Иногда к цифровым номерам добавляют буквенные. Наиболее рационально применение буквенных обозначений при ведении делопроизводства по обращениям граждан, при регистрации которых к порядковому номеру добавляют первую букву фамилии исполнителя.
Вряд ли можно считать оправданным добавление букв «К» или «л/с» к приказам по личному составу. Такие приказы всегда регистрируются в пределах своей группы в отделе кадров и там же формируются в дело, и их поиск не представляет никаких трудностей.
Регистрационный индекс совместного документа, то есть документа, авторами которого являются несколько организаций, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных каждым автором, отделенных косой чертой, например № 235/187.
Регистрационный номер может дополняться и другими данными для большей информативности, если в этом есть необходимость.
Регистрационный номер проставляется на месте, определенном ГОСТ Р6.30-2003:
На месте реквизита 12 – регистрационный номер, фиксирующий факт создания или отправления документа;
На месте реквизита 29 – регистрационный номер, фиксирующий факт поступления документа.
При регистрации документов в организации должна быть разработана единая система индексов структурных подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени и может быть изменена только при реорганизации организационной структуры, перераспределении функций внутри организации. Такая система предполагает, что она используется всеми подразделениями организации. При этом составные части регистрационных номеров, последовательность их расположения должны быть постоянными.
1.2. Способы регистрации документов
Существует несколько форм регистрации:
Журнальная система регистрации (Приложения № 2, 3, 4) нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.[5]
Журнальная форма регистрации не может обеспечить проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации. Данная форма регистрации практически обеспечивает только учет документов и ее рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов: в организациях с объемом документооборота до 500-600 единиц в год.
Самый существенный недостаток журнальной формы – невозможность систематизации записей. Приверженцы журналов находят выход из положения, заводя журналы с собственным графлением для регистрации.
Слишком дробная система регистрации усложняет работу, поэтому ведение регистрационных журналов целесообразно только для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер (пропуска, справки, диплома и т.д.). журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-банков и постепенно формировать из этих бланков сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в память компьютера и ее распечаткой.
Карточная форма регистрации (Приложение № 5) – наиболее удобная форма записи сведений о документах.[6]
Бланки регистрационной карточки изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 и А6. для визуального различия карточек разрешается изготавливать их из бумаги разного цвета либо с цветными сигнальными полосами.
С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования через прозрачный трафарет верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д. для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды – маркером по верхнему краю; регистрационные карточки могут изготавливаться на картоне различных цветов и набираться различным шрифтом. В ГСДОУ определен состав обязательных показателей, которые должны быть введены в карточку в качестве информационно-поисковых знаков документа (приложение № 1) и правила записи.
Картотеки бывают двух видов: справочные и контрольные:
Справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию.
Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.
По мере исполнения документов карточки с проставленными на них отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики во второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогичным образом целесообразно формировать и компьютерные базы данных.
В зависимости от объема документов, принятой системы регистрации, организации контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных картотек. Как правило, самостоятельные контрольно-справочные поисковые системы составляются по предложениям, заявлениям и жалобам, ведомственным нормативным актам: приказам, решениям, поручениям, кадровым распорядительным документам.
С внедрением компьютерной техники в офисе, все шире стали получать распространение автоматизированные системы регистрации документов, в дальнейшем развившиеся в полноценные системы автоматизации делопроизводства (СЭД) и имеющие ряд преимуществ:
· быстрый поиск документов по любым поисковым признакам (полям регистрационной карточки, ключевым словам), а при полнотекстовой системе электронного делопроизводства – и по текстам документов;
· смешанная централизованно-децентрализованная система регистрации, позволяющая регистрировать документы как в службе ДОУ, так и децентрализовано в подразделениях, отделах, департаментах, с внесением сведений о документах в единую базу данных (БД);
· автоматическое и с использованием справочников заполнение многих полей карточки, ускоряющее заполнение и снижающее вероятность опечаток при заполнении карточки на документы;
· возможность прямого доступа к сведениям о документах и самим документам организации с любого рабочего места, в том числе удаленного (филиалы, сотрудники в командировках и т.п.);
· гибкая настройка прав доступа к сведениям о документах и самим документам сотрудников.[7]
Все это в сочетании с быстрым ростом доли документов, существующих в электронной форме, приводит к активному распространению электронных систем регистрации документов, еще всего в составе комплексных систем электронного делопроизводства (СЭД).
Одним из важнейших результатов внедрения автоматизированных систем (СЭД) является кардинальное улучшение информационного обеспечения работы управленческого персонала. Если любой сотрудник, прежде чем готовить новый документ, в любой момент может непосредственно на своем рабочем месте, сделав всего несколько щелчков мыши, получить информацию о ранее созданных, поступивших документах по данному вопросу, как находящихся в текущем делопроизводстве, так и за прошлые годы, это сразу существенно поднимает качество подготовки управленческих документов. Кроме того, такая система позволяет избежать параллелизма в работе подразделений, исключить подготовку подразделениями (департаментами, отделами) согласованных, зачастую противоречащих друг другу документов.
Вместо поля «Ключевые слова» в системе электронного делопроизводства может использоваться заложенный в систему рубрикатор.
Вместо указания отдельно поля «срок хранения» может использоваться поле «номер дела по номенклатуре». В этом поле проставляется номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ или к которому относится электронный документ. Так как номенклатура дел содержит сроки хранения, то тем самым предварительно устанавливаются сроки хранения регистрируемых документов.
Также в СЭД обычно используется поле «Связанные документы». В этом поле устанавливается взаимосвязь между карточками документов – входящий ответ на исходящий и т.п. Связь может быть установлена между целым рядом документов – например, входящее письмо, подготовленная на его основе докладная записка, приказ, план, отчет и т.п. Все эти документы по одному вопросу могут быть связаны между собой. При этом сами бумажные документы могут храниться в различных подразделениях, например планы и отчеты – в плановом отделе, приказы – в секретариате и так далее, а СЭД позволяет, найдя карточку одного документа, быстро найти и все карточки связанных документов, а если используется полнотекстовая СЭД с прикрепленными к карточке документами, то и оперативно ознакомиться и с самими документами.
Однако внедрение современных технологий в то же время влечет за собой и определенные изменения в технологиях работы с документами, сложившихся в традиционном делопроизводстве.
Необходимо отметить, что сроки хранения, устанавливаемые нормативными документами, являются минимальными, то есть меньше хранить нельзя, но организация с учетом своих потребностей может хранить документы и дальше в течение любого необходимого ей срока. Этот вопрос становится особенно актуальным именно при переходе к хранению документов в электронной форме, так как возможности по хранению и оперативному поиску документов в электронной форме значительно превышают возможности хранения бумажных документов, а значит, документы в электронной форме могут использоваться для информационно-справочной работы в течение значительно большего времени.