временно, постоянно).
Организационная функция – одна из основных управленческих функций.
В содержание этой функции входит: создание, реорганизация, ликвидация организации; установление структуры; определение штатной численности и номенклатуры должностей; регламентация деятельности структурных подразделений и работников; формирование коллегиальных и совещательных органов управления; регламентация деятельности аппарата управления; лицензирование деятельности в необходимых случаях; установление режима работы и системы охраны; организация и оценка труда работников и некоторые другие виды работ.
В процессе организационной деятельности предприятия формируется комплекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работ коллегиальных и совещательных органов, регламенты работ аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работников, правила и др.