3. ГОСТ Р 6.30 — 97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями от 21.01.2000 г.).
Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе, организационно-распорядительной документации (УСОРД),— постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. используемые в деятельности:
• федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие на- ряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
• предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы».
4. Основные правила работы ведомственных архивов:
Правила условно можно разделить на две части. В первой (разд. 2 — 4) детально освещены делопроизводственные вопросы:
• требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;
• порядок формирования дел в делопроизводстве;
• организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
• порядок выделения документов к уничтожению;
• подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив. В другой части правил (разд. 5 — 14) подробно раскрывается работа с документами в архиве. Для коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.
5. Перечни документов„с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный).
6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и калобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.
В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности ; регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.
Кроме того, надо знать, что работа с определенной категории документов регламентируется специальными актами. Так, например, правила работы с бухгалтерскими документами отражает не только Федеральный закон о бухгалтерском учете, но и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской , отчетности в Российской Федерации от 28.07.1998 # 34н.
При работе с кадровой документацией необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. # 162, в редакции от 2 августа 1985 г., с изменениями и дополнениями от 19 октября 1990 г.).
Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.
Но помимо того, что надо знать как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.
Центральным бюро нормативов по труду разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:
• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. # 72);
• Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению opгaнов управления (утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 r. # 152);
• Единые нормы времени (выработки) на машинописных работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. # 189/11 — 64);
• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Последний нормативный документ нужен для работы с кадровой документацией.
Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.
Пакет общегосударственных нормативно-методических документов необходимо иметь каждой делопроизводственной службы как справочный материал. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов, как Положение с службе ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству конкретной организации.
4. Оформление управленческих документов
Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.
Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах — государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами н каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретных правила документирования, в том числе:
• права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;
• состав применяемых в аппарате управленческих документов;
• компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
• порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
• обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.
Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:
• обеспечение юридической силы документа;
• создание условий для оперативного исполнения документов;
• возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);
• возможность использовать для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.
Действующие государственные нормативно-технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной.
Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно- распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм , собственности.
Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований
01 Государственный герб Российской Федерации;
02 герб субъекта Российской Федерации;
03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 код организации;
05 код формы документа;
06 наименование организации;
07 справочные данные об организации — индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;
08 наименование вида документа;
09 дата;
10 регистрационный номер документа;
11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 место составления или издания документа;
13 гриф ограничения доступа к документу;
14 адресат;
15 гриф утверждения документа;
16 резолюция;
17 заголовок к тексту;
18 отметка о контроле;
19 текст;
20 отметка о наличии приложения;
21 подпись;
22 гриф согласования документа;
23 визы согласования документа;
24 печать;
25 отметка о заверении копий;
26 отметка об исполнителе и номад его телефона;
27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 отметка о поступлении документа;
29 идентификатор электронной копии документа.
Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30 — 97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации, Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.
Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.