Традиционно при регистрации каждому документу присваивается регистрационный номер. В бумажных системах регистрации сотрудник, регистрирующий документы при регистрации смотрит на регистрационный номер последнего документа и присваивает поступившему документу следующий порядковый номер, который вносится в карточку документа и проставляется от руки или нумератором на поступившем документе. В автоматизированной системе, настроенной на совместимость и преемственность с традиционными делопроизводственными технологиями, тот же номер присваивается компьютером и затем переносится на поступивший документ: от руки, надпечатывается на принтере или печатается на специальной этикетке вместе со штрихкодом и затем наклеивается на поступивший документ.
Принцип присвоения регистрационного номера для исходящего или внутреннего документа такой же, только к валовому номеру исходящего документа может добавляться дополнительные буквенно-цифровые индексы, облегчающие в дальнейшем нахождение нужного документа по его номеру: индекс структурного подразделения, подготовившего документ, номер дела по номенклатуре, индекс вида документов и тому подобное.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В СВПО ОАО «МРСК ВОЛГИ» - «САРАТОВСКИЕ РС»
2.1. Организация регистрации документов
В Северо-Восточном производственном отделении Открытого акционерного общества «Межрегиональная распределительная сетевая компания «Волги» - «Саратовские распределительные сети» ведется смешанная система регистрации документов, то есть основная часть документации, задействованной в деятельности производственного отделения, проходит обработку у секретаря, кадровая документация (приказы по личному составу) – регистрируется в отделе кадров организации, а бухгалтерская документация – фиксируется в бухгалтерии.
Особенностью делопроизводства Северо-восточного производственного отделения является то, что в ней регистрация производится всеми тремя способами: в СВПО в данное время внедряется система электронного делопроизводства (СЭД), но в силу ряда обстоятельств она функционирует не на полую мощность и ее возможности используются лишь отчасти.
Система электронного делопроизводства в ОАО «МРСК Волги» представлена программой АСУД (автоматизированная система управленческого документооборота), которая является многофункциональным программно-техническим комплексом, обеспечивающим автоматизацию управления деловыми процессами в условиях распределенного использования информации.
Система АСУД обеспечивает комплексную автоматизацию служб документационного обеспечения управления ОАО «МРСК Волги» в части обработки управленческой документации, а именно – процессов создания, согласования, утверждения, регистрации, хранения и движения управленческих документов, а также контроля исполнения резолюций и поручений.
Теперь хотелось бы поподробнее рассмотреть процесс регистрации, для каждого отдельно взятого вида документов, все преимущества и недостатки выбранных систем:
Все внутренние организационно-распорядительные документы регистрируются журнальным способом, для каждого вида документа ведется свой отдельный журнал регистрации, нумерация на организационно-распорядительных документах ведется путем проставления следующего порядкового номера, так как в течение года каждый вид документа подшивается в специально для него созданное дело (например, приказы по основной деятельности, указания, распоряжения, приказы по командированному персоналу и так далее). После создания ОРД проходит обязательную процедуру согласования, подписания у руководителя организации и лишь после этого ему у секретаря присваивается регистрационный номер, основные сведения о документе заносятся в регистрационный журнал и первый экземпляр подшивается в дело. В этом случае журнальная система приемлема ввиду сравнительного небольшого количества издаваемых организационно-распорядительных документов в деятельности организации в течение года, но если учитывать, то что в АСУДе теоретически можно не только регистрировать документ, но и проводить процедуры создания, правки, согласования, то конечно, используя систему электронного делопроизводства можно существенно сократить время от создания документа до его регистрации.
Исходящие документы регистрируются в системе электронного делопроизводства. Процесс регистрации выглядит следующим образом: два экземпляра письма подписываются у директора после чего первый экземпляр проходит процедуру сканирования, далее он импортируется в программу АСУД (автоматизированная система управленческого документооборота), там происходит процедура регистрации исходящего документа, с внесением в программу следующих сведений: (автор) корреспондент – в СВПО зарегистрировано только одно рабочее место с АСУД, поэтому в данному случае автором, независимо от того, кто был исполнителем, будет директор производственного отделения (скорее всего эта программа рассчитана на то, что в каждом отделе будет зарегистрировано рабочее место в АСУДе и они смогут, минуя секретаря отправлять и получать корреспонденцию, адресуемую непосредственно им); дата – проставляется автоматически в день регистрации (поменять ее вручную нельзя); порядковый номер (он состоит из индекса вышестоящей организации: МР6 – индекс ОАО «МРСК Волги» - «Саратовские распределительные сети»; индекса структурного подразделения: 131 – индекс Северо-восточного производственного отделения; и порядкового номера, например 17), например, МР6/131/17; краткого содержания (заголовка). Так как Северо-восточное производственное отделение ОАО «МРСК Волги» - «Саратовские распределительные сети», является организацией подчиняющейся, то и посылать инициативные письма в ОАО «МРСК Волги» не может и соответственно, назначать дату исполнения по ним тоже. Если письмо содержит приложения, то они прикрепляются к документу следующим образом – в карточке исходящего документа есть закладка «Связные документы», в нее можно импортировать приложения для отправки.
После регистрации, письму автоматически присваивается номер, и отправка тоже может осуществляться несколькими способами: если письмо адресовано в ОАО «МРСК Волги» или другие производственные отделения, то письмо можно отправить по АСУД, вместе с приложениями, а соответственно если письмо отправляется в стороннюю организацию, то в АСУД производится только регистрация и присвоение номера, а отправляется письмо: по почте, электронной почте, факсу или с курьером.
Рассматривая регистрацию исходящей корреспонденции можно сразу отметить несомненные плюсы системы электронного делопроизводства перед другими видами регистрации: первым положительным моментом является то, что в момент регистрации в программе создается файл с присвоенным ему номером данного исходящего письма и его отсканированной копией со всеми приложениями, то есть при необходимости в любой момент времени можно будет восстановить текст данного письма и создавать дело «Исходящая корреспонденция» - не обязательно, все прошедшие регистрацию письма будут в электронном виде в программе АСУД. Второй положительный момент касается только корреспонденции отправляемой непосредственно вышестоящему руководству – это конечно скорость отправки (сразу после регистрации достаточно в программе выбрать адресата или нескольких адресатов и отправить) и получение подтверждения о получении¸ возвращении или переадресации письма.
Входящая документация поступает в СВПО несколькими способами, но независимо от способа получения она проходит регистрацию в карточной системе (автоматизированным способом) в программе АСКИД (автоматизированная система карточной идентификации документа), в карточку регистрации входят следующие сведения: дата письма, дата поступления, порядковый номер документа (номер, присвоенный при отправлении из организации), входящий номер (номер, присвоенный при получении письма), автор письма (организация, из которой поступило письмо), краткое содержание письма (заголовок), контрольная дата, на этом этапе регистрационно-контрольная карточка не распечатывается, а на входящем письме в правом нижнем углу проставляется штамп «Входящий» и от руки проставляется присвоенный документу входящий номер. Письмо передается на ознакомление руководителю, который, рассмотрев, накладывает на письмо свою резолюцию и возвращает его секретарю, который в свою очередь допечатывает резолюцию и исполнителя в форму регистрационной карты и после чего уже распечатывает карточку: карточка располагается на листе формата А4 и делится на две карточки формата А5 – одна передается исполнителю вместе с копией письма (оригинал входящего письма с резолюцией подшивается в дело «Входящая корреспонденция»), а вторая карточка отправляется в картотечный ящик. После исполнения резолюции, исполнитель сдает карточку секретарю, который делает отметку об исполнении в АСКИД, тем самым снимая карточку с контроля и заменяет незаполненную карточку в картотеке на карточку с пометкой об исполнении. Но в регистрации входящей корреспонденции в СВПО есть свои нюансы, а именно если письмо приходит от вышестоящего руководства по АСУД, то после нанесения директором резолюции на письмо, текст резолюции должен быть внесен в карточку (в электронном виде) данного входящего письма в АСУД с указанием исполнителя и после исполнения необходимо дополнительно снять с контроля данное письмо дополнительно еще в АСУД, В противном случае, по истечении времени исполнения придет уведомление об просрочивании даты исполнения. Программа АСКИД позволяет делать анализ по исполнению резолюций, составлять список исполненных, неисполненных и просроченных писем.