- контрольную картотеку, в которой дополнительные экземпляры карточек располагаются по срокам исполнения документов;
- справочную картотеку на исполненные документы, в которой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагаются по корреспондентам.
Если на конфиденциальные документы ведется справочная картотека, аналогичная картотеке на открытые документы, то часть картотеки на неисполненные документы формируется по исполнителям, а в части на исполненные документы карточки располагаются по рубрикам номенклатуры дел (если нумерация документов ведется по каждому делу отдельно) или в валовой последовательности номеров документов. В обоих вариантах экземпляры карточки помещаются одновременно в обе части картотеки.
По окончании рабочего дня второй сотрудник службы конфиденциальной документации проверяет правильность регистрации документов и их наличие.
В учетных формах не разрешается делать какие-либо исправления с помощью корректирующей жидкости или подчистки бритвой. Исправления аккуратно вписываются работником службы конфиденциальной документации рядом или выше ошибочной записи и заверяются его росписью. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой. Учетные формы не должны содержать конфиденциальные сведения. Вместе с тем журналы и картотеки содержат в совокупности данные ограниченного распространения, в связи с чем, их следует хранить в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц.
Перемещение конфиденциальных документов между сотрудниками службы конфиденциальной документации фиксируется в передаточном журнале.
Автоматизированный учет конфиденциальных документов включает в себя следующие процедуры:
- ввод в систему исходных сведений о документах и формирование машинного (электронного) журнала (картотеки);
- контроль правильности внесенных записей и их соответствия учитываемым документам;
- распечатка на бумажном носителе введенных записей (отдельно по каждому документу или по всем документам за рабочий день) для формирования традиционного журнала (картотеки);
- распечатка при необходимости учетной формы (листа журнала, карточки) выдачи документа.
В электронный журнал конфиденциальные документы вносятся в хронологической последовательности их поступления в службу конфиденциальной документации.
Бумажные распечатки записей исходных сведений о документах, внесенных в электронный журнал, обеспечивают учетную функцию удостоверения факта поступления или издания документа, его местонахождения и места хранения. Распечатки в комплексе формируют традиционный учетный журнал (картотеку), в котором записи о документах располагаются в валовом порядке. Журнал является одновременно:
- описью конфиденциальных документов;
- страховым массивом учетных данных о документах на случай порчи или уничтожения электронного журнала.
Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам имеет вспомогательное значение и ведется совместно с банком данных на бумажных носителях. Автоматизированный банк данных реализует функцию справочного и поискового обслуживания пользователей, контроля исполнения документов и иногда работы персонала с электронными аналогами бумажных документов. Учетная функция сохраняется за традиционным банком данных.
Сведения об изменении местонахождения документа вносятся в электронный журнал, который выполняет в данном случае роль контрольного журнала. По окончании исполнения делается новая распечатка полных сведений о документе, которая помещается в традиционную картотеку вместо находившейся там распечатки исходных сведений о документе.
Выдача документов исполнителям осуществляется по распечаткам учетного журнала (карточек учета) документов, в которых фиксируется роспись за получение и возврат документов. Документы (например, инвентарного учета) могут также выдаваться под росписьв распечатке карточки учета выдачи документа. В крупных предпринимательских структурах иногда используется метод «электронной подписи» за получение и возврат электронного документа. Однако подобные автоматизированные системы должны основываться на четких принципах и методах разграничения доступа к информации и иметь комплексную защиту от злоумышленника.
Учет изданных конфиденциальных документов дополнительно решает следующие задачи:
- предотвращение утери черновиков и вариантов документа;
- подтверждение факта уничтожения всех черновых материалов, возникших в процессе исполнения документа;
- подтверждение факта передачи документа на отправку или. исполнение, передачи его другим сотрудникам службы конфиденциальной документации.
Для учета изданных конфиденциальных документов исполнитель сдает сотруднику службы конфиденциальной документации:
- все экземпляры подписанного руководителем документа;
- приложения к документу (при наличии);
- черновики основного документа и приложений, редакции и варианты документа, рабочие записи;
- документ, послуживший основанием для составления данного документа.
О сдаче и уничтожении указанных материалов сотрудник службы конфиденциальной документации делает отметку в учетных карточках документов и во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя. Отметка в учетной карточке заверяется росписями указанного сотрудника и исполнителя.
Факт уничтожения черновика и других материалов подтверждается также отметкой на копии документа, остающейся в деле службы конфиденциальной документации. Например: «Черновик уничтожен. Дата. Подпись сотрудника службы документации». Черновики и другие материалы уничтожаются в присутствии исполнителя путем сожжения или измельчения, исключающим возможность восстановления текста. Попытки исполнителей оставить в своем распоряжении какие-либо неучтенные материалы по исполненному конфиденциальному документу должны рассматриваться руководством фирмы как грубое нарушение трудовой дисциплины.
Приложения к изданным конфиденциальным документам являются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера по соответствующим видам учета.
Изданным конфиденциальным распорядительным документам и протоколам присваивается не только общий валовый учетный номер, но и порядковый номер в данной группе документов.
На инвентарный (списочный, перечневый) учет берутся следующие конфиденциальные документы:
- не подлежащие подшивке в дела, например сброшюрованные документы, документы большого формата, чертежно-графические, научно-технические документы, в том числе являющиеся приложениями к основным документам, фотографии, рисунки;
- изъятые по какой-либо причине из дела и переведенные на выделенное хранение (образовавшие самостоятельное дело), например, особо ценные документы, документы более широкого доступа, чем другие документы дела, и т.п.;
- технические носители информации (чистые или с записанной информацией), например дискеты, видео- и аудиокассеты, кассеты с фотопленкой и т.п.;
- бумажные носители информации особо ценных документов для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов, например рабочие тетради, отдельные листы бумаги, тетради с отрывными листами и т.п.;
- журналы учета документов и учетные картотеки, картотеки учета выдачи дел и документов, законченные производством дела.
На инвентарный учет после заполнения справочных карточек могут браться все конфиденциальные документы фирмы, если объем таких документов невелик.
Картотека (журнал) инвентарного учета конфиденциальных документов ведется непрерывно. Номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Инвентарный номер указывается на документе в верхнем левом углу первого листа, например: «Инв. № __ и дата». Одновременно может формироваться электронный справочный массив по документам.
Поставленные на инвентарный учет технические носители информации маркируются. Маркировка предусматривает нанесение на них следующих данных: инвентарного номера, номера или названия структурного подразделения, фамилии исполнителя. Надписи делаются красящим веществом, имеющим хорошую механическую стойкость. Этим же веществом окрашиваются винты или иные детали, скрепляющие корпус кассеты, дискеты или футляра с целью сигнализации об их несанкционированном вскрытии.
Учет конфиденциальных документов позволяет не только обеспечить сохранность документов и организовать по ним справочно-информационную и контрольную работу, но и проводить периодические и непериодические проверки наличия документов.
Целью проверки наличия конфиденциальных документов является установление фактического соответствия имеющихся документов записям в учетных формах, их сохранности, целостности и комплектности. Такие проверки побуждают исполнителей к тщательному соблюдению правил работы с документами и заботе об их физической сохранности.
Проверка ведется от учетных данных к документам, экземплярам документов и составным частям каждого экземпляра.
Регламентированные, обязательные проверки наличия конфиденциальных документов проводятся ежеквартально и по окончании календарного года. Нерегламентированные проверки осуществляются при смене руководителей подразделений, увольнении исполнителя, после завершения экстремальной ситуации, выявлении фактов угрозы информации и в других случаях. Если регламентированные проверки наличия охватывают все конфиденциальные документы фирмы, то при нерегламентированной проверке ограничиваются конкретной частью документации.
Проверки наличия документов проводятся специально назначаемой комиссией, в которую обычно входят: заместитель руководителя фирмы, руководитель службы безопасности и другие лица. По результатам проверки составляется акт.