2.2. Особенности ведения автоматизированной системы делопроизводства в СВПО филиала ОАО «МРСК Волги» - «Саратовские РС»
Рассматривая организацию делопроизводства, я уже затронула такую проблему, как незавершенность введения системы электронного делопроизводства в Северо-восточном производственном отделении, половинчатость использования возможностей программы создает определенные трудности и дискомфорт для управляющего персонала организации, и хотелось бы отдельно рассмотреть трудности, которые могут возникнуть при введении подобной системы в целом.
На мой взгляд, одной из самых существенных трудностей при работе с АСУД, является то, что в СВПО программа зарегистрирована только на одном рабочем месте, при возможности регистрации данной программы в каждом структурном подразделении организации, то есть изначально уже не могут использоваться такие функции АСУД, как создание, согласование, подписание и регистрация внутренних организационно-распорядительных документов в электронном виде, а следовательно руководители структурных подразделений, являясь инициаторами создания документа, вынуждены производить эти операции по старинке, что занимает лишнее время, делает введение данной программы в организации не до конца оправданным и соответственно регистрация документа в АСУД при подобном раскладе дел уже не оправдывает себя, гораздо разумнее в данном случае регистрация в журнальной форме. И, как следствие, у руководителей структурных подразделений нет возможности, при необходимости, сразу просмотреть в АСУД все созданные внутренние документы. Если с документом должны ознакомиться другие структурные подразделения, то документ размножается с использованием оргтехники и раздается в бумажном виде, а ведь можно было бы производить функцию рассылки и с использованием СЭД, что существенно бы снизило затраты на материалы (бумага, тонер) и повысило бы эффективность (ведь бумажный экземпляр зачастую можно и просто затерять, а в электронной форме документ можно просмотреть в любой удобный момент).
Следующим моментом, создающим трудности в работе в АСУД в ОАО «МРСК Волги», является то, что, вводя ее, руководство не окончательно понимало цели, с которыми программа вводится и в производственные отделения стали от вышестоящего руководства поступать противоречивые распоряжения, что создало на определенном этапе негативное отношение управляющего персонала СВПО к использованию программы АСУД, а именно в момент введения АСУД, он устанавливался в офисе вышестоящей организации не во всех департаментах и создалась путаница – каким образом отправлять исходящую корреспонденцию вышестоящему руководству. До введения в организации СЭД, для переписки производственного отделения с ОАО «МРСК Волги» использовалась электронная почта, после введения использование для переписки электронной почты было запрещено, но и четкого маршрута отправки поучено не было, так как зачастую отправить надо человеку, у которого на рабочем месте АСУДа нет. Проблема была решена следующим образом: письмо отправляется руководителю департамента, в который должно поступить и дополнительно по электронной почте оно поступает непосредственно адресату. Естественно, что данное разрешение проблемы не могло не вызвать недоумения у руководителей структурных подразделений СВПО, таким образом изначальный запрет на ведение переписки по электронной почте вроде бы был снят, но в то же время было принято решение о дополнительном дублировании письма, лицу, которое может быть даже не в курсе вопроса, по которому составляется письмо.
И конечно же, рассматривая регистрацию документов на примере организации, в которой происходит внедрение системы электронного делопроизводства я не могла не затронуть такой момент, как в принципе непонимание сотрудниками отличий ее от других систем регистрации. Первой отличительной чертой регистрации в АСУД перед простой журнальной регистрацией является то, что регистрация в СЭД занимает несколько больше времени, за счет того, что автоматизированная система управленческого документооборота связана с другими отделениями и ОАО «МРСК Волги» по средством Интернета и скорость зависит напрямую от скорости Интернета, то есть заминки далеко не всегда теперь возникают по вине лица совершающего регистрацию. Вторая особенность состоит в том, что при регистрации сканированная копия прикрепляется к регистрационному номеру и заменить потом этот документ другим правленым невозможно, а в работе очень часто возникают ситуации, когда уже после регистрации в документ начинают вносить изменения (соответственно после каждого исправления необходимо регистрировать документ вновь). Но и самым главной сложностью при введении СЭД является то, что она ломает долгое время складывавшийся порядок в организации и людям привыкшим все операции проделывать с документами в бумажном виде, сложно сразу перейти к применению новых автоматизированных технологий.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть создана рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически о всех документах, которыми располагает организация.
Основой построения поисковых систем является регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.
Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственность за его исполнение, так как факт его поступления не подтвержден.
Регистрация документов позволяет:
· подтвердить факт отправки или получения документа;
· создать регистрационно-справочный аппарат;
· определить технологию контроля за исполнением документа; количественные и качественные характеристики документов; организацию работы с документами в делопроизводстве и архиве.
В ходе сравнения трех систем регистрации я пришла к выводу, что в принципе каждая из них по-своему удобна, главное в выборе метода регистрации четко понимать с какой целью регистрируется тот или иной документ. Несомненно сейчас, когда объем документооборота постоянно возрастает самой удобной системой регистрации становится автоматизированная система – она гарантирует, что письмо дойдет до адресата, облегчает процедуру контроля за исполнением и дате возможности при работе с документом пользоваться дополнительно всеми необходимыми документами по данному вопросу, так как вся переписка сохраняется с системе электронного делопроизводства.
На примере Северо-восточного производственного отделения открытого акционерного общества «Межрегиональная сетевая компания «Волги» - «Саратовские распределительные сети» хорошо видно, что четкая слаженная работа с документами может быть организованна только тогда, когда унифицированы (отлажены) процессы работы с документами. Если бы Автоматизированная система управленческого документооборота была бы в организации внедрена сразу грамотно и персонал мог бы использовать все функциональные возможности, много трудностей можно было бы избежать. Важно при внедрении СЭД сразу произвести обучение персонала работе с данной системой (объяснить все преимущества ведения автоматизированного делопроизводства) и четко продумать методы работы, чтобы в процессе обработки корреспонденции не возникало путаницы.
Библиографический список
1. Байкова И.Ю. – Настольная книга делопроизводителя/ И.Ю, Байкова. – 2-е изд., доп. – М.: Эксмо, 2009. – 352 с. - /Настольная книга специалиста/.
2. Белов А.Н. – Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие /А.Н, Белов, А.А. Белов. – 6-е изд., перераб и доп. – М.: Эксмо, 2008. – 560 с.
3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.
4. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. – М.: Изд-во стандартов, 2003.
5. Делопроизводство (ДОУ): учебник/О.И. Замыцкова, М.И. Басаков. – Изд. 8-е. – Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 375 с.
6. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. Пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М. 2004. – 256 с. – (Серия «Профессиональное образование»).
7. Документационное обеспечение управления: учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования/Л.А. Румынина. – 6-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 224 с.
8. Пшенко А.В., Доронина Л.А. Делопроизводство: Практическое пособие. – М.: Юрайт – Издат, 2004. – 182 с. – (Профессиональная практика).
9. Как избежать возможных проблем при выборе, внедрении и эксплуатации систем электронного документооборота//Секретарское дело. – 2007. - № 10.
10. Как правильно организовать автоматизированный ввод документов в систему электронного делопроизводства//Секретарское дело. – 2008. - № 4.
11. Современные технологии регистрации документов//Секретарское дело. – 2007. - № 11.
12. Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (ДОУ) 5-е изд., испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.
Приложение № 1
Информационно-поисковые признаки документа