- не допустить попадания в данную фирму конфиденциальных документов других фирм и организаций;
- убедиться, что конверты, пакеты с конфиденциальными документами не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата;
- предотвратить утрату документов после вскрытия пакета;
- исключить возможность Ознакомления технических работников фирмы с конфиденциальными документами;
- исключить возможность ознакомления любых работников фирмы с конфиденциальными документами, имеющими пометку «Лично»;
- не допустить утерю документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;
- убедиться в комплектности документа, наличии всех листов, экземпляров и иных частей, отсутствии факта подмены документа.
Пакеты, конверты, содержащие конфиденциальные документы, поступают из почтового отделения связи (ценные, заказные и простые отправления), от курьеров учреждений и фирм, от посетителей. Эти документы могут также приходить по факсимильной связи, электронной почте, по телеграфной и телетайпной связи.
Трудность выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции состоит в том, что на пакетах, конвертах и часто на самих документах не ставится гриф конфиденциальности. Объясняется это не только сугубо индивидуальным подходом к присвоению информации статуса конфиденциальной, но и нежеланием отправителя обращать внимание посторонних лиц на гриф ограничения доступа.
Учитывая эту особенность, вскрытие конвертов, предварительное рассмотрение и распределение всей поступающей корреспонденции выполняется квалифицированным сотрудником службы конфиденциальной документации фирмы, хорошо знающим структуру фирмы, функции структурных подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации. Документы, поступающие по линиям факсимильной связи, также просматриваются этим сотрудником с целью определения возможной их конфиденциальности.
Сотрудник вскрывает все пакеты, конверты, бандероли (кроме имеющих пометку «Лично»), проверяет правильность адресования и комплектность документов. Поступившие документы он делит на две группы: имеющие гриф или какую-либо отметку ограничения доступа и не имеющие такой отметки.
Документы второй группы сравниваются с перечнем документов фирмы, отнесенных к категории конфиденциальных. Подобный перечень регулярно корректируется в соответствии с изменениями в деятельности фирмы, появлением новых видов работы, составленными прогнозами и планами. При совпадении наименования или темы поступившего документа с одной из позиций перечня на документе ставится гриф ограничения доступа необходимого уровня конфиденциальности. Одновременно ставится срок действия грифа и условия его снятия, указанные в перечне.
Если документ поступил с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, когда данный документ не входит в указанный выше перечень. Гриф может быть изменен только в сторону повышения уровня конфиденциальности, потому что фирма обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, установивших контакт с данной фирмой.
Все поступившие конфиденциальные документы подлежат немедленному учету. Документы, не отнесенные к разряду конфиденциальных, повторно внимательно просматриваются и передаются сотруднику, занятому обработкой и хранением открытых документов.
В процессе обработки отправляемых конфиденциальных документов решаются следующие задачи защиты информации и ее носителей:
- исключить возможность тайного вскрытия пакета и несанкционированного ознакомления с документами в процессе их пересылки (передачи) адресату, подмены документов и листов;
- ограничить возможности утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальным документом;
- подтвердить факт отправки документа и правильность оформления этого факта в учетных формах;
- исключить ошибочную отправку документа, пакета другому адресату, необоснованную рассылку документов ряду адресатов.
Конвертование и отправка конфиденциальных документов осуществляются сотрудником службы конфиденциальной документации фирмы. Отправка документов лично исполнителями не допускается.
Разрешением на отправку исходящего конфиденциального документа является подписанное первым руководителем фирмы сопроводительное письмо к документу или разрешительная запись, сделанная лично руководителем в учетной карточке, если документ отправляется без сопроводительного письма.
При пересылке конфиденциальных документов почтой или по каналам факсимильной или иной оперативной связи текст документа шифруется.
Конфиденциальные документы упаковываются в два пакета, т. е. производится их двойное пакетирование. На внутреннем пакете указываются: гриф конфиденциальности, фамилия лица, которому документ адресуется, номера вложенных документов, при необходимости ставится пометка «Лично». Внутренний пакет опечатывается бумажными наклейками, на которых ставится печать «Для пакетов» или печать службы конфиденциальной документации фирмы. Внешний пакет оформляется в соответствии с Почтовыми правилами, указанные выше сведения на него не выносятся.
Пакеты с конфиденциальными документами пересылаются ценными отправлениями; Передача их в почтовое отделение фиксируется в почтовом реестре, копия которого с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.
Чаще всего пакеты с конфиденциальными документами передаются адресатам курьерами фирмы. В этом случае двойное конвертование, как правило, не применяется. Все необходимые отметки делаются на одном светонепроницаемом пакете, который опечатывается. Передача документов курьером фиксируется в разносной книге или реестре, расписке.
2.1. Учет конфиденциальных документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам
Учет конфиденциальных документов предусматривает не только регистрацию факта создания (издания) или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещений документа по инстанциям, руководителям и исполнителям в процессе рассмотрения, исполнения и использования документов. Учет этих документов и их хранение всегда централизованы в подразделении конфиденциальной документации фирмы или у референта первого руководителя.
Основной целью учета конфиденциальных документов является обеспечение их физической сохранности. Учет конфиденциальных документов решает следующие задачи:
- фиксирование факта поступления или издания документа;
- фиксирование местонахождения документа;
- обеспечение поиска документов при проверки их наличия или необходимости обращения к документу;
- обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;
- предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов.
Для решения этих задач целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальных документов фирмы:
- учет входящих (поступивших, входных) документов;
- учет подготовленных, изданных исходящих (отправляемых, выходных) и внутренних документов;
- инвентарный (выделенный) учет документов, дел и носителей конфиденциальной информации.
При любом виде учета индексирование конфиденциальных документов базируется на валовой нумерации документов всего потока в течение календарного года. Преимущество валовой нумерации состоит в гарантированной сохранности номера, выделенного для данного документа, записи исходных сведений о документе и карточки, заведенной на документ. Ни один номер не может исчезнуть, а карточка выпасть из систематизированного по номерам массива.
Серьезным недостатком валовой нумерации документов является отсутствие ее привязки к месту хранения документа. Однако к валовому номеру документа может добавляться смысловой индекс, обозначающий дело по номенклатуре, в котором будет храниться документ, подразделение-исполнитель и т.п.
Номер поступившего конфиденциального документа проставляется не только во входящем штампе на первом листе документа, но и на первом листе каждого приложения в штампе «К вх. № __» с указанием года регистрации. Во входящем штампе документа дополнительно проставляется количество листов основного документа и приложений с указанием грифа их конфиденциальности, например:
«Кол-во листов: 1 к + 5 нк». При наличии в поступившем пакете нескольких документов каждый из них учитывается за отдельным номером.
В журналах и карточках учета записываются не только исходные данные о документе, но и сведения о его движении с момента поступления или издания до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресату или уничтожения. Каждая запись заверяется росписями сотрудника службы конфиденциальной документации и исполнителя или второго сотрудника этой службы.
При заполнении на конфиденциальный документ одного экземпляра учетной карточки возникает необходимость ведения контрольного журнала. Журнал предназначен для обеспечения последовательности присвоения документам порядковых учетных номеров, контроля за наличием документов и карточек, ускорения поиска документов. Против учетного номера документа в журнале указывается фамилия лица, расписавшегося в карточке за получение документа, т.е. фиксируется местонахождение документа. При заполнении на документ двух и более экземпляров карточки функцию контрольного журнала выполняет валовая картотека.
Традиционный учетный и справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам обычно включает в себя:
- справочную картотеку на неисполненные документы, в которой первые экземпляры карточек располагаются по исполнителям;
- валовую картотеку с разделами неисполненных (для вторых экземпляров карточек) и исполненных (для первых экземпляров карточек) документов, в которой карточки располагаются в последовательности учетных номеров документов;